Aanvraagprocedure

Van zodra u een actieve Guest Account heeft kan u via de webtoepassing Applicant het Application Form downloaden. U download het Application Form op uw lokale pc. Het formulier wordt offline ingevuld. Alle rood omrande velden zijn verplicht in te vullen. Hoewel het een Engelstalig formulier is vult u alle gegevens in het Nederlands in. Hou er rekening mee dat het Application Form, zelfs nadat het bewaard werd op de computer, na drie maanden niet langer bruikbaar is. Het online formulier moet opgestuurd worden vooraleer het onbruikbaar is geworden. Zoniet zal je een nieuw formulier moeten downloaden.

• Om het Application Form te downloaden: Webtoepassing Applicant

Van zodra het formulier volledig is kan het online opgestuurd worden via de submit-knop. Volg de daarvermeldde instructies. U moet het ingevulde formulier opnieuw bewaren. De submit-knop bevindt zich onderaan het formulier. U ontvangt een confirmatie pop-up indien het opsturen gelukt is. Indien het opsturen niet zou lukken, dient u het ingevulde formulier nog eens te bewaren op uw lokale pc en de submit later nog eens te proberen.

• Opgelet: het opsturen van het Application Form kan enkel indien u online ingelogd bent op internet.

Binnen twee dagen na het versturen van het formulier, ontvang je een bevestiging via e-mail dat uw aanvraag opgenomen werd in het K.U.Leuven systeem. Als u deze bevestiging niet heeft ontvangen, gelieve uw aanvraagformulier als PDF via e-mail op te sturen naar de Admissions and Mobility Unit met de vermelding dat u nog geen bevestiging ontvangen heeft.

Wanneer uw Application Form correct verstuurd is en na ontvangst van de automatische e-mail ter bevestiging daarvan, moet u via de webtoepassing Applicant extra bijlagen opladen. Het soort bijlagen is afhankelijk van het Statuut van uw aanvraag.

• Om uw bijlagen op te laden: Webtoepassing Applicant

Elke bijlage behoort tot een bepaald document type en moet een PDF-formaat hebben. Uw Application Form wordt ook gearchiveerd en is ook voor U beschikbaar in display-mode. Alle andere bijlagen kunnen geannuleerd en opnieuw aangemaakt worden indien nodig. Enkel de gecertifieerde kopies van uw diploma´s en transcripts moeten per post opgestuurd worden.

• Om uw documenten om te vormen naar PDF-formaat zoek op het internet voor gratis PDF-conversietoepassingen zoals PrimoPDF of CutePDF.

• Welke documenten moet ik aan het Application Form toevoegen?

Na het online versturen van het Application Form en het opladen van de bijlagen, gelieve een afprint van de eerste bladzijde van het ingevuld Application Form samen met de gecertifieerde kopies van diploma(s) en officiële cijferlijsten (in hard copy) te versturen naar:

International Office, K.U.Leuven
International Admissions and Mobility Unit
Naamsestraat 63 – bus 5410
3000 Leuven
België

Kopies van diploma(s) en officiële cijferlijsten moeten 'voor eensluidend' gecertifieerd ('gewaarmerkt') worden door de onderwijsinstelling die ze uitgereikt heeft of door het Ministerie van Onderwijs. Fotokopies of faxen worden niet aanvaard. Ingediende documenten worden niet terugbezorgd.

EUR 75 (exclusief bankkosten): enkel voor niet-EER burgers met tijdelijk verblijf in België die een aanvraag indienen voor een Bachelor- of Masterprogramma. U betaalt via bankoverschrijving.

De gegevens voor de bank overschrijving zijn :

KBC Bedrijvenkantoor
Brusselsesteenweg 100
3000 Leuven
Beneficiary's name: International Office KULeuven
Beneficiary's address: Naamsestraat 63, 3000 Leuven, Belgium

Bank account number: 432-0000011-57
Swift/BIC code: KREDBEBB
IBAN number: BE09 4320 0000 1157
Referring to VGS number: 400/0000/27826, shared costs and Guest Account ID number

Van zodra het opladen van zowel uw Application Form en uw bijlagen correct verlopen is, kan u de status van uw aanvraag opvolgen via dezelfde webtoepassing Applicant. Uw dossier staat eerst in status 'New'. Dit betekent dat uw dossier is toegekomen maar nog niet in behandeling is bij International Office.  Van zodra uw dossier in behandeling is genomen door International Office verandert de status op uw overzichtscherm. Het goedkeurings-proces bestaat uit verschillende stappen en kan de nodige tijd in beslag nemen. Gelieve geen contact op te nemen met het International office, noch via e-mail noch via telefoon.

Voor technische problemen met uw aanvraagformulier of met de webtoepassing Applicant, en voor inhoudelijke vragen omtrent de aanvraagprocedure, gelieve een e-mail met een gedetailleerde omschrijving van het probleem te sturen naar de Admissions and Mobility Unit.

• Om uw dossier op te volgen: Webtoepassing Applicant

Van zodra er een beslissing is genomen ivm uw Application zal de status veranderen naar ofwel 'Admitted' ofwel 'Rejected'. De beslissing zal U ook bevestigd worden via e-mail.  Bij goedkeuring van uw Application moet U ook het voorstel aanvaarden. Het aanvaarden van het voorstel gebeurt via de webtoepassing Applicant.

Na ontvangst van uw aanvaarding wordt de Toelatingsbrief klaargemaakt en opgestuurd. Naast de officiële Toelatingsbrief op papier ontvangt U ook een PDF kopie via e-mail.

• Om het voorstel te aanvaarden: Webtoepassing Applicant

Bij het aanvaarden van het toelatingsvoorstel wordt er ook een voorinschrijving automatisch gedaan op uw naam met al uw gegevens. Dit zal het effectieve inschrijvingsproces versnellen. Het zal dus niet meer nodig zijn om een voorinschrijving in te vullen.

U moet eerst aanmelden bij de dienst International Office, Naamsestraat 63, om uw originele diploma's en transcripts voor te leggen ter inzage of – indien u recent afgestudeerd bent – deze documenten in te leveren. Daarna gaat u langs bij Studentenadministratie, Naamsestraat 22, om uw inschrijving te bevestigen en uw studentenkaart te laten aanmaken.

Belangrijk: documenten die u ons toestuurde of inleverde en deel uitmaken van uw aanvraagdossier worden niet teruggegeven of teruggestuurd.