Toelichting bij het onderwijsreglement en het algemeen examenreglement

I. WAT JE ZEKER MOET LEZEN MET BETREKKING TOT NIEUWIGHEDEN VOOR 2009-2010

1. Diplomaruimte

Het academiejaar 2009-2010 brengt een vernieuwing met zich mee van de structuur waarop het onderwijsaanbod wordt georganiseerd. Er wordt overgeschakeld van een jaar-per-jaar beoordeling van de studenten naar de zogenaamde diplomaruimte. Wat bij andere instellingen ook wel eens een opleidingsmodel wordt genoemd. De student krijgt een aantal spelregels waaraan hij voor het slagen voor de gehele opleiding moet voldoen en hoe hij de eigen studievoortgang kan organiseren. Dat betekent dus niet – wat wel eens wordt gezegd – dat men een diploma dus zonder meer kan behalen door naar vrije keuze en inzicht opleidingsonderdelen te sprokkelen. Voor elke opleiding bestaan er strikte regels inzake de keuzemogelijkheden. Soms beperkt, soms wat uitgebreider. Er is vaak ook een samenhang tussen de keuzes, de zogenaamde volgtijdelijkheidsvoorwaarden. In dergelijke gevallen kan men een keuze pas opnemen op voorwaarde dat men eerst op iets anders slaagde. Om de hele systematiek te begrijpen is het nuttig volgende webstek grondig te bekijken: https://www.kuleuven.be/onderwijs/diplomaruimte/index.html.

2. Leerkrediet

Met de invoering van de diplomaruimte hangt ook een nieuwe systematiek van studievoortgangsbewaking samen. Die wordt geënt bovenop de bestaande mogelijkheden om studenten met een onvoldoende leerkrediet te weigeren of een hoger studiegeld te laten betalen. Het leerkrediet is door de overheid ingevoerd vanaf 2008-2009. Het betekent dat een student een soort van portefeuille krijgt. Bij aanvang van elk academiejaar betaalt hij hiermee voor een aantal te behalen credits. Haalt hij die credits ook effectief, dan wordt de portefeuille weer aangevuld. Op termijn kan die portefeuille bij onvoldoende studieresultaten dus leeg geraken. Nog meer dan voorgaand academiejaar is het voor studenten dus van belang doordachte keuzes te maken over inschrijving, omvang van het opleidingspakket, al of niet verderzetting van de studies en overstap naar een andere opleiding/instelling. Ook hiervoor is het nuttig een webstekpagina eens grondig te bekijken: http://www.kuleuven.be/leerkrediet/. De regeling is alleen van toepassing op studenten die inschrijven in een diplomacontract of creditcontract (dus niet voor examencontracten) en alleen voor bachelor- en masteropleidingen (dus niet voor schakel- en voorbereidingsprogramma’s).

II. ENKELE BELANGRIJKE ASPECTEN VAN DE ONDERWIJSREGELING

De onderwijswetgeving is de laatste jaren zeer fundamenteel gewijzigd. Het structuurdecreet van 4 april 2003 tekende een heel nieuw systeem van opleidingen uit. In plaats van de oude kandidaturen en licenties (of soortgelijke tweede cycli) kwam er een opbouw van bachelor- en masteropleidingen. Het flexibiliseringsdecreet van 30 april 2004 laat de universiteiten en hogescholen toe om de hele opleidingsstructuur naar eigen inzicht om te vormen. Wat hieronder staat heet dan ook te maken met de specifieke invulling door de K.U.Leuven. Deze keuzes verschillen van andere instellingen, zodat men zeker niet zomaar realiteiten van andere instellingen mag transponeren op de K.U. Leuven. De overschakeling van de K.U.Leuven naar een diplomaruimte past hier ook in.
Bovenop deze beide decreten komt dan nog het zogenaamde participatiedecreet van 19 maart 2004 dat onder meer de rechtsbescherming van de student regelt. De K.U.Leuven opteerde ervoor om zowel voor de oude, uitdovende opleidingen als de nieuwe bama-opleidingen eenzelfde reglementering te hanteren. Dat moet voor eenieder meer transparantie waarborgen. Ten slotte heeft het financieringsdecreet van 8 juni 2007 een resem belangrijke gevolgen voor de studenten: het bepaalde onder meer dat een behaald creditbewijs voor een student definitief is. Maar het meest essentieel hierin was wel de invoering van een leerkredietsysteem (zie I. hierboven).
De onderstaande toelichting houdt met het geheel van deze maatregelen rekening.

1. Wat is een toetredingscontract en wat zijn de belangrijkste vormen ervan?

Het flexibiliseringsdecreet bepaalt dat studenten een toetredingscontract afsluiten met hun onderwijsinstelling. Een toetredingscontract is iets wat iedereen dagelijks afsluit. Het is een juridisch begrip dat inhoudt dat een instelling (bijv. de NMBS of De Lijn) uitgebreid een bepaald aanbod beschrijft, hieraan rechten en plichten verbindt en dat iemand als geïnteresseerde door bijv. de aanschaf van een bepaald ticket kiest voor een bepaalde contractformule. Dit vereist dus een duidelijke beschrijving van het aanbod door de instelling en ontslaat iedereen van het opstellen van een uitgebreid ondertekend contract.
De K.U.Leuven biedt, net als de andere instellingen van hoger onderwijs, drie contractformules aan:

een diplomacontract. Dit is het meest vergelijkbaar met de vroegere reguliere inschrijving. De student engageert zich voor een volledige opleiding en voor een volwaardig studentenstatuut met het oog op het behalen van het aan de opleiding verbonden diploma;
een creditcontract. De student schrijft zich in om één of meer creditbewijzen te behalen voor afzonderlijke opleidingsonderdelen. Dit is enigszins te vergelijken met de vroegere mogelijkheid om in te schrijven voor afzonderlijke vakken;
een examencontract, zowel met het oog op het behalen van een diploma, als met het oog op het behalen van afzonderlijke creditbewijzen. De student schrijft zich enkel in om examens af te leggen. Dit contract wordt hieronder (rubrieken 3, 4 en 5) uitvoeriger toegelicht.

2. Wat is een creditbewijs en een credit?

Voor elk opleidingsonderdeel waarvoor sinds 2005-2006 ten minste 10 op 20 is behaald of waarvoor de student via een andere vorm van resultaatsbepaling is geslaagd (bijv. pass-fail examens) krijgt de student een creditbewijs. Een creditbewijs is dus de erkenning van het feit dat een student op grond van een examen of andere evaluatievorm de competenties, verbonden aan een opleidingsonderdeel, heeft verworven. Deze erkenning wordt vastgelegd in een papieren document of een registratie in een gegevensbank. De verworven studiepunten, verbonden aan het betrokken opleidingsonderdeel, worden weergegeven als "credits".
Er wordt geen graad van verdienste toegekend aan een creditbewijs.
Het creditbewijs is onbeperkt geldig binnen de betrokken opleiding aan de instelling waar het werd behaald. Een actualiseringsprogramma kan slechts door de faculteiten worden opgelegd indien ten minste vijf kalenderjaren zijn verstreken.

3. Wat zijn de specifieke gevolgen van een examencontract?

Het examencontract moet de mogelijkheid bieden om via zelfstudie en zonder het statuut van student universitaire examens af te leggen. Er zijn twee vormen mogelijk: een examencontract met het oog op het behalen van een diploma en een examencontract met het oog op het behalen van één creditbewijs of meerdere ervan. In rubriek 4 behandelen we de formule van het examencontract met het oog op het behalen van een diploma. Voor de andere vorm verwijzen we naar de rubriek 5.
De examencommissie is dezelfde als de examencommissie die oordeelt over de resultaten van studenten ingeschreven voor een diplomacontract. Wie kiest voor een examencontract moet dan ook voldoen aan dezelfde inschrijvingsvoorwaarden en –regels zoals elke andere student. Men kan voor alle opleidingstypes inschrijven voor een examencontract. Let wel: in verschillende opleidingen kan men bepaalde opleidingsonderdelen uitsluiten voor deze werkvorm. In dat geval kan men overwegen om via een apart creditcontract een inschrijving te nemen voor die opleidingsonderdelen.
De inschrijvingsprocedures zijn identiek als voor de gewone contracten. In tegenstelling tot vroeger kan een student dus niet meer pas in augustus beslissen toch nog voor een examencontract in te schrijven.
Een examencontract betekent evenmin dat men recht heeft op een andere vorm van examinering of andere tijdstippen inzake examinering. Alle regels van het examenreglement zijn identiek aan diegene van diplomacontracten. Het enige verschil vormt de manier waarop men zich de kennis eigen maakt en het statuut dat men verwerft.

4. Welk is het statuut bij inschrijving met examencontract?

Inschrijven geeft enkel recht op deelname aan de examens. Men krijgt niet het statuut van student en heeft geen recht op sommige specifieke sociale rechten zoals studietoelage. Men krijgt ook geen studentenkaart. Informatie hierover kan men verkrijgen bij de sociale dienst.
Een examencontract is duidelijk bedoeld voor wie als werknemer of zelfstandige, werkloze of gerechtigde op loopbaanonderbreking (en eventueel ook op grond van een andere volwaardige inschrijving als student) reeds een sociaal statuut heeft.
Men kan geen beroep doen op de uitgebreide dienstverlening van de universiteit op onderwijskundig vlak, zoals monitoraatsbegeleiding, ondersteuning bij practica, studiebegeleiding en sociale voorzieningen. Er moeten duidelijke afspraken gemaakt worden met de faculteit over de bijzondere werkvormen zoals practica, seminaries en werkcolleges om na te gaan hoe men de kennis zelf kan bereiken en hoe men erover zal geëxamineerd worden. Een student die onder examencontract inschrijft en bijgevolg de universiteit minder betaalt en evenmin overheidstoelage oplevert, moet bijbetalen om gebruik te kunnen maken van het leerplatform Toledo. Die betaling van 50 Euro is verplicht en geeft de student dan toegang tot alle leermateriaal.
Een examencontract voor een opleiding of opleidingsonderdeel mag niet gecombineerd worden met een diplomacontract of creditcontract voor die opleiding of dat opleidngsonderdeel tenzij de faculteit dat bepaald opleidingsonderdeel heeft uitgesloten van examencontract: dan kan de student hiervoor toch nog een creditcontract afsluiten.

5. Kunnen creditbewijzen via een examencontract worden behaald?

De normale regeling inzake creditverwerving is van toepassing (zie bij de algemene bespreking van het examenreglement).

6. Wat is specifiek voor creditcontracten?

Vroeger kon men inschrijven voor afzonderlijke vakken zonder dat dit meer dan een getuigschrift opleverde. De resultaten konden ook niet gevaloriseerd worden in de context van een reguliere inschrijving. Vanaf 2005-2006 bestaat echter het creditcontract: de resultaten voor afzonderlijke vakken kunnen onder die vorm worden gevaloriseerd, ook voor vervolgopleidingen. Een creditcontract kan men aangaan onder twee formules: een gewoon creditcontract – met mogelijkheid les te volgen – en een examencontract met het oog op het verwerven van een creditbewijs. Het onderscheid tussen beide vormen is hetzelfde als dit tussen een gewoon diplomacontract en een examencontract met het oog op het behalen van een diploma.
Studenten kunnen ook inschrijven voor een creditcontract als ze niet aan de toelatingsvoorwaarde voldoen om de gehele opleiding te volgen. In het onderwijsreglement van de K.U. Leuven is de bevoegdheid om dit toe te staan toegekend aan de faculteiten. Een student kan niet zonder meer uitgesloten worden van een creditcontract. Het onderwijsreglement van de K.U. Leuven bepaalt wel dat men niet tegelijkertijd voor eenzelfde opleidingsonderdeel tegelijkertijd zowel onder de vorm van een diploma- en creditcontract kan ingeschreven zijn. Ook kan men iemand uitsluiten van een creditcontract omdat nog niet voldaan is aan de zogenaamde volgtijdelijkheidsvoorwaarden: het eerder gevolgd hebben of geslaagd zijn voor een ander opleidingsonderdeel.
Er zijn enkele belangrijke nadelen aan creditcontracten :

wie een creditbewijs wil behalen, moet in elk geval slagen. In een regulier diplomacontract moet niet elk creditbewijs worden behaald om geslaagd te zijn voor een opleiding en bijgevolg een diploma te behalen;
wie teveel credits binnenbrengt in een opleiding, kan soms geen graad van verdienste meer verkrijgen, gezien het examenreglement heel uitdrukkelijk bepaalt dat een graad van verdienste in de context van een diplomacontract enkel wordt toegekend als men nog ten minste 20 studiepunten moet afwerken;
wie alle creditbewijzen wenst samen te leggen tot een diploma, zal nog een supplementaire inschrijving moeten nemen voor het verwerven van een diploma. Het kan daarbij zijn dat de instelling oordeelt dat sommige creditbewijzen niet meer integraal gevaloriseerd kunnen worden als ze meer dan vijf jaar geleden behaald zijn en dat men dus nog verplicht is een actualiseringsprogramma te volgen.

Het behaalde resultaat wordt meegedeeld na elke examenperiode. Men krijgt een credit (onder de vorm van een registratie in de K.U. Leuven-databanken) per opleidingsonderdeel of voor verschillende opleidingsonderdelen samengenomen, maar dus niet automatisch een diploma na het verwerven van alle credits. De meeste studenten zullen geen creditbewijzen apart ontvangen. Elk opleidingsonderdeel waarvoor men slaagde en dat gevaloriseerd wordt in de context van een opleiding wordt op het diplomasupplement aangegeven als een behaalde credit. Enkele voor die opleidingsonderdelen waarvoor men apart een credit behaalde, zal de student – op verzoek – een papieren getuigschrift krijgen. Zolang hij aan de universiteit blijft, worden de creditbewijzen in de databank opgespaard. Wie een afgedrukt bewijs wenst van behaalde creditbewijzen, kan dit aanvragen bij de Studentenadministratie van de K.U. Leuven. Het is weliswaar niet de bedoeling dat men dit jaarlijks doet.

7. Wat is het verschil tussen een modeltraject en een geïndividualiseerd traject?
Wat het verschil tussen een standaardtraject en een flexibel traject

a. Modeltraject
In de context van een diplomacontract of een examencontract met het oog op het behalen van een diploma, schrijft de wetgeving voor dat de instellingen ten minste twee modeltrajecten uitwerken. De K.U. Leuven heeft voor elke opleiding een voltijds en een deeltijds traject uitgewerkt. Dat deeltijdse traject benadert ongeveer een halftijdse opdeling van de opleiding. Sommige opleidingen kunnen ook nog andere modeltrajecten aanbieden. Een student die een diploma wenst te behalen, moet ook een keuze maken uit één van de uitgewerkte trajecten. Die trajectkeuze wordt bijgevolg een wezenlijk onderdeel van het contract, waaraan niet zonder meer wijzigingen kunnen worden aangebracht.
Voor sommige master-na-masteropleidingen zijn op wettelijke grond enkel deeltijdse trajecten uitgewerkt. Voltijdse trajecten bedragen tussen 54 en 66 studiepunten per academiejaar. Een halftijds traject wordt standaard op ongeveer 25 tot 35 studiepunten bepaald. Sommige faculteiten hebben daarnaast ook andere modeltrajecten met andere vormen van spreiding uitgewerkt.
Vanaf 2009-2010 wordt een nieuwe onderscheidende categorie ingevoerd in de context van de diplomaruimte. Voor elke opleiding die bestaat uit meer dan 60 studiepunten wordt een opdeling in opleidingsfasen uitgewerkt. Dat zijn pakketten van ongeveer 60 studiepunten, dus een voltijds engagement. De student die mooi jaar per jaar een volledige opleidingsfase met succes afwerkt, volgt een zogenaamd standaardtraject. Ook studenten die deeltijds studeren en per 2 academiejaren een opleidingsfase afwerken volgen het standaardtraject. In principe starten alle studenten in het eerste bachelorjaar dus in een standaardtraject, maar als zij niet voor alle afzonderlijke opleidingsonderdelen slagen of een tolerantie inzetten, komen ze in een flexibel traject terecht. Een student die erin slaagt om het standaardtraject te blijven volgen, heeft een aantal voordelen: hij krijgt de garantie op een volgbare uurroosterregeling voor alle plichtopleidingsonderdelen van de opleiding en op een gebalanceerde examenregeling. Dit geldt voor alle opleidingen in het programma-aanbod. Als dit voor schakel- en voorbereidingsprogramma’s niet haalbaar is, wordt dit uitdrukkelijk vermeld in de programmagids of syllabus.
b. Geïndividualiseerd traject
Een modeltraject is uitgewerkt voor een abstracte, grote groep studenten. Voor sommige studenten kan een afwijkende formule op maat worden toegestaan. Dat is dan een geïndividualiseerd traject. Studenten die het modeltraject niet wensen of kunnen volgen en aan bepaalde in het onderwijsreglement vastgelegde criteria voldoen, kunnen vanwege een assessmentcommissie andere vormen van studievoortgang krijgen. In artikel 10 van het onderwijsreglement is vastgelegd wie daarvoor onder meer in aanmerking kan komen:

studenten in uitzonderlijke individuele omstandigheden (zoals studenten met een ernstige functiebeperking, ernstige medische redenen, erkende topsporters of kunstenaars);
studenten die ten minste 80 u per maand werken;
hoogbegaafde generatiestudenten (dat zijn studenten die in een eerste jaar van een bacheloropleiding starten).

Het is dus niet zo dat een student omwille van enkele vrijstellingen of reeds behaalde creditbewijzen onmiddellijk thuishoort in de categorie “geïndividualiseerd studietraject”. Hij blijft immers in het gewone studievoortgangsmodel zitten en de gewone regels van programma-opbouw en beoordeling blijven op hem van toepassing. Voor studenten met een geïndividualiseerd traject kunnen en moeten soms andere afspraken gemaakt worden over studievoortgang.

8. Wanneer kan een student van contract veranderen of bijgevolg heroriënteren?

De onderwijsregeling bepaalt in zijn artikel 13 welke mogelijkheden een student heeft om in de loop van het academiejaar zijn engagementen nog te veranderen. Er moet hiervoor een onderscheid gemaakt tussen verschillende elementen:

wijziging van het type contract. Bijv. veranderen van diplomacontract naar examencontract. Dit kan enkel en alleen na afloop van het eerste semester en met akkoord van de betrokken faculteit. Dit is géén eigen keuze van de K.U. Leuven, maar opgelegd door het flexibiliseringsdecreet. De wetgever wou de instellingen behoeden voor ondoordachte keuzes van studenten die om de haverklap van mening zouden veranderen. Wie echter toch per ongeluk een verkeerde keuze heeft gemaakt, wordt in de mogelijkheid om te veranderen nu wel héél ernstig gehinderd.
wijziging van inhoud van het contract. Hier zijn meerdere denkbare vormen mogelijk: overstappen van modeltraject naar een geïndividualiseerd traject; overstappen tussen vormen van modeltrajecten (bijv. van voltijds naar deeltijds); verandering van verdeling in tijd voor een geïndividualiseerd traject; wijziging van pakket opleidingsonderdelen binnen een opleiding/contractformule. Alle wijzigingen zijn slechts beperkt in de tijd mogelijk. Wat kan en wat niet kan is deels afhankelijk van de plaatsing van het opleidingsonderdeel in het academiejaar. De regels worden geëxpliciteerd in het reglement zelf. Na de vooropgestelde data kunnen wijzigingen niet meer.
wijziging van opleiding : dit kan tijdens de loop van het academiejaar tot uiterlijk 15 maart voorzover de faculteit waartoe de nieuwe opleiding behoort hiermee instemt en de data vermeld in het reglement gerespecteerd worden. Afhankelijk van het gegeven of er reeds examenresultaten zijn behaald en welke de omvang is van het aantal reeds afgelegde opleidingsonderdelen zal het hier gaan om een nieuwe, bijkomende inschrijving die al of niet aanleiding geeft tot bijkomende studiegelden. Ook het leerkrediet kan beïnvloed worden door deze keuze (zie ook rubriek I.2).

9. Hoeveel keer kan men herinschrijven?

Een eenvoudige stelregel is dat de student per opleidingsonderdeel twee maal kan inschrijven.
Per inschrijving heeft men recht op twee examenkansen (dus twee academiejaren met twee kansen). Er kunnen echter uitzonderingen zijn op dit principe (nl. opleidingsonderdelen die slechts één maal per jaar worden geëxamineerd). Als iemand één van de twee kansen in academiejaar niet opneemt, is de instelling niet verplicht een bijkomende tweede kans te organiseren.
Een student die een derde inschrijving wenst, zal dit kunnen voor zover zijn cumulatieve studie-efficiëntie ten minste 50% bedraagt. Hij moet ook voldoen aan de voorwaarden die hij in een eventueel eerder bindend studieadvies opgelegd kreeg. Een vierde inschrijving voor eenzelfde opleidingsonderdeel wordt in elk geval nooit meer toegelaten.
Belangrijk hierbij is ook het leerkrediet dat men overhoudt. Een inschrijving aan de universiteit kan ook geweigerd worden als men (bijv. na meermaals overstappen van opleiding) het leerkrediet (zie I.2) heeft uitgeput. Eventueel kan toch nog toelating tot inschrijving verleend worden op voorwaarde dat je als student een verhoogd studiegeld betaalt. Meer informatie is te vinden op de webstek van de dienst Studentenadministratie: http://www.kuleuven.be/inschrijvingen/toelating/index.html.

10. Wat is EVK, EVC, IVC en IVK ?

Wanneer men in een bepaalde opleiding een formeel creditbewijs behaalt voor een opleidingsonderdeel of op een andere manier een zogenaamd studiebewijs behaalt (bijv. een getuigschrift voor het succesvol afronden van een studiejaar uit het verleden; uiteraard ook een volwaardig diploma) dan wordt dat beschouwd als een 'eerder verworven kwalificatie' (EVK). De gevolgen van een EVK hangen samen met het al of niet verder studeren binnen eenzelfde opleiding (zie rubriek 11 hierna).
Naast eerder verworven kwalificaties heeft de wetgeving ook nog een andere verzamelterm gedefinieerd: EVC of eerder verworven competentie. In dit geval gaat het om vormen van kennis, vaardigheden enz. die men denkt te hebben verworven buiten een onderwijscontext. Bijv. wie jarenlang in Frankrijk gewoond heeft, kan van zichzelf denken dat hij of zij voldoende kennis van de Franse taal heeft verworven om geen opleidingsonderdeel "elementair Frans" meer te moeten volgen. In dat geval kan een student die verworven competentie laten vaststellen via een geëigende procedure. Als het oordeel positief is, zal een assessmentcommissie volgens de regels van de associatie een zogenaamd bewijs van bekwaamheid afleveren. Dat bekrachtigt dat een bepaalde competentie inderdaad is verworven. Met zo'n bewijs kan men dan een vrijstelling aanvragen in een opleiding.
Voor intern gebruik heeft de K.U.Leuven ook nog een aantal bijkomende concepten gelanceerd. In de context van de automatisering van het individueel studieprogramma (ISP) zijn de termen IVC's en IVK's gelanceerd. Bij een IVC gaat het om een creditbewijs dat je eerder of parallel behaalde en dat je nog eens wenst in te zetten (zie ook rubriek 11). In sommige gevallen kan een creditbewijs immers meteen gevaloriseerd worden in twee opleidingen. Bij een IVK gaat het om een intern behaald creditbewijs of een andere vorm van kwalificatie waarvan je een valorisatie onder de vorm van een vrijstelling wenst te verkrijgen (zie ook rubriek 11).

11.Wanneer krijgt men vrijstelling en wanneer wordt een punt opnieuw meegeteld ?

Het resultaat van een EVK is afhankelijk van het verderzetten van eenzelfde opleiding of het overstappen naar een andere opleiding.
Zolang een student in een zelfde opleiding verder studeert, worden behaalde studieresultaten volwaardig meegeteld, vroeger in de beoordeling van studie- of programmajaren, nu nog in de beoordeling van het globale studieresultaat voor een opleiding. Wie een cijfer van 10 of meer behaalt op een opleidingsonderdeel krijgt hiervoor een creditbewijs. Studenten die in 2004-2005 dergelijke cijfers behaalden, worden geacht een creditbewijs te hebben verworven, vanaf 2005-2006 kan men effectief ook zo'n creditbewijs krijgen. De behaalde cijfers zijn definitief verworven en zullen naderhand binnen de opleiding blijven meetellen, zolang het opleidingsonderdeel nog relevant is in de context van de opleiding of zolang er uitzonderlijk niet wordt beslist tot het opleggen van een actualiseringsprogramma.
Studenten die slaagden voor bepaalde opleidingen, programma- of studiejaren of sinds 2004-2005 een individueel creditbewijs behalen (of op grond van de vroegere overdrachtsregels geacht zijn een credit behaald te hebben) en die overstappen naar een andere opleiding of een andere instelling, zullen voor de opleidingsonderdelen waarvoor een voldoende equivalentie wordt vastgesteld een 'vrijstelling' krijgen. De regels zijn hier vanaf 2009-2010 gewijzigd ten opzichte van vroeger. Er bestaat immers nu een vrijstelling met overname van een examencijfer en eentje zonder overname van het examencijfer. Wanneer men identiek hetzelfde opleidingsonderdeel van binnen de K.U.Leuven nog eens wenst in te brengen in een andere context (bijv. vanuit een creditcontract naar een diplomacontract), dan wordt het cijfer mee overgenomen. In alle andere gevallen – een extern creditbewijs of een bewijs van een vergelijkbaar maar niet identiek opleidingsonderdeel – gebeurt de valorisatie onder de vorm van een vrijstelling zonder overname van het examencijfer. Dat laatste is ook de regel voor EVC’s omdat men hier nooit een formeel examenresultaat voor heeft gekregen.
IVC's en IVK's kunnen in bepaalde gevallen leiden tot uitzonderingsregimes:

soms kan een resultaat bij een combinatie van contracten toch voor meerdere opleidingen tegelijkertijd meetellen, hoewel men maar één keer examen aflegde (zie artikel 20 van het examenreglement);
soms kan een resultaat weliswaar formeel deel uitmaken van een opleiding, maar toch niet meer worden meegerekend. Zo worden resultaten van een basisopleiding als vrijstelling aangerekend binnen de lerarenopleiding onder bepaalde omstandigheden (IVK, intern verworven kwalificatie).

12. Hoe ziet het diploma eruit?

Wat de diploma’s betreft, zijn de universiteiten onderworpen aan een specifiek besluit van 2 december 1992 dat de vorm van de diploma’s bepaalt voor de uitdovende opleidingen (kandidaat, licentie, VAO) en 11 juni 2004 dat de vorm bepaalt voor de nieuwe diploma’s van bachelor en master. Die besluiten bepalen dat de student een diplomabundel krijgt. Die bestaat uit het diploma zelf – uiteraard slechts uitgereikt op het einde van de studie – en een diplomasupplement. Deze documenten vormen één geheel.
De resultaten die men behaalde, staan niet vermeld op het diploma, behalve wat de algemene eindgraad voor de opleiding betreft. Wel worden zij hernomen op de diplomasupplementen per studiejaar. Die supplementen bevatten trouwens meer informatie dan het mededelingenblad dat men uitgereikt krijgt onmiddellijk na de examens. Zij bevatten bijvoorbeeld specifieke informatie over de toelatingsvoorwaarden tot de opleiding, de specifieke optie die men volgde, naast de lijst van de opleidingsonderdelen ook de studietijd en het aantal studiepunten van elk, aan welke buitenlandse universiteit men bepaalde vakken volgde, voor welk opleidingsonderdeel men een creditbewijs behaalde, waarvoor men is vrijgesteld enz. Op de supplementen van de K.U.Leuven worden ook per opleidingsonderdeel de behaalde resultaten vermeld. Dit gebeurt voor onvoldoendes echter in codes. Op die manier komt niet tot uiting hoe zwaar een getolereerde onvoldoende was.

13. Kunnen studenten een tweede maal “hetzelfde” doen?

Geregeld vragen studenten of ze een tweede maal “hetzelfde” kunnen doen. Het antwoord hierop zal verschillen naargelang van het soort gegeven :
- kan men een tweede maal hetzelfde diploma behalen? De wetgeving is hierin zeer duidelijk. Dat kan voorzover men ten minste 30 nieuwe studiepunten opneemt. Het hoeft hierbij niet per se om een nieuwe afstudeerrichting te gaan in de zin van de wetgeving. Wie ooit eens een oud diplomatype behaalde (bijv. licentiaat) en nu een masteropleiding wenst aan te vatten die de logische opvolger van die oude opleiding is, ressorteert zelfs helemaal niet onder die bepaling. Hij/zij kan dus eventueel met minder dan 30 studiepunten het nieuwe diploma behalen omdat het nieuwe diploma niet als “hetzelfde” wordt beschouwd.
- kan men een tweede maal hetzelfde creditbewijs behalen? Het antwoord is duidelijk neen. Het financieringsdecreet bepaalt heel uitdrukkelijk dat een student niet aan een creditbewijs kan verzaken. De context is echter anders wanneer de student overschakelt van opleiding en daar geconfronteerd wordt met een gelijkaardig opleidingsonderdeel. Hij is niet verplicht om een vrijstelling aan te vragen en kan in dat geval dus een tweede maal voor ongeveer hetzelfde een creditbewijs behalen.

14. Tot wanneer kan men oude opleidingstypes afwerken?

De nieuwe bachelor-masteropleidingen worden gradueel van jaar tot jaar ingevoerd. Dat betekent volgens de wetgever ook dat de oude opleidingstypes van jaar tot jaar moeten afgebouwd worden. De decreetgever heeft de mogelijkheid voorzien dat de instellingen hierop beperkte uitzonderingen toestaan. Zij kunnen de oude opleidingen maximum 2 jaar uitdovend naast de nieuwe opleidingen aanbieden voor studenten die voordien het oude traject volgden. De instellingen zijn hiertoe echter niet verplicht. De Academische raad van de K.U. Leuven koos voor de korte pijn om geen intransparante regelingen jarenlang naast elkaar te laten bestaan. Studenten die worden ingehaald door het nieuwe regime als gevolg van studievertraging, moeten ingeschakeld worden in de nieuwe bachelor-masteropleidingen. Er zijn hierop een beperkt aantal uitzonderingen voorzien :
- wanneer bepaalde opleidingen geen exacte vertalingen hebben (bijv. omdat een student van 1ste licentie antropologie – voordien voortbouwend op twee kandidaturen - niet zomaar kan overschakelen naar 3de bachelor van de faculteit psychologie en pedagogische wetenschappen);
- voor elke student die in een eindjaar nog enkel de eindverhandeling moet afwerken, besliste de Academische raad dat er automatisch het recht ontstaat om nog één jaar bijkomend in te schrijven in de oude opleiding.
- op individueel verzoek van faculteiten kan een opleiding voor andere categorieën studenten en voor ten hoogste twee jaar uitdovend worden georganiseerd als de Academische raad hiertoe beslist. Of dit het geval is, kan dus enkel faculteit per faculteit nagegaan worden.
Voor de uitdovende lerarenopleiding is er door de wetgever bepaalt dat wie uiterlijk in 2006-2007 ten minste 12 credits van de opleiding had verzameld, nog ten minste 1 jaar in de oude leraenopleiding mag verder studeren. Deze duur wordt verlengd met een jaar indien het gaat om een tweejarige master, twee jaar als het gaat om een driejarige master. Studenten die in 2006-2007 dus niet voldeden aan die creditvoorwaarde, moeten onherroepelijk overschakelen naar het nieuwe, omvangrijkere opleidingstype. Dit is ook het geval voor studenten die verder in het mastertraject vertraging zouden oplopen.
Vanaf het academiejaar 2010-2011 kan de K.U.Leuven enkel nog bachelor-masteropleidingen organiseren, met uitzondering van de specifieke uitzondering van geneeskunde.

15. Kunnen studenten voorafnemen uit volgende opleidingsfasen?

Tot en met het academiejaar 2008-2009 was er een specifiek systeem van voorafnamemogelijkheden. Wie nog niet geslaagd was voor een programmajaar, kon onder bepaalde voorwaarden en voor bepaalde hoeveelheden opleidingsonderdelen voorafnemen uit een volgende fase. Nu vanaf 2009-2010 de beoordeling over het geslaagd zijn per programmajaar vervalt, treedt een nieuwe systematiek in de plaats. De opleidingen worden ingedeeld in opleidingsfasen. Wie nog niet alle studiepunten voor een bepaalde opleidingsfase heeft behaald, kan in principe vrij voorafnemen uit volgende opleidingsfasen voorzover hij de volgtijdelijkheidsvoorwaarden respecteert. Voor sommige opleidingsonderdelen wordt immers expliciet vereist dat men eerst voor een ander is geslaagd of eerst een ander opleidingsonderdeel heeft gevolgd. Daarnaast staan voor sommige opleidingsonderdelen ook meer algemene voortgangsvereisten in het reglement ingeschreven. Zo zal men in de regel een masterproef maar kunnen opnemen als men een minimum aan studiepunten in het totaal heeft verworven. Of kan men de masterproef nog niet opnemen in zijn pakket zolang men het bachelordiploma nog niet heeft behaald.
Op de nieuwe systematiek zijn 3 uitzonderingen te melden :
a) studenten die een opleiding pas hebben aangevat (artikel 104 van het onderwijsreglement). Studenten die zich voor het eerst met een diplomacontract of een examencontract met het oog op het behalen van een diploma in een bacheloropleiding inschrijven, kunnen slechts inschrijven voor een voltijds modeltraject (met een maximum van 66 studiepunten) of een anders opgebouwd modeltraject van ten minste 25 studiepunten, tenzij zij zich onder de voorwaarden en volgens de procedures inschrijven in een geïndividualiseerd traject;
b) studenten die een onvoldoende studie-efficiëntie hebben behaald (artikel 105 van het onderwijsreglement). Een student kan maximum 66 studiepunten opnemen in eenzelfde inschrijving voor een diplomacontract of examencontract met het oog op het verwerven van een diploma als zijn cumulatieve studie-efficiëntie over de voorafgaande academiejaren voor die opleiding minder dan 50% bedraagt;
c) een tijdelijke overgangsmaatregel voor 2009-2010. Zelfs voor de studenten die in aanmerking zouden komen voor opname van meer dan 66 studiepunten blijft in 2009-2010 het maximum beperkt tot:
- maximaal 66 studiepunten voor die studenten die in 2008-2009 niet meer dan 47 studiepunten voor een programmajaar hadden verworven;
- maximaal 72 studiepunten voor die studenten die in 2008-2009 ten minste 48 studiepunten van een programmajaar hadden verworven.
Onder dezelfde voorwaarden kan men dus een inschrijving voor een restant van een bacheloropleiding cumuleren met een inschrijving voor een masteropleiding.

III. ALGEMEEN EXAMENREGLEMENT

Decreet en Examenreglement algemeen

1. De decreten en het examenreglement

De decretale regels betreffende het examenreglement zijn vrij beperkt. Zo bepalen de decreten dat een student, behalve in het geval van vrijstellingen en studieduurverkorting, nooit geslaagd kan zijn voor een opleiding tenzij hij voor alle opleidingsonderdelen examen heeft afgelegd (wat niet hoeft te betekenen dat men voor elk individueel examen geslaagd moet zijn). Ten slotte leggen zij op dat elke universiteit een examenreglement moet opstellen waarin ten minste een aantal elementen moeten geregeld worden. Het examenreglement van de K.U.Leuven voldoet aan deze voorwaarden.

2. Wat beoogt men met een examen (doelstellingen)? (art. 1)

De opdrachtverklaring uit artikel 1 van het examenreglement is geen vrijblijvende tekst. Het examenreglement legt een aantal formele regels vast. Hierbij wordt niet geraakt aan de soevereiniteit van de examinator die de plicht heeft het examen optimaal te organiseren, noch aan de soevereiniteit van de examencommissie die als ultieme instantie collegiaal beslist of een student inhoudelijk voldoet voor een opleidingsonderdeel en voldoet om te slagen voor het geheel van de opleidingsonderdelen.

3. Hoe is het examenreglement ingedeeld en op welke examens is dit reglement van toepassing? (art. 3)

Het examenreglement bestaat uit twee grote delen. Het algemeen examenreglement (art. 1 tot en met art. 63) is van toepassing op alle examens van de K.U.Leuven waarvoor geen bijzonder reglement bestaat of waarvoor geen afwijkende bepalingen zijn vastgelegd. Het bijzonder examenreglement bevat de artikelen 64 tot en met 75 en behandelt de bijzondere regels voor de masterproef, de lerarenopleiding, de voortgezette academische opleidingen en de master-na-masteropleidingen, de postgraduaten en andere soorten permanente vorming en het doctoraat.
Deze toelichting gaat in hoofdzaak over het algemeen reglement. Enkele topics van de bijzondere reglementen worden eveneens besproken.
Voor interuniversitaire master-na-masteropleidingen waar de studenten kunnen kiezen aan welke instelling zij inschrijven, hebben de universiteiten gezamenlijk een examenreglement opgesteld dat op al deze programma’s van toepassing is. Dit reglement bevat maar een zeer algemeen raamwerk om verdere afspraken te maken per opleiding. De manieren waarop de universiteiten het flexibiliseringsdecreet implementeren zijn dermate verschillend dat er geen duidelijk uniforme afspraak meer van toepassing is. Er wordt dus per opleiding apart bepaald wanneer studenten examens kunnen afleggen, hoe er over hen zal geoordeeld worden en welke de slaagparameters zijn. Men zal hier bij de opleiding zelf meer duidelijkheid moeten zoeken. Let wel: dit probleem stelt zich alleen ten aanzien van die opleidingen waar de studenten vrij kunnen kiezen bij welke van de deelnemende universiteiten zij inschrijven. Voor alle andere vormen van interuniversitaire opleidingen waar men slechts aan één universiteit kan inschrijven, zal het reglement van die instelling - al dan niet aangepast - van toepassing blijven.

4. Zijn er buiten het algemene examenreglement nog aanvullingen en kan een faculteit afwijken? (art. 3)

Elk faculteitsbestuur kan het algemeen examenreglement aanvullen met specifieke bepalingen die niet in strijd zijn met het algemene reglement en die bepaalde punten van het examenreglement verduidelijken of concretiseren. In een aantal gevallen vraagt het examenreglement expliciet dat de faculteit de regels specificeert. De faculteit kan bijvoorbeeld bepalen dat men voor bepaalde essentieel geachte opleidingsonderdelen in elk geval moet slagen of zij kan bepalen dat men een niet-numerieke beoordeling voor een bepaalde werkvorm zal hanteren. De aanvullingen moeten via de vicerector studentenbeleid juridisch getoetst worden en zijn pas van kracht nadat die toetsing heeft plaatsgevonden. De ombuds zal er ten zeerste zorg voor dragen de aanvullingen op het examenreglement te kennen die binnen zijn faculteit gelden.
Een faculteit kan ook aan de Academische raad vragen om op bepaalde punten van het examenreglement af te wijken. De vraag moet worden gemotiveerd. De Academische raad bepaalt voor welke periode de afwijkingen geldig zijn. Zo werd bijvoorbeeld voor de opleiding Huisartsgeneeskunde door de Academische raad een ad hoc reglement goedgekeurd dat in de plaats treedt van het gewone examenreglement. Zo besliste de Academische raad ook dat elke faculteit afwijkingen voor de aanvangstermijn van de eerste examenperiode rechtstreeks kan vragen aan de vicerector waaronder zij ressorteert.
Afwijkingen en aanvullingen moeten zorgvuldig aan de studenten worden bekendgemaakt. De afwijkingen en aanvullingen zijn in de programmagids terug te vinden bij de specifieke facultaire pagina’s. De belangrijkste ervan zijn ook toegankelijk vanuit een algemene webpagina: https://admin.kuleuven.be/rd/onderwijs-examenregl_fac.html.

Examenperiodes, examineertijdstippen, partiële en permanente evaluatie

5. Hoe is het academiejaar ingedeeld (art. 4 tot en met 9)

De K.U.Leuven hanteert een semesterexamensysteem. Dat betekent in concreto dat de meeste opleidingsonderdelen geconcentreerd worden gedoceerd in een bepaald semester en dat het examen hierop aansluitend wordt georganiseerd.
De jaarkalender ziet er als volgt uit. Het eerste semester omvat 13 weken onderwijs- en studieactiviteiten die afgerond worden voor de kerstvakantie. De twee weken kerstvakantie worden gevolgd door 1 week blok en 3 weken examens die de eerste examenperiode vormen. Aansluitend volgt een week vakantie.
Het tweede semester omvat eveneens 13 weken onderwijs- en studieactiviteiten, onderbroken door 2 weken paasvakantie. Na de 13 weken volgen 2 weken blok, 3 (of 4) weken examens (tweede examenperiode) en 1 week deliberaties.
Na de zomeronderbreking van 6 weken volgt de derde examenperiode die bestaat uit 3 (of 4) weken examens en 1 week deliberaties.

6. Welke zijn de examenperiodes en wanneer wordt er beraadslaagd? (art. 4)

Door de invoering van de semesterexamens zijn er drie examenperiodes. De eerste examenperiode sluit het eerste semester af (januari); de tweede sluit het tweede semester af (juni) en de derde sluit het academiejaar af (september).
Na elke examenperiode worden de resultaten voor de afgelegde opleidingsonderdelen vastgelegd. Voor die studenten die voldoen aan de voorwaarden om te slagen voor een gehele opleiding, vindt ook een eindberaadslaging plaats.
Hoewel het volgende academiejaar reeds vóór 30 september start, kunnen uitzonderlijk en uiterlijk tot en met 30 september nog beraadslagingen plaatsvinden over het voorgaande academiejaar. Verplaatsingen van examens om zwaarwichtige redenen moeten daarmee rekening houden. Enkel voor examens die in buitenlandse instellingen hebben plaatsgevonden en waarvan de resultaten laattijdig binnenkomen, kan een examencommissie nog in de loop van het volgend academiejaar een oordeel vellen alsof het slaat over het voorgaande academiejaar (dit is geen eigenlijke afwijking, omdat het examen zelf wel tijdens de loop van het voorgaande academiejaar plaatsvond, alleen de definitieve conclusies hierover niet tijdig konden geveld worden). Examens die plaatsvinden na 30 september behoren tot het nieuwe academiejaar waarvoor de student zich dus opnieuw moet inschrijven.
De basisregel van het gehele examenreglement is dat in de eerste examenperiode examen moet afgelegd worden over de opleidingsonderdelen die geheel in het eerste semester worden georganiseerd en in het tweede over opleidingsonderdelen die geheel in het tweede worden georganiseerd. Voor jaarvakken geldt in principe dat het examen in de tweede examenperiode wordt georganiseerd, maar artikel 5 voorziet in de mogelijkheid voor de faculteiten om hier structureel van af te wijken en twee deelexamens te organiseren. Ook bevat het examenreglement een aantal bepalingen die de mogelijkheid bieden om af te wijken voor bepaalde studenten op structurele of individuele basis (art. 15 tot en met 17) (zie ook rubriek 15).

7. Afstuderen na de eerste examenperiode: is dat mogelijk? (art. 4)

Voor wie in de eindfase van een opleiding zit en voldoet aan alle voorwaarden om geslaagd verklaard te worden, vindt een formele beraadslaging plaats na de eerste examenperiode. Dat geldt voor die studenten die op dat ogenblik alle examens reeds hebben afgelegd. In het geval een student in een eindfase zit, kan een faculteit beslissen een examen te vervroegen van juni naar januari om de student ter wille te zijn. Dit vormt echter geen recht.
Alhoewel men aldus reeds in januari kan afstuderen, moet men toch inschrijven voor het volledige academiejaar en betaalt men het opgelegde studiegeld van dat academiejaar. Dat wordt bepaald in relatie tot het aantal te volgen studiepunten. Voordeel is wel dat men vroeger feitelijk afstudeert en men reeds kan inschrijven bij de VDAB als schoolverlater en de wachttijd kan aanvatten of zich profileren op de arbeidsmarkt. Voor informatie over het sociaal statuut in deze periode verwijzen we naar de sociale dienst.
Wie nog een beperkt deel van een opleiding moet doen, kan reeds in datzelfde jaar starten met een hierbij aansluitende opleiding (voorbereidingsprogramma; master-na-master), voorzover hij rekening houdt met de volgtijdelijksvoorwaarden. Zie ook rubriek 15 bij het onderwijsreglement. Men kan uiteraard pas ten vroegste slagen voor een vervolgopleiding als men geslaagd is in de eraan voorafgaande opleiding.

8. Wat zijn deelexamens? (art. 5)

De faculteit kan, op advies van de onderwijscommissie, beslissen dat over een opleidingsonderdeel dat over twee semesters wordt georganiseerd, reeds gedeeltelijk examen wordt afgenomen na het eerste semester. In dat geval moet het relatieve aandeel worden bepaald van het deelexamen in het geheel en dit moet duidelijk aan de studenten worden meegedeeld. Het resultaat van het deelexamen van de eerste semester moet aan de studenten worden meegedeeld na de semesterexamens (cf. rubriek 30).

9. Wat zijn partiële examens en evaluaties? (art. 7)

In vrijwel alle faculteiten zijn er wel opleidingsonderdelen (semester- of jaarvakken) die uit verscheidene (onderwijsleer)activiteiten bestaan en waarvoor men ook afzonderlijke evaluatie wenst, aansluitend bij die activiteiten. Het is reglementair mogelijk het examen of evaluatie over een opleidingsonderdeel te splitsen in afzonderlijke examens/evaluaties. In de reguliere examenperiode kan nog een afrondend examen plaatsvinden.
Om de studiebelasting niet te verhogen door meer examens en evaluaties te creëren, moet hierbij een strikte procedure worden gevolgd die voorgeschreven wordt door artikel 7. In de regeling moet o.m. worden bepaald hoe het eindcijfer wordt vastgesteld en hoe de student op de hoogte wordt gebracht van de resultaten van de afzonderlijke evaluaties.
Zeer dikwijls bestaan deze beoordelingen deels uit practica, seminaries of werkcolleges, waar een herkansing moeilijker te organiseren is. In dat geval moet bepaald worden of de deelbeoordeling opgenomen wordt in het examencijfer van de tweede en eventueel de derde examenperiode.
De faculteit bepaalt ook hoe de partiële resultaten door de examinator tijdens het jaar worden meegedeeld. Het totaalpunt van het vak (op basis van partiële evaluaties en afrondend examen) wordt na de beraadslaging van de tweede of derde examenperiode zoals een gewoon eindresultaat door de faculteit meegedeeld.

10. Kan permanente evaluatie? (art. 7)

De faculteit kan ook de mogelijkheid creëren om voor een volledig opleidingsonderdeel een vorm van permanente evaluatie te gebruiken. Hierbij wordt dus het klassieke examen vervangen door een voortdurend proces van beoordeling. Maar ook de invoering van deze beoordelingsvorm is aan strikte procedures gebonden, bepaald in artikel 7.
Bij een permanente evaluatie vindt een beoordeling plaats over een langere tijdspanne. Daardoor sluit men toevalsfactoren ook meer uit. Wie echter in een systeem van permanente beoordeling niet slaagt, kan problemen hebben met herkansing. Niet elke faculteit voorziet in een mogelijkheid van herkansing en, als dit toch gebeurt, is het meestal niet onder dezelfde vorm.
De titularis deelt de resultaten van de tussentijdse evaluaties mee. Het totaalpunt dat door de verschillende evaluatiecomponenten wordt gevormd, wordt na het eerste semester (voor een eerste-semestervak) of na de beraadslaging van de tweede of derde examenperiode zoals een gewoon resultaat door de faculteit meegedeeld.

11. Zijn er bepaalde randvoorwaarden om aan de examens deel te nemen? (art. 12)

Om aan de examens te kunnen deelnemen, moet de student het studiegeld hebben betaald. In de regel gebeurt dit door een effectieve betaling. De universiteit aanvaardt ook dat een formele regeling werd getroffen via de sociale dienst van de universiteit. Andere engagementen worden niet aanvaard.
De betalingsverplichting wordt na de afgesproken termijnen en ten laatste op 1 februari geëvalueerd. De scores van wie voordien toch reeds examens zou hebben afgelegd, vervallen als men niet in orde is want de inschrijving wordt geschorst tot de student aan de betalingsvoorwaarden voldoet. Dit betekent echter niet dat men het studiegeld voor de vervallen periode niet meer moet betalen. Tot de dag van de schorsing was men ingeschreven als student en heeft men alle voordelen daaraan verbonden (zoals attest voor kinderbijslag, e-mailadres enz.) verkregen.
Naast deze algemene voorwaarde kan een faculteit ook nog bepalen dat de toegang tot bepaalde examens afhankelijk is van het voldaan hebben aan de deelname aan praktische onderdelen of groepsverplichtingen of het tijdig inleveren van een werkstuk. Deze expliciete voorwaarden moeten voldoende kenbaar zijn gemaakt door de faculteit. In het geval men niet aan de voorwaarde voldoet, kan de sanctie bestaan in een nulscore voor een gedeelte of het geheel (of een “niet-geslaagd” in het geval de faculteit voor dat opleidingsonderdeel werkt met een niet-numerieke beoordeling).

Semesterexamens, toetsen

12. Is er een verplichte deelname aan de examens van het eerste semester? (art. 16, 17)

In het concept van het semesterexamensysteem wordt de leerstof gefaseerd aangeboden in twee gelijkwaardige semesters. Op het einde van die semesters (concreet: einde januari en juni) worden examens afgelegd, telkens over ongeveer de helft van de vakken. De semesterexamens zijn verplicht en definitief. Wie in januari niet deelneemt, kan in principe de gemiste examens niet afleggen in juni.
Als de student binnen een jaarprogramma door een aantal verplichte keuzes een studieprogramma heeft dat voor meer dan de helft van de studiepunten in het eerste semester valt, is hij niet verplicht over meer dan 36 studiepunten examen af te leggen. De student beslist echter niet zelf over welke vakken hij al dan niet examen aflegt. De aanvraag wordt beoordeeld door de faculteit.
Dat recht om bepaalde examens door te schuiven naar de tweede examenperiode, geldt niet voor studenten die door vrije keuzes aan meer dan 36 studiepunten komen in het eerste semester.
Wie de toestemming krijgt bepaalde examens door te schuiven naar de volgende examenperiode, heeft geen garantie van dezelfde examenvorm.
Een student die om zwaarwichtige reden niet deelneemt aan een examen van de eerste examenperiode, kan voor 1 maart aan de faculteit vragen toch nog dit examen te mogen afleggen in de tweede examenperiode. Deze aanvraag kan ook vroeger op het jaar gebeuren wanneer de student geconfronteerd wordt met de zwaarwichtige reden. Als de verschuiving wordt toegestaan, zal de faculteit ook meedelen welke de examenvorm zal zijn van het examen.
Wie dus niet heeft deelgenomen aan een examen van het eerste semester en geen verplaatsing heeft verkregen, kan geen examen afleggen voor dit opleidingsonderdeel in juni. Het wordt automatisch de derde examenperiode.

13. Hoe kan verplaatsing van een examen binnen een examenperiode? (art. 11)

Om zwaarwichtige reden kan het examen verplaatst worden binnen de examenperiode. De ombudspersoon beslist daarover autonoom, rekening houdend met de praktische mogelijkheden, de beschikbaarheid van de professoren en eventuele afspraken binnen de faculteit. De zwaarwichtigheid van de reden wordt beoordeeld door de ombudspersoon die daarin een interpretatievrijheid heeft. Doktersgetuigschriften geven niet automatisch recht op verplaatsing. De ombudspersoon beslist. Studenten met leerstoornissen die over een K.U.Leuven-attest beschikken, hebben het recht om een verplaatsing binnen de examenperiode, eventueel blok en lesvrije week, aan te vragen. De ombudspersoon mag een dergelijke vraag dus niet zonder meer naast zich neerleggen. De haalbaarheid en redelijkheid van een dergelijke vraag dient in overleg bekeken te worden. Hierbij kan er steeds contact worden opgenomen met de Zorgcoördinator voor studenten met een functiebeperking via studfunctiebeperking@dsv.kuleuven.be.
De verplaatsing moet in de regel binnen de examenperiode worden georganiseerd. De ombudsen kunnen waar nodig uitzonderlijk en in beperkte mate buiten de strikte data van de examenweken gaan om een verplaatsing te regelen. Het is niet wenselijk dat examens verplaatst worden naar een datum voor de aanvang van de examenweken. De vrije week na de semesterexamens kan, onder uitdrukkelijk akkoord van alle betrokkenen, wel aangewend worden waarbij de eerste dagen meer in aanmerking komen dan de laatste.
Om zwaarwichtige redenen kan het examen ook verplaatst worden naar juni. In dat geval moet de procedure bepaald in artikel 17 worden gevolgd. Het is wel mogelijk dat in bijzondere situaties via rechtstreeks overleg tussen de ombudspersoon en de decaan of voorzitter van de examencommissie er snel antwoord kan gegeven worden aan een student in moeilijkheden.
Als de ombudspersoon de verplaatsing niet toestaat, kan de student altijd zelf een aanvraag indienen bij de faculteit om een examen van de eerste examenperiode toch nog in de tweede examenperiode af te leggen.
Bij verplaatsing wordt dezelfde examenvorm niet gegarandeerd.

14. Wat is het statuut van tussentijdse toetsen? (art. 8)

Voor eerstejaars worden er studietoetsen georganiseerd, die gedurende het eerste én het tweede semester worden aangeboden. Over deze niet-definitieve en ter oriëntatie bedoelde toetsen kunnen de eerstejaars zorgvuldige en individuele feedback krijgen met het oog op het eventueel bijsturen van de studiemethode.
Een studietoets of een vorm van voorbereiding op het examen moet worden aangeboden voor alle vakken van het eerste en tweede semester van het eerste jaar bachelor. Voor opleidingen uit hogere jaren kan iets dergelijks ook worden georganiseerd, maar is het niet verplicht.
Het resultaat van een tussentijdse toets kan in elk geval niet worden doorgerekend in de eindbeoordeling van een student.

15. Wanneer is er herkansingmogelijkheid voor examens van het eerste semester (art. 15, 17)

Artikel 15 stelt als algemene regel dat een examen afgelegd in de eerste periode maar voor herkansing in aanmerking komt in de derde examenperiode. Bij algemene beslissing en op grond van ernstige redenen kan voor bepaalde groepen beslist worden dat de tweede kans reeds genomen wordt in de tweede examenperiode. In dat geval geldt het resultaat van de tweede examenperiode als het definitieve resultaat, ook voor de derde examenperiode. Deze beslissing moet bij het begin van het academiejaar worden bekendgemaakt en aan de studentengroep meegedeeld worden. Ook de Academische raad moet worden geïnformeerd. Het gaat hierbij dus in essentie niet over individuele casussen.
Artikel 17 handelt niet over herkansen, maar over het verplaatsen van een examen van de eerste examenperiode dat verplicht was maar waaraan de student om zwaarwichtige reden niet heeft kunnen deelnemen. Herkansen in de tweede examenperiode op grond van een individuele reden kan niet (uitgezonderd de heroriëntering).

16. Kan heroriëntering na de examens van het eerste semester? (art. 17)

Sommige studenten besluiten na de examens van het eerste semester naar een andere richting of programma over te stappen. Hierbij laat de Academische overheid een soepele toepassing van artikel 17 toe. Dat houdt in dat een student die zich heroriënteert en hierbij overschakelt naar een andere richting waar hij in januari een examen had moeten afleggen, een eerste kans kan nemen in juni. Het faculteitsbestuur neemt echter de beslissing. Het is geen recht van de student.
Bij een heroriëntering moet ook rekening gehouden worden met de richtdata zoals vooropgesteld in het onderwijsreglement om nog verandering van opleiding of keuzepakketten mogelijk te maken. Zie hierover ook meer in rubriek II.8 hierboven.

De examenregeling – inschrijving voor de examens

17. Hoe wordt de examenregeling opgesteld? (art. 11)

De examenregeling moet ad valvas bekend gemaakt worden, ten minste vijf weken voor het begin van de eerste en de tweede examenperiode en twee weken voor het begin van de derde examenperiode.
De examenregeling wordt in overleg met de ombudspersoon opgesteld door de facultaire administratie. De studentenvertegenwoordigers kunnen hierbij betrokken worden.
Het spreekt vanzelf dat men probeert een evenwichtige examenregeling te maken waarbij de spreiding tussen de examens zoveel mogelijk de kansen van alle studenten in gelijke mate bevordert. Er zijn echter geen regels voorzien in het examenreglement die bepalen hoe dat moet gebeuren. Sommige studenten denken bijvoorbeeld ten onrechte dat er wettelijk 24 uur tussen twee examens moeten verlopen.
De Academische raad heeft wel sterk richtinggevende aanbevelingen geformuleerd. Wanneer het examen bestaat uit één aaneengesloten inspanning, is de duur van het examen beperkt tot maximaal een halve dag (circa 4 uur, dit mag uitzonderlijk uitlopen tot vijf uur). De examens mogen niet voor 7 uur beginnen en moeten afgewerkt zijn om 21 uur, en mogen uitzonderlijk duren tot 22 uur. In de eerste en tweede examenperiode wordt een interval van ten minste 24 uur tussen twee examens aanbevolen. In de derde examenperiode moet er, voor zover dit mogelijk is, eveneens een interval zijn van 24 uur.
Bij een mondeling of deels mondeling examen is er een schriftelijke voorbereidingstijd van ten minste twintig minuten. Elke student heeft recht op deze voorbereidingstijd. De voorbereiding is geen onderdeel van het mondeling examen en mag dus bij de beoordeling niet in rekening worden gebracht, tenzij dit uitdrukkelijk anders zou zijn bepaald.
De ombudspersoon kan steeds in samenwerking met de decaan een andere regeling voorstellen dan de uitgewerkte regeling als die echt niet door de beugel kan.

18. Moet een student nog inschrijven voor de examens?

Om aan de examens van de eerste en de tweede examenperiode (januari en juni) te kunnen deelnemen, moet de student geen afzonderlijke exameninschrijving nemen op de Studentenadministratie. Wie ingeschreven is voor een bepaald studiejaar, is automatisch ook ingeschreven voor de examens van deze examenperiodes, behalve in sommige faculteiten (zoals bijv. Letteren) waar men zich lokaal toch nog eerst moet inschrijven voor een examenperiode in het eerste jaar van een bachelorprogramma. In die gevallen waar een student automatisch als ingeschreven wordt beschouwd, is het aangeraden een niet-deelneming te melden aan het faculteitssecretariaat (wanneer de examenregeling nog niet is opgesteld) of de ombudspersoon (nadat de examenregeling is opgesteld). Het is altijd goed nog even met de ombudspersoon te overleggen.
Er zijn echter enkele uitzonderingen op de automatische inschrijving, bijvoorbeeld voor de lerarenopleiding. De faculteit moet deze verplichting tot inschrijving duidelijk meedelen.
Voor de derde examenperiode (september) moet echter altijd worden ingeschreven. Of de student al dan niet heeft deelgenomen aan de eerste en de tweede examenperiode speelt geen rol. Inschrijving op het faculteitssecretariaat is verplicht voor de datum vooropgesteld door de faculteit. De faculteiten moeten in de vakantieperiode regelingen treffen voor studenten die informatie hierover vragen.
Indien de inschrijving verplicht is, moet daadwerkelijk ingeschreven worden, anders kan de faculteit de deelname aan de examens weigeren. Zorgvuldigheid is hier dus geboden. Wie om ernstige reden de inschrijvingstermijn niet kon respecteren, kan nog om inschrijving verzoeken bij de facultaire Studentenadministratie.

19. Waar en wanneer vindt een examen geldig plaats? (art. 9)

De examens moeten afgelegd worden binnen de reglementaire periodes of tijdstippen. Examens afgelegd buiten de vastgelegde periodes zijn in principe ongeldig. Een student die echter heeft ingestemd om een examen buiten de reglementaire periodes af te leggen, kan zich niet op de ongeldigheid van het examen beroepen om het totale examenresultaat te betwisten.
In bepaalde gevallen voorziet het examenreglement echter bijzondere examineertijdstippen. Deze bepaling en de te volgen procedure vindt men terug in artikels 6 en 7.
De Academische raad stond voor bepaalde vakken bijzondere tijdstippen toe. Zo bijv. voor de examens van de overkoepelende opleidingsonderdelen zoals "Lessen voor de 21ste eeuw", "Initiatie tot het ondernemen", "Cultures and development" en "Genderstudies".
De Academische raad delegeerde ook aan de vicerectoren de bevoegdheid om aan faculteiten – op hun verzoek – toe te staan om de examens van eerste examenperiode eventueel enkele dagen te vervroegen. De meeste faculteiten maken hier jaarlijks gebruik van.

20. Is er altijd recht op een tweede kans? (art. 13)

Er blijven misverstanden bestaan over het aantal keer dat men examen mag afleggen over eenzelfde vak of deel van een vak. De reglementaire bepalingen ter zake zijn duidelijk: maximaal twee keer per jaar over een deel of geheel. Deze beperking houdt echter geen recht in om ook minimaal twee keer examen af te leggen. Wie verzaakt aan een examenperiode, houdt slechts één kans over. Omgekeerd is er ook geen absolute verplichting om voor elk opleidingsonderdeel een herkansing aan te bieden. De Academische overheid dringt er op aan elke student een tweede kans te bieden in hetzelfde academiejaar, zo mogelijk in een aangepaste vorm. Maar voor sommige opleidingsonderdelen zoals stage en bepaalde practica, is dat niet altijd te realiseren. Indien de faculteit een dergelijke beslissing neemt, moet deze expliciet worden opgenomen in het aanvullend facultair examenreglement. Is dit niet het geval, dan mag de student aannemen dat er een herkansingsmogelijkheid is, eventueel onder een andere vorm. Indien er geen herkansing is, blijft het examencijfer behouden voor een volgende examenperiode.
Dezelfde regel geldt over de academiejaren heen: de student heeft geen recht op "vier examenperiodes". Decretaal heeft men het recht om een tweede maal te mogen inschrijven voor een opleidingsonderdeel maar niet meer op een derde herinschrijving. Voor dit laatste is een gemotiveerde aanvraag bij de Studentenadministratie nodig. Dus: twee kansen (= twee academiejaren) is de regel, daarna mag een herinschrijving enkel nog met formele toelating.
Voor een EER-student moet een toelating tot een terinschrijving altijd formeel gemotiveerd worden en aangevraagd via de Dienst Studentenadministratie. Voor een niet-EER-student geldt het automatische bisrecht niet. Hij moet reeds een formele toelating krijgen om te mogen bissen vanwege het International Office.

21. Waarvoor kan men herkansen (geslaagd of tolereerbaar resultaat) (art. 58 en 59)?
Waarvoor moet men herkansen (art. 57)?

Wie reeds geslaagd is voor een bepaalde opleiding, heeft geen recht om die opleiding of individuele onderdelen ervan te herdoen om een beter resultaat te behalen. Zoals beschreven in rubriek II.13 kan men eventueel wel een tweede maal eenzelfde diploma (al of niet met andere afstudeerrichting of opties) behalen, voor zover men ten minste 30 nieuwe studiepunten opneemt.
Ook individuele opleidingsonderdelen kan men niet zomaar hernemen. Wie een creditbewijs behaalde (= een cijfer van 10 of meer), behoudt dit cijfer definitief. Bij niet-slagen voor een opleidingsonderdeel, terwijl men wel geslaagd is verklaard voor de opleiding, is de enige mogelijkheid om het creditbewijs toch te halen via een aparte inschrijving voor een creditcontract, als men dit creditbewijs echt wil om één of andere beroepsreden of om er later vrijstelling mee te verwerven in een andere opleiding.
Voor tolereerbare resultaten (8 of 9) bepalen de randvoorwaarden of een student sommige examens moet hernemen of kan herdoen. Men moet immers een minimale studie-efficiëntie halen (zie verder in deze rubriek) en mag slechts een bepaalde hoeveelheid tolereerbare resultaten verzamelen. Als niet aan die voorwaarden is voldaan, zal men in elk geval moeten bepaalde examens hernemen. Een student moet geen tolereerbare resultaten accepteren als hij dat niet wenst. Dat leidt tot 2 bijzondere principes:
1) voor studenten die nog niet in de eindfase van hun opleiding zitten:
de student kan altijd herinschrijven voor het examen voor een opleidingsonderdeel waarvoor hij een tolereerbaar resultaat behaalde. Hij doet dit door volgens de facultaire procedure hetzelfde academiejaar opnieuw in te schrijven voor het examen of door het opleidingsonderdeel het eerstvolgende academiejaar opnieuw in zijn jaarprogramma op te nemen; als men dit niet doet wordt men geacht het tolereerbaar resultaat te accepteren en voor dit opleidingsonderdeel een tolerantie in te zetten. In het geval een student een tolereerbaar onvoldoende herneemt in eenzelfde academiejaar, blijft het cijfer van de eerste of tweede examenperiode behouden als dit hoger is dan het resultaat dat de student behaalt in de derde examenperiode. In alle andere gevallen komt het laatste resultaat in de plaats van het vroegere tolereerbare resultaat, zelfs als dat laatste resultaat lager is. Uitzonderlijk kan een student na gemotiveerde aanvraag en toelating van de faculteit, aan het einde van zijn opleiding een vroeger ingezette tolereerbare onvoldoende herdoen. Hij moet zich dan opnieuw inschrijven voor het opleidingsonderdeel en er examen over afleggen, op basis van de leerstof in dat academiejaar. Het cijfer behaald bij de herneming van het betreffende opleidingsonderdeel en examen komt in de plaats van het voorafgaand behaald tolereerbaar cijfer.;
2) voor de studenten die in de laatste fase van hun opleiding zitten, en dus in principe geslaagd kunnen worden verklaard.
Deze studenten kunnen op voorhand duidelijk maken of zij een onvoldoende uit een volgende examenperiode zullen accepteren of niet. Zij moeten dit uiterlijk laten weten voor 1 december, 1 mei of 1 augustus, dus tijdig voorafgaand aan elke examenperiode.
De student moet in elk geval voldoen aan de minimale studie-efficiëntie om tolereerbare onvoldoendes te kunnen behouden. De student behaalt globaal gezien voor ten minste de helft van zijn opgenomen studiepunten een creditbewijs. Dit wordt cijfermatig uitgedrukt in een cumulatieve studie-efficiëntie van ten minste 50%.
In uitzonderlijke gevallen kan een student verplicht worden om te herkansen voor een geheel of een gedeelte van een opleidingsonderdeel waarvoor een creditbewijs is behaald. Wie na vijf jaar immers nog niet slaagde voor een opleiding kan verplicht worden tot het volgen van een actualiseringsprogramma. Dit is echter de uitzondering en kan alleen wanneer een faculteit dit expliciet heeft bepaald. In de regel blijven credits permanent geldig.
Een student die nog niet geslaagd is verklaard, moet in elk geval in een volgende examenperiode herkansen voor alle opleidingsonderdelen waarvoor :
- hij een cijfer lager dan 8 op 20 heeft behaald;
- geen tolerantiemogelijkheid bestaat (omdat de faculteit bepaalde dat men er absoluut moet voor slagen);
- hij geen tolerantie kan verkrijgen omdat hij niet voldoet aan de voorwaarde van cumulatieve studie-efficiëntie zoals beschreven in artikel 56;
- hij geen tolerantie meer kan verkrijgen omdat het totaal aantal inzetbare toleranties reeds is bereikt. Het gaat hier om het overschrijden van de 10% drempel zoals uitgelegd in rubriek 41 hieronder.
Een faculteit kan bepalen dat eventueel voor bepaalde onderdelen van een opleidingsonderdeel geen herkansing nodig is, uiteraard op voorwaarde dat men voor die onderdelen wel een voldoende cijfer haalde. Bijkomende voorwaarden zijn bovendien dat het gaat om voldoende verzelfstandigbare onderdelen (bijv. theorie en practicum) waaraan ook aparte studiepunten zijn toegekend.

De examencommissies

22. Hoe worden examencommissies samengesteld? (art. 34-36)

Het reglement onderscheidt 2 types examencommissies. Er is vooreerst de meest gekende, nl. de gewone examencommissie. Die wordt samengesteld volgens het facultair reglement en moet ten minste uit 6 personen bestaan. De samenstelling moet de representativiteit over de opleiding heen waarborgen. Het is dus zeker niet zo dat alle examinatoren van een opleiding, laat staan alle docenten van keuzevakken ontleend uit de universiteit, lid zijn van de examencommissie. Deze commissie neemt in elke examenperiode alle belangrijke beslissingen (zoals bijv. het vastleggen van de examenresultaten, beslissen over sancties, het vaststellen of studenten geslaagd zijn voor de integrale opleiding).
Daarnaast bestaat ook nog de beperkte examencommissie. Die bestaat uit de voorzitter en de secretaris van de examencommissie. Deze commissie bereidt het werk van de gewone examencommissie voor. Daarom treedt zij ook op in die gevallen waar een student of een examinator moet gehoord worden met betrekking tot bepaalde resultaten of discussiepunten. De beperkte commissie legt wel autonoom de resultaten vast voor creditcontracten (ook gevolgd onder de vorm van een examencontract) en wanneer het laattijdig binnenkomende resultaten voor uitwisselingsstudenten betreft.
In beide commissies is de ombuds ook aanwezig als waarnemend lid.
De namen van de voorzitter, de secretaris en de ombudspersoon moeten als onderdeel van de examenregeling duidelijk gecommuniceerd worden aan de studenten (art. 11 examenreglement).

23. Wat is de verantwoordelijkheid van de examinator? (art. 29)

Elk examen of examengedeelte moet worden afgenomen door de titularis van het vak of door degene die hem officieel heeft vervangen. In geval van bloed- of aanverwantschap tot de vierde graad (aangetrouwde neven en nichten bijvoorbeeld) tussen een examinator en een student, of als een examinator door overmacht niet kan examineren, duidt de voorzitter van de examencommissie een plaatsvervanger aan.
Wanneer een bepaald opleidingsonderdeel door verschillende docenten wordt gedoceerd, kan elke docent als examinator voor het geheel optreden. In dat geval wordt ad valvas bekend gemaakt welke docent welke student examineert. Dat moet gebeuren ten laatste bij de officiële mededeling van de examenregeling.
Het is ook mogelijk dat verschillende docenten samen een vak ondervragen en tot één eindbeoordeling moeten komen. Zo een examenresultaat is meestal niet het rekenkundige gemiddelde van de deelcijfers, maar komt tot stand door een collegiale beslissing. De wijze waarop die eindbeslissing wordt gevormd, moet aan de studenten vooraf worden bekendgemaakt. Als de examencommissie zou bestaan uit vertegenwoordigers van alle opleidingsonderdelen van een opleiding, dan moet ook op voorhand voor de studenten duidelijk zijn wie van de examinatoren namens het opleidingsonderdeel aan de examencommissie zal participeren.
Examens over practica, seminaries of werkcolleges kunnen worden afgenomen door examinatoren die geen titularis zijn. Ook dan blijft de titularis verantwoordelijk voor de eindbeoordeling. Alleen hij kan eventueel lid zijn van de examencommissie.
Als iemand in de tweede of derde examenperiode een examen moet afleggen over een vak gedoceerd door een gasthoogleraar die niet meer aanwezig is, duidt de examencommissie een andere examinator aan, in samenspraak met de decaan.

Verloop van de examens en rol van de ombudspersoon

24. Wie kan getuige zijn bij een mondeling examen? (art. 10)

Soms kan men wel eens twijfelen of het examen objectief zal verlopen of verlopen is. Voor een schriftelijk examen kan men dat relatief eenvoudig nagaan. Er is immers een examenkopij en de student kan om inzage verzoeken (zie rubriek 51). Voor de mondelinge examens is een dergelijke controle van de objectiviteit moeilijker. Daarom heeft de rechtspraak altijd aangenomen dat deze examens op een of andere manier “openbaar” moeten zijn. Dat betekent geenszins dat een examen voor iedereen publiek toegankelijk is. Een student heeft echter het recht om – overigens net als een examinator – te vragen dat een getuige het examen bijwoont. Hij moet dit tijdig meedelen aan de voorzitter van de examencommissie. De rol van de getuige beperkt zich tot het bijwonen en eventueel notuleren, maar de betrokkene mag op geen enkele manier tussenkomen tijdens het examen. Er zijn ook enkele beperkingen inzake de personen die voor getuige in aanmerking mogen komen: het mogen geen bloed- of aanverwanten tot in de vierde graad zijn en evenmin studenten die in datzelfde academiejaar examen moeten afleggen bij die examinator.
Zowel na de eerste, tweede als derde examenperiode is er een inzagerecht van de student. Meer details hierover vindt men terug in rubriek 51.

25. Kan de identiteit van de examinandus worden gecontroleerd en kan die een bewijs vragen van deelname? (art. 14)

Bij deelname aan een examen, kan men vragen een bewijs van identificatie voor te leggen. Op die manier wil men fraude vermijden.
Een student kan zelf ook vragen een getuigschrift van examendeelname te krijgen. Als de examinator dan – wat in een zeer uitzonderlijk geval wel eens voorkomt – vergeet een punt voor te leggen op de beraadslaging, kan men aantonen dat men wel degelijk aan het examen deelnam en zal een regeling in het voordeel van de student kunnen getroffen worden.
Een regeling ten voordele van de student houdt geenszins in dat er zomaar willekeurig een examencijfer wordt vastgesteld. In principe moet elk examencijfer immers gebaseerd zijn op een examen en kan het dus bijv. niet bestaan uit een gemiddelde van de cijfers behaald door andere studenten op hetzelfde examen, of een gemiddelde van de eigen examencijfers voor andere opleidingsonderdelen, noch minder dus uit een totaal uit de lucht gegrepen cijfer. Er zal de facto een nieuwe examenafspraak moeten gemaakt worden.

26. Hoe moet het toezicht op een examen worden georganiseerd?

De examinator is verantwoordelijk voor het toezicht. Hij kan zich natuurlijk laten bijstaan door andere personeelsleden die mede waken over een correct verloop van het examen. Onregelmatigheden die vastgesteld worden door het toezichthoudend personeel, moeten door de examinatoren zelf bekrachtigd worden.

27. Welke vorm kan een examen aannemen en is erbij mondeling examen altijd recht op voorbereiding? (art. 30, 31)

De faculteit beslist over de examenvorm voor elk vak. Bij velen heerst de overtuiging dat een mondeling examen voorrang heeft. Dat principe is reeds lang in de wetgeving en rechtspraak verlaten. De faculteit moet nu de beste vorm zoeken, aansluitend bij de mogelijkheden en de te beoordelen bekwaamheden.
De examenvorm van een vak kan verschillend zijn in de verschillende examenperiodes. Die verschillen in examenvorm moeten duidelijk aan de studenten worden bekendgemaakt in het begin van het academiejaar. Wijzigingen achteraf moeten schriftelijk aan de studenten worden meegedeeld. Ook een examen dat individueel wordt verplaatst, kan op een andere wijze worden afgenomen, en hier kan de vorm uiteraard onaangekondigd verschillen. In elk geval moet het aan studenten tijdig duidelijk worden gemaakt welke de inleveringstermijnen zijn voor bepaalde werkstukken. In sommige gevallen kan de titularis nog uitzonderlijk een uitstel tot een bepaalde datum toestaan. De faculteit legt vast welke de sancties zijn voor niet-tijdig ingeleverde werkstukken: een nul of een “niet afgelegd”. De student wordt schriftelijk verwittigd als die sanctie wordt toegepast.

28. Kan een andere examenvorm worden gevraagd? (art. 31)

De student kan vragen om een schriftelijk examen mondeling of een mondeling examen schriftelijk af te leggen, als dat kan verantwoord worden om lichamelijke of psychische redenen. Om dezelfde redenen kunnen ook andere aanpassingen in examenvorm wenselijk zijn, zoals het gebruik van bepaalde hulpmiddelen (pc), meer tijd, ....
Wie meent hiervoor in aanmerking te komen, legt de aanvraag het best eerst voor aan de ombudspersoon. Officieel moet de aanvraag voor de opening van de examenperiode worden ingediend bij de voorzitter van de examencommissie. Hij beslist over het al of niet verlenen van de toestemming.
Studenten met een functiebeperking nemen steeds vooraf contact met de zorgcoördinatoren van de Cel Studeren met een functiebeperking. Meer informatie over de deadlines voor het opstarten van een aanvraag bij de zorgcoördinator is te vinden op de website http://www.kuleuven.be/functiebeperking. Wie je precies als contactpersoon voor welke problematiek kan aanspreken, is te vinden op http://www.kuleuven.be/functiebeperking/contact.html. De zorgcoördinatoren ondersteunen de aanvraag tot deze examenfaciliteit, op basis van een gedocumenteerde diagnose van de functiebeperking en een inschatting van de knelpunten bij examens. Zij leveren, na check van gegrondheid van de vraag een attest aangepaste examenvorm af waarop de wenselijke faciliteiten vermeld zijn. Dit attest blijft geldig gedurende de termijn vermeld op het attest. Na ontvangst van dit attest neemt de student contact op met de facultaire examenombuds om de faciliteiten per examen te concretiseren en om de aanvraag voor aangepaste examenvorm in te dienen bij de voorzitter van de examencommissie.

29. Quotering van de examens en weging: hoe gebeurt dat? (art. 32, 44)

Elk examen of deelexamen wordt op twintig punten beoordeeld. Indien er meerdere deelexamens zijn, worden de cijfers – eventueel met een weging waarbij de principes van de weging aan de studenten tijdig moeten bekendgemaakt zijn – geïntegreerd tot één cijfer op een schaal van 20, met uitzondering van de eindverhandeling of masterproef (zie rubriek IV.61). Het resultaat wordt uitsluitend in gehele getallen uitgedrukt. Ook hier vormt de eindverhandeling of masterproef de uitzondering: die wordt in de regel beoordeeld met één decimaal tenzij de faculteit anders beslist. Als achtergrond geldt hierbij dat het cijfer enerzijds vaak wordt samengesteld uit een weging van meerdere deelbeoordelingen en anderzijds dat de masterproef vaak zwaar doorweegt in de beoordeling van een opleiding. Door het hanteren van decimalen hier mogelijk te maken, voorkomt men al te grote afrondingsfouten. De faculteiten hebben ook de mogelijkheid te beslissen dat een bepaald opleidingsonderdeel niet op een schaal van 20 wordt beoordeeld, maar dat er enkel een niet-numerieke beoordeling zal verleend worden. In dat geval velt men dus het oordeel “geslaagd” of “niet-geslaagd”. Deze opleidingsonderdelen zullen dan niet meetellen voor het berekenen van de graad van verdienste. Het niet-geslaagd zijn wordt wel gelijkgesteld met een tolereerbaar onvoldoende (tenzij het facultair reglement beslist dat het als een niet-tolereerbaar resultaat wordt beschouwd). Voor zover nodig worden ook de resultaten van een examen afgelegd aan een andere universitaire instelling omgezet in dezelfde puntenschaal. Dit gebeurt onder toezicht van de examencommissie.
Het reglement bepaalt ook welk de consequentie is van een niet-afgelegd deelexamen in een groter geheel. Er kunnen zich verschillende mogelijkheden voordoen:
- de faculteit besliste dat men in elk geval moet slagen voor dat onderdeel van het opleidingsonderdeel. In dat geval krijgt men een resultaat “niet-afgelegd” voor het gehele opleidingsonderdeel;
- de faculteit besliste expliciet dat er een weging plaatsvindt op de onderdelen. In dat geval wordt er een 0-score ingebracht op het onderdeel en wordt de weging hierop toegepast.
In het geval de faculteit niets bijzonders bepaalde, wordt een 0-score ingebracht voor het onderdeel en wordt een ongewogen gemiddelde over de onderdelen gehanteerd.
Hoewel alle vakken in principe op eenzelfde schaal beoordeeld worden, betekent dat niet noodzakelijk dat zij bij een beoordeling over het eindresultaat even zwaar doorwegen. Het reglement bepaalt dat voor het berekenen van de eindresultaten de opleidingsonderdelen worden gewogen in verhouding tot hun studiepunten, maar het facultair reglement kan bepalen dat bepaalde opleidingsonderdelen of groepen ervan toch anders gewogen worden. Een wegingsregel moet in elk geval voldoende bekendgemaakt zijn bij het begin van het academiejaar. Ook voor deelexamens van vakken die over een geheel jaar worden gedoceerd, moet het relatieve aandeel van elk deelexamen vooraf worden vastgelegd. De titularis van het vak kan bovendien best bij de aanvang van het college de informatie over deze weging herhalen.

30. Mag een examinator examenresultaten meedelen? Hoe worden de resultaten wel meegedeeld? (art. 8, 28, 31, 32 en 39)

Het examenreglement expliciteert dat een examinator tot geheimhouding is verplicht. Hij mag bij het einde van het examen het resultaat niet meedelen aan de geëxamineerde. Ook zijn alle leden van de examencommissie en alle personen die op de beraadslaging aanwezig zijn - dus ook de ombudspersoon - tot geheimhouding over de beraadslaging en de stemmingen verplicht.
De resultaten van de examens worden schriftelijk aan de student meegedeeld door de facultaire studentenadministratie na afloop van elke examenreeks volgens een door de faculteit bepaalde procedure. Dat zal altijd een combinatie met K.U.Loket inhouden. Deze resultaten zijn definitief, behoudens betwisting of na een beslissing van de (bijzondere) examencommissie.
Voor sommige doelgroepen (zoals bijv. eerstejaars in een bacheloropleiding) kan de faculteit bijkomende vormen van bekendmaking organiseren.
Na het eerste semester verneemt de student tevens de resultaten van de deelexamens (examen op het einde van het eerste semester over een deel van een jaarvak). De titularis deelt ook mee hoe het deelcijfer zal worden geïntegreerd in het eindcijfer na de tweede examenperiode. Hierbij gaat het doorgaans niet over een loutere optelling van de twee deelcijfers maar over een geïntegreerd resultaat. De resultaten van de deelexamens na het tweede semester worden niet aan de studenten meegedeeld. De student verneemt het totaalcijfer voor het volledige opleidingsonderdeel via de studentenadministratie na de beraadslaging.
De resultaten van partiële evaluaties tijdens het jaar moeten echter wél door de titularis zelf aan de studenten worden meegedeeld. Het totaalpunt voor het vak (op basis van partiële evaluaties en afrondend examen) wordt naderhand volgens de gewone procedure meegedeeld.
Ook de tussentijdse evaluaties bij permanente evaluatie worden door de titularis zelf aan de studenten meegedeeld. Het totaalpunt (op basis van de permanente evaluatiecomponenten) wordt eveneens volgens de gewone facultaire procedure meegedeeld na de beraadslaging.
Studenten die ingevolge artikel 19 van het examenreglement het recht hebben gekregen om de examens te spreiden en die voor het eerst examen afleggen na de tweede examenperiode moeten zo snel mogelijk hun resultaten meegedeeld krijgen.
De studenten krijgen ook een meer situerend document dat het hun mogelijk maakt de voortgang in de hele opleiding te bewaken en zichzelf te situeren ten aanzien van collega’s (art. 52 examenreglement).

31. Wat is de rol van de ombudspersoon? (art. 25-28)

De ombudspersoon speelt een sleutelrol in het examengebeuren. Het examenreglement omschrijft omstandig zijn positie en het is duidelijk de bedoeling erover te waken dat de ombudspersoon als onafhankelijke bemiddelaar kan optreden tussen examinatoren en studenten.
De lijst van de aangestelde ombudsen (linken naar http://www.kuleuven.be/studieadvies/studiebegeleiding/ombudsen.html) voor het academiejaar 2009-2010 kan men raadplegen op het web. Van bij de aanvang van de organisatie van de examens wordt de ombudspersoon bij het examengebeuren betrokken. Hij bepaalt ook soeverein of en onder welke voorwaarden een student een verplaatsing van een examen (uitstel) kan krijgen binnen een examenperiode. Hij registreert ook de afwezigheden als de student zich voor bepaalde examens afmeldt.
De ombudspersoon neemt deel aan de beraadslaging, weliswaar zonder stemrecht. Wanneer er een conflict is tussen een student en een examinator, treedt hij op als bemiddelaar.
De examenregeling vermeldt wie ombudspersoon is en waar en wanneer hij bereikbaar is. Let wel: de ombuds is in geen geval een officiële belangenbehartiger van de student die bijv. in diens plaats een formeel beroep zou kunnen instellen.

32. Om welke redenen kan een examen eventueel verplaatst worden? (art. 11)

Volgens het examenreglement kunnen examens enkel om zwaarwichtige redenen verplaatst worden binnen de examenperiode. Het behoort tot de bevoegdheid van de ombudspersoon om een ingeroepen reden te beoordelen en eventueel een nieuwe regeling te treffen. Een doktersbriefje geeft dus niet automatisch recht op verplaatsing. De ombudspersoon beslist soeverein of hij toelating geeft om het examen te verplaatsen naar een ander tijdstip voor de beraadslaging.
In de praktijk geven de meeste ombudslui bij de aanvang van de examens richtlijnen over de verplaatsingsmogelijkheden. De ombudspersoon kan een verantwoordingsdocument (bijv. een doktersattest) eisen maar hij is hiertoe niet verplicht. De meeste ombudslui beoordelen de ingeroepen redenen na een gesprek met de student.
Hierbij enkele nuttige tips voor studenten die een verplaatsing overwegen:

Een verplaatsing vraag je aan vooraleer een examen plaats vindt.
Een verplaatsing van een examen, zelfs als je daarvoor zwaarwichtige redenen kan aanhalen, is niet per se gunstiger dan wanneer het examen op het voorziene tijdstip wordt afgelegd; je krijgt daardoor immers minder tijd voor je andere examens.
Anderzijds heeft het geen zin een examen af te leggen in abnormaal ongunstige omstandigheden als er eventueel een andere regeling kan worden getroffen.
Bij de beslissing om al dan niet verplaatsingen toe te staan, moet de ombudspersoon uiteraard niet alleen rekening houden met de belangen van de individuele student, maar ook met die van de examinator en met die van de medestudenten.
Bij verplaatsingen wordt niet altijd dezelfde examenvorm gegarandeerd.
De ombudspersoon kan een verplaatsing ook weigeren.
Je doet er goed aan contact op te nemen met de ombudspersoon en de situatie met hem open te bespreken op basis van redelijke argumenten.

Voor de examens van het eerste semester geldt een bijzondere regel voor wie aan een gepland examen niet kan deelnemen. De student kan aan de faculteit vragen het examen nog te mogen afleggen in de tweede examenperiode. Ook hier moet een zeer goede reden voorhanden zijn. Als de verplaatsing wordt toegestaan, wordt ook de examenvorm meegedeeld.
Voor studenten met leerstoornissen kan via dit artikel een optimalere spreiding van de examens binnen de zittijd gerealiseerd worden. Studenten die hiervoor in aanmerking komen leggen hiertoe het attest aangepaste examenvorm voor dat is afgeleverd door de zorgcoordinator van de Cel Studeren met een functiebeperking (zie rubriek 28 in dit vademecum).

33. Niet deelnemen aan een gepland examen. Is er meldplicht? (art. 18)

De student die voor een examenperiode is ingeschreven maar niet wenst aan één of meerdere examens mee te doen, moet dit onmiddellijk aan de ombudspersoon meedelen die de examinatoren en andere diensten verwittigt, zoals bepaald in artikel 18. Tijdige verwittiging is een kwestie van solidariteit met de medestudenten en van respect ten opzichte van de examinatoren. Onaangekondigde afwezigheden kunnen immers een vlotte examenregeling verstoren. Een tijdige verwittiging is ook in het belang van de student zelf. Het is altijd aangewezen een belangrijke beslissing nog eens met de ombudspersoon te bespreken.
De verwittiging kan schriftelijk of mondeling (zelfs telefonisch) gebeuren. In elk geval gebeurt dit best persoonlijk..

34. Welke maatregelen zijn mogelijk bij ziekte of andere ernstige problemen? (art. 18)

Wie ziek is of met een ernstig probleem te kampen heeft, neemt best zo snel mogelijk contact op met de ombudspersoon. Misschien kan/kunnen het (de) examen(s) nog verplaatst worden binnen de examenperiode. Voor de derde examenperiode kan de examenperiode open gehouden worden tot 30 september bij beslissing van de examencommissie. Deze limietdatum wordt enkel gehanteerd in zeer uitzonderlijke gevallen. Na deze datum kan geen examen meer geldig worden afgenomen.
Wie om zwaarwichtige redenen voor één of meerdere examens moet afhaken in de eerste examenperiode, kan eventueel beroep doen op artikel 17 van het examenreglement. Dit houdt in dat een aanvraag wordt ingediend tot inhalen van het (de) examen(s) in de tweede examenperiode.

35. Wat zijn de sociale gevolgen van het niet deelnemen aan de examens of hst stopzetten van de studies?

Om het studeren financieel mogelijk te maken, geeft de overheid een aantal tegemoetkomingen zoals kinderbijslag, studiefinanciering. Wie overweegt de examens definitief stop te zetten, moet even stilstaan bij de mogelijke sociale gevolgen.
Zeer in het algemeen kan men stellen dat de wetgever ervan uitgaat dat een student aan alle onderwijsactiviteiten moet deelnemen. Meestal wordt deelname aan de examens niet expliciet vereist.
Wie niet alleen de examens stopzet, maar ook de inschrijving als student annuleert, verliest het statuut van student met alle gevolgen. Uitschrijven kan tot uiterlijk 15 mei. Wie uitschrijft, kan zich vanaf dat ogenblik melden bij de VDAB en zijn wachttijd aanvatten. Het recht op kinderbijslag vervalt dan als student, maar kan opnieuw aangevraagd worden als schoolverlater. Wie niet is uitgeschreven voor 15 mei en niet deelneemt aan de tweede examenperiode, kan de wachttijd ten vroegste aanvatten vanaf 1 augustus.
Voor de studietoelage is de deelname aan de examens geen criterium voor terugvordering, maar wel de uitschrijving. In dat geval kan de studietoelage onder bepaalde voorwaarden gedeeltelijk teruggevorderd worden. De Vlaamse Administratie die de studiefinanciering verleent, verkrijgt van onze Studentenadministratie de lijst van de uitgeschreven studenten.
Studies tijdelijk dan wel definitief stopzetten, kan dus belangrijke sociale gevolgen hebben. Het is dan ook raadzaam de student te verwijzen naar de Sociale dienst van Studentenvoorzieningen. Ook de studieaspecten zoals verder studeren, heroriënteren, remediëren, worden best grondig besproken. Hiervoor kan men terecht bij de dienst Studieadvies.
Het financieringsdecreet introduceerde vanaf 2008-2009 een leerkrediet, waarbij de financiering van de student ten aanzien van de universiteit en bijgevolg het recht op inschrijven zal samenhangen met de studievordering. Voor meer uitleg, zie I.2.

De beraadslaging

36. Wie neemt deel aan de beraadslaging en is stemgerechtigd?

Dit verschilt grondig ten aanzien van vroeger (zie ook rubriek 22). Vroeger was een examencommissie een groep examinatoren geordend per programma- of studiejaar. Afhankelijk van de reeks opleidingsonderdelen die de student gedurende dat jaar had opgenomen, werd binnen die groep bepaald wie stemgerechtigd was. Een examencommissie is nu bevoegd voor een hele opleiding, tenzij de faculteiten gebruik maakten van hun mogelijkheid om per opleidingsfase nog een onderscheid te maken. Die commissie zal in de regel niet meer bestaan uit alle examinatoren van de opleiding: het facultair reglement bepaalt hoe de commissies eruit zien. Vanaf nu zijn alle leden van zo’n examencommissie stemgerechtigd, zelfs als zij de student dat academiejaar of gedurende de gehele opleiding niet geëxamineerd hebben.
De examencommissie beslist geldig als meer dan de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. De ombudspersoon is, zonder stemrecht, aanwezig bij de beraadslaging. Hij kan de examencommissie alle inlichtingen verstrekken die relevant lijken en, net als de leden van de examencommissie, een geheime stemming vragen. Alle stemmingen over een student zijn per definitie geheim.
De examencommissie beslist als college. Het resultaat wordt per gewone meerderheid vastgesteld.

37. Moet de student aanwezig zijn tijdens de beraadslaging? (art. 38)

Het examenreglement bepaalde vroeger dat de studenten zich tijdens de beraadslaging ter beschikking van de examencommissie moesten houden. Dat is niet meer nodig. Als een student ter beschikking moet zijn, moet dit op voorhand door de voorzitter van de examencommissie meegedeeld worden.
Deze afschaffing van de plicht om ter beschikking te staan doet geen afbreuk aan de plicht om fysiek in staat te zijn kennis te nemen van de resultaten wanneer deze publiek worden gemaakt (zie rubrieken 30 en 49). De beroepstermijn voor een eventuele klacht begint immers dan te lopen, ook voor degene die dan al op vakantie vertrokken is en dus later kennis neemt van zijn resultaat.

38. Hoe verloopt een beraadslaging? (art. 37-48)

Er wordt een formele beraadslaging gehouden na elke examenperiode. Zoals reeds vermeld, handelt de examencommissie hierbij als college. Alle aanwezige leden nemen betreffende elke student aan de beraadslaging deel. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van het aantal stemgerechtigden.
Bij stemmingen heeft elk lid maar één stem. Ongeldige stemmen en onthoudingen worden niet meegerekend. Bij eventuele staking van stemmen (evenveel positieve als negatieve stemmen), geldt het voor de student meest gunstige voorstel als beslissing van de examencommissie. Meestal wordt er echter niet gestemd en wordt het voorstel van de voorzitter gewoon gevolgd. Elk lid van commissie en zelfs de ombuds kan echter vragen dat er geheim wordt gestemd.
Volgens deze regels bepaalt de examencommissie autonoom en bij gewone meerderheid het examenresultaat van een student. Daarbij moet de examencommissie zich houden aan de bindende criteria zoals vastgelegd in het examenreglement (zie rubrieken 39 en 40).
Bovendien moeten ook de additionele facultaire regels worden toegepast (bijv. zijn er opleidingsonderdelen waarvoor de student alleszins moet slagen, welke wegingsregels zijn er?). De commissie kan in principe alleen rekening houden met regels die bij het begin van het academiejaar bekend gemaakt zijn.
Soms zal op een tijdstip vooraf aan de beslissing of uiterlijk tijdens de beraadslaging een consultatie moeten plaatsvinden met een examinator die geen deel uitmaakt van de examencommissie. Dit is immers verplicht in het geval een examencommissie meent dat een cijfer kennelijk onredelijk is en voorstelt het bijgevolg aan te passen. “Kennelijke onredelijkheid” is een geëigende term uit de rechtspraak en veronderstelt dat een beoordeling in de gehele context waarin deze plaats vindt, niet kan worden geaccepteerd wegens zeer ernstig gebrek (bijvoorbeeld: een examinator heeft alle studenten van een grote groep een onvoldoende gegeven). Dat is bijgevolg een maatregel die niet lichtzinnig kan toegepast worden: in de regel blijft elke examinator zelf verantwoordelijk om na te gaan welke criteria hij hanteert en of de student daar in redelijkheid aan beantwoordt.
De voorzitter en de secretaris van de examencommissie stellen een beraadslagingsverslag op. Daarin zijn opgenomen de presentielijst van de commissieleden, door hen ondertekend; alle resultaten waarmee bij de beraadslaging rekening werd gehouden; het eindresultaat van de student; in geval van vastgestelde onregelmatigheden, een korte weergave van de feiten, een uitspraak over de voorbedachtheid, de verklaring dat de student gehoord werd en de genomen sanctie. Ook bevat het beraadslagingsverslag de namen van de studenten voor wie uitzonderlijke omstandigheden of zwaarwichtige redenen werden vastgesteld en de argumenten die een rol hebben gespeeld bij die beslissing (cf. volgende rubrieken 40, 41, 42). Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

39. Welke criteria worden gehanteerd voor het slagen voor een opleidingsonderdeel? (art. 43)

Met betrekking tot de resultaten van een individueel opleidingsonderdeel vindt er in de regel geen formele beraadslaging vast. Van zodra je een 10 op 20 hebt behaald, ben je voor dat opleidingsonderdeel geslaagd en behaal je ook formeel een creditbewijs. Hetzelfde gebeurt voor die opleidingsonderdelen waarvoor beslist is dat er enkel een niet-numerieke beoordeling zal plaatsvinden en de examinator voorstelt dat je “geslaagd” bent. Enkel in het geval van betwistingen met betrekking tot dat opleidingsonderdeel zal er formeel over een individueel opleidingsonderdeel en de gevolgen ervan een beraadslaging plaatsvinden. Die betwisting kan er zijn doordat de student een onregelmatigheid heeft begaan of doordat de examencommissie van oordeel is dat er een kennelijk onredelijk resultaat wordt voorgesteld.

40. Welke criteria worden gehanteerd voor het slagen voor een opleidingsfase?

Dit is de belangrijkste vernieuwing voor 2009-2010. Hoewel opleidingen van meer dan 60 studiepunten nog wel gestructureerd worden volgens opleidingsfasen, vindt er geen beoordeling meer plaats over het slagen voor zo’n fase. De examencommissies leggen alleen de resultaten vast. Studenten die nog ten minste 120 studiepunten verwijderd zijn van het behalen van hun bachelordiploma en die niet ten minste 50% van de studiepunten behaalden waarvoor ze inschreven, worden door de faculteit uitgenodigd voor een adviesgesprek. Er zullen hen ook bindende voorwaarden worden opgelegd voor het eerstvolgende jaar. Halen ze dan geen 50% cumulatieve studie-efficiëntie, dan mogen zij niet opnieuw inschrijven aan de K.U.Leuven. De examencommissie heeft ook het recht om eventueel een specifiek advies uit te brengen. Het is moeilijk voorspelbaar in welke mate de examencommissies hiervan gebruik zullen maken.

41. Welke criteria worden gehanteerd voor het slagen voor een opleiding? (art. 46)

Het slagen voor een opleiding is een mechanisme waarvoor de verantwoordelijkheid nog meer dan vroeger bij de individuele student ligt. Hij moet hierbij wel rekening houden met de studievoortgangsbewakingsregels.
Een student heeft het recht te slagen voor een opleiding in 2 hypothesen:
a) hij is geslaagd voor alle opleidingsonderdelen (eventueel onder de vorm van een vrijstelling).
b) hij is niet geslaagd voor alle opleidingsonderdelen, maar voldoet aan alle van de volgende voorwaarden :
- hij behaalde ten minste 50% over het gewogen geheel van de opleiding (wie dus minder dan 50% haalt, kan nooit slagen);
- hij behaalde op het geheel van de opleiding maximaal 10% tolereerbare onvoldoendes. Een tolereerbare onvoldoende is een 8 of 9 op 20. Een niet-numerieke beoordeling “niet geslaagd” is tolereerbaar. Enkel wanneer de faculteit dit expliciet aangeeft in het aanvullend examenreglement kan een niet-numerieke beoordeling “niet geslaagd” ook niet-tolereerbaar zijn. Voor de norm van 10% wordt uitgegaan van het effectief opgenomen pakket door de student. Wie dus voor 20 van de 180 studiepunten vrijstelling kreeg, kan maar voor 16 in plaats van 18 studiepunten tolereerbare resultaten “inzetten”. Door het opnemen van extra-vakken kan de student de tolerantiegrens niet verhogen bovenop het wettelijk normcijfer van de opleiding. Wie dus meer dan 180 studiepunten opneemt voor een bacheloropleiding, blijft op het vlak van tolerantiemogelijkheden begrensd tot 18 studiepunten. Men wil hiermee vermijden dat studenten door het opnemen van extra-keuzevakken zichzelf meer vrijgeleiden creëren voor moeilijkere vakken;
- hij behaalde geen onvoldoendes op opleidingsonderdelen waarvoor de faculteit expliciet bepaalde dat men in elk geval moet slagen of behaalde niet meer dan een beperkt volume tolereerbare onvoldoendes, uitgedrukt in studiepunten, als de faculteit expliciet bepaalde dat er niet meer dan een bepaalde hoeveelheid tekorten mochten voorkomen in een bepaalde groep opleidingsonderdelen.
Daarbovenop kan de student met ontolereerbare resultaten of met overschrijding van de maximumtolerantiegrens eventueel nog geslaagd verklaard worden door de examencommissie wanneer zij meent dat er bijzondere omstandigheden zouden voorhanden zijn. De commissie zal dit moeten motiveren. En zij zal ten aanzien van alle studenten in soortgelijke omstandigheden een gelijke behandeling moeten verzekeren. Het gaat hier meer dan vroeger om een zeer uitzonderlijke maatregel, waarop een student niet kan of mag rekenen.

42. Zijn er bijzondere criteria voor het slagen voor bijzondere types opleidingen (voorbereidings-, schakelprogramma’s, postgraduaten)?

De overschakeling naar de diplomaruimte maakt de beoordelingssystematiek voor alle opleidingstypes uniform. Waar er vroeger allerlei specifieke regeltjes waren in verhouding tot de omvang van een opleiding en de wijze waarop deze ingedeeld was, vallen deze bijzondere regels vanaf 2009-2010 weg.

43. Wanneer wordt er (verplicht) geheim gestemd? (art. 42)

Als een lid van de examencommissie of de ombudspersoon erom verzoekt, moet er geheim worden gestemd. Wanneer deze stemming wordt gevraagd, moet die ipso facto ook gehouden worden. Er kan niet over worden gediscussieerd. Over een student moet altijd geheim worden gestemd.

44. Welke graad van verdienste wordt op het diploma vermeld? (art. 47)

Voor een geslaagde student wordt een graad van verdienste berekend. Die zal verleend worden volgens de volgende methode:
- op voldoende wijze, als de student minder dan 68% als gewogen examenscore heeft behaald;
- onderscheiding, op voorwaarde dat de student ten minste 68% als gewogen examenscore behaalt;
- grote onderscheiding, op voorwaarde dat hij ten minste 77% als gewogen examenscore heeft behaald;
- grootste onderscheiding, op voorwaarde dat de student ten minste 85% als gewogen examenscore heeft behaald;
- grootste onderscheiding en de gelukwensen van de examencommissie, op voorwaarde dat de student ten minste 90% als gewogen examenscore heeft behaald.
De berekening vindt plaats op het geheel van de opleiding. Voor studenten die wel voldoen aan de deze criteria, maar die in studiepunten uitgedrukt meer dan 5% tolereerbare onvoldoendes hebben, kan de faculteit beslissen dat om dezelfde graad van verdienste te behalen een hoger percentage moet worden behaald. Er wordt geen graad van verdienste toegekend aan studenten waarvan het feitelijk opgenomen studieprogramma minder dan 20 studiepunten bedraagt. Evenmin wordt een graad van verdienste toegekend voor een schakel- of voorbereidingsprogramma.

45. Hoe verloopt de beoordeling van deeltijds ingeschreven studenten of studenten met een geïndividualiseerd studietraject?

Ook voor deze vraag biedt de diplomaruimte vanaf 2009-2010 een vereenvoudiging. Waar er vroeger allerlei specifieke regels waren voor deeltijdse studenten of studenten met een geïndividualiseerd traject, ressorteren zij nu ook onder dezelfde regels met betrekking tot het slagen en verkrijgen van een graad van verdienste.

Onregelmatigheden

46. Welke procedure treedt in werking bij onregelmatigheden en conflicten tijdens de examens? (art. 49, 51, 60)

Wie betrokken is bij een onregelmatigheid of een conflict heeft met een examinator, raadpleegt best de ombudspersoon. Als de onregelmatigheid of het conflict een correct verloop van de examens in het gedrang brengt, moet de ombudspersoon de voorzitter van de examencommissie hierover inlichten. Elke betrokkene kan zich ook rechtstreeks tot de voorzitter wenden. Die bemiddelt en neemt voorlopige maatregelen om het correcte verloop van de examens te waarborgen. In het geval van onregelmatigheden vanwege de examinator beslist uiteindelijk altijd de examencommissie en hoort de beperkte examencommissie in elk geval de student (zie ook rubriek 57).
Als student kan je natuurlijk ook onregelmatigheden begaan. Als een onregelmatigheid wordt door het examenreglement zeer breed elke daad beschouwd waardoor je als student de interpretatie van je eigen werk bemoeilijkt. Het kan hier gaan om spieken tijdens de examens of andere vormen van ongeoorloofd gebruik van materiaal. Met betrekking tot opdrachten in de loop van het academiejaar wordt vooral zwaar getild aan elke vorm van plagiaat, d.w.z. elke vorm van kopiëren van teksten zonder dat je duidelijk verwijst. Dat kan bijv. ook het overnemen van eigen werk zijn. Citeren is op zich immers niet verkeerd, maar je moet duidelijk het onderscheid maken met wat je eigen originele bijdrage is. Met het oog op deze aspecten is er een specifieke webstekpagina: http://www.kuleuven.be/plagiaat/index.html.
Wanneer er een onregelmatigheid wordt verondersteld, mag je in elk geval verder de examens van die examenperiode blijven afwerken tot de examencommissie beslist heeft over het bestaan van de fraude, de ernst ervan en de toe te passen sanctie. Wie betrapt wordt op een onregelmatigheid tijdens een examen, mag ook dat examen verder afwerken, na inbeslagname van de betwiste stukken en van de examenkopij. De student krijgt dan een nieuwe examenkopij. De student wordt in elk geval gehoord door de beperkte examencommissie vooraleer een uitspraak wordt geveld.

47. Welke sancties kunnen worden opgelegd bij een onregelmatigheid? (art. 51)

De sanctiewaaier is zeer breed, gaande van een aangepast cijfer voor het werkstuk, een 0 voor het examen, tot het verlies van alle cijfers voor de betrokken examenperiode en zelfs de afwijzing voor de rest van het academiejaar. De examencommissie neemt de uiteindelijke beslissing rekening houdend met een resem omstandigheden (hoever men in de opleiding zit, zwaarte van het vergrijp, eventuele recidive enz.) maar als zij beslist tot de allerzwaarste sancties dan moet dit bekrachtigd worden door een fraudecommissie.

Mededeling en bespreking van de examenresultaten

48. Wanneer zijn de examenresultaten definitief? (art.51, 52, 61, 62)

De resultaten bekendgemaakt in januari zijn even definitief als die meegedeeld tijdens volgende examenperiodes. Er zijn slechts 2 uitzonderingen op het definitieve karakter:
a) als men na de beraadslaging kan vaststellen dat er zich een materiële vergissing heeft voorgedaan (bijv. identiteit van studenten verwisseld). Een vergissing die geen invloed heeft op het slagen voor een opleidingsonderdeel of de opleiding evenmin als voor de behaalde graad van verdienste, wordt door de beperkte examencommissie rechtgezet. Als er reeds examenresultaten zijn meegedeeld aan de student, deelt de administratieve dienst aan de student een gecorrigeerd examenresultaat mee. De voorzitter en de secretaris rapporteren hierover bij een volgende vergadering van de examencommissie. Als de vastgestelde vergissing wel invloed kan hebben op het slagen voor een opleidingsonderdeel of de opleiding, of de behaalde graad van verdienste, roept de voorzitter de examencommissie zo snel mogelijk opnieuw samen. De vastgestelde resultaten kunnen nog worden gewijzigd:
- in het nadeel van de student binnen een termijn van 10 kalenderdagen na de eerste mededeling van de resultaten;
- in het voordeel van de student zonder dat hiervoor een termijn geldt.
b) bij een zeer ernstige onregelmatigheid kan de universiteit een genomen gunstige beslissing juridisch als onbestaande beschouwen en ongeacht het moment waarop de onregelmatigheid wordt vastgesteld, beslissen dat de behaalde resultaten nietig zijn en de eventueel afgeleverde creditbewijzen, getuigschriften en diploma's terugvorderen. Deze beslissing wordt pas definitief na bekrachtiging door de fraudecommissie. De beroepstermijn begint te lopen na mededeling van deze bekrachtiging.

49. Hoe worden de examenresultaten voor een gehele opleiding meegedeeld? (art. 53)

De resultaten worden aan de studenten kenbaar gemaakt volgens een door de faculteit vastgestelde regeling (zie rubriek 30). Dat zal in elk geval in combinatie met K.U. Loket gebeuren, maar meestal gecombineerd worden met een of andere vorm van plechtige proclamatie, zeker als het een masteropleiding betreft.
De proclamatie is slechts een bekendmaking van het examenresultaat zoals het door de examencommissie werd vastgesteld. Enkel die beslissing is geldig. Een foutieve mededeling van de resultaten creëert voor de student geen recht op dat resultaat. De beslissing van de examencommissie heeft voorrang op het meegedeeld resultaat.
Op elke tussentijdse mededeling van resultaten worden de examencijfers meegedeeld in normale cijfers (behalve als er een niet-numerieke beoordeling plaatsvond, want dan krijgt men de code P – van “pass”) maar voor het diplomasupplement worden ze aangevuld met codetekens zoals bepaald in artikel 53 van het examenreglement. Een C staat voor een behaald credit. Voor geslaagde studenten met onvoldoendes worden de cijfers vervangen door een code T (van “tolerated”).

50. Binnen welke termijn kan men beroep instellen? (art. 63)

Een beroep bij de vicerector Studentenbeleid moet per e-mail worden ingesteld binnen een vervaltermijn van vijf kalenderdagen die ingaat de dag na:
- de schriftelijke mededeling van de resultaten in uitvoering van artikel 52 en 53 van dit reglement;
- de schriftelijke mededeling van beslissingen genomen buiten de examenperiode;
- de schriftelijke mededeling van de resultaten voor een gehele opleiding.
De beroepstermijn tegen de beslissingen begint te lopen vanaf het ogenblik van schriftelijke mededeling, ook als de publieke mededeling eerder gebeurde. In het geval de resultaten beschikbaar worden gesteld via K.U. Loket/Toledo, begint de beroepstermijn te lopen vanaf het ogenblik dat de resultaten konden worden bekeken, zelfs als de student draalt met het kennisnemen.
De wetgeving heeft het wel degelijk over kalenderdagen en geen werkdagen. Dat is geen autonome beslissing van de universiteit. Een beroep dat buiten die termijn wordt ingesteld, is onontvankelijk en wordt dus zelfs niet bekeken, hoezeer je als student ook gelijk zou mogen hebben. Daarom is het als student belangrijk niet meteen na de examens op vakantie te verdwijnen. Als de laatste dag van de vervaltermijn zou gelijkvallen met een zondag, kan je je beroep nog op maandag instellen.

51. Kan ik beroep doen op een nabespreking van het examen en welke inzagemogelijkheden heb ik verder? (art. 54)

Gedurende de vijf kalenderdagen volgende op de bekendmaking van de resultaten zijn de examinatoren volgens een vooraf bekendgemaakte regeling ter beschikking van de student, voor een individuele of collectieve nabespreking. Als de vijfde kalenderdag op een zondag valt, is de maandag de laatste dag. De student kan niet eisen op een ander ogenblik een nabespreking te krijgen als deze momenten toevallig niet passen. Die regeling wordt ook tijdig voor de examenperiode bekendgemaakt aan de student. Van deze mogelijkheid kan de student dus nog nuttig gebruik maken om te oordelen of hij een toegekend resultaat al of niet zal betwisten.
Daarnaast en daarna bestaat de mogelijkheid – ter zelfremediëring – een inzagerecht uit te oefenen. Men krijgt slechts inzage in eigen documenten en enkel voor zover deze geannoteerd zijn. Men kan dus niet eisen te vergelijken met kopijen van andere studenten of aparte notities van een examinator opeisen. Onmiddellijk aansluitend bij de inzage kan de student, op zijn verzoek, ook een nabespreking hebben met de examinator. Het verzoek tot inzage wordt ingediend na de betrokken examenperiode en uiterlijk een maand na afloop van het academiejaar. De student kan zich laten bijstaan door een persoon naar keuze, voor zover dat niet een student is die in datzelfde academiejaar over het opleidingsonderdeel zelf examen moet afleggen of een student die in datzelfde academiejaar door de betrokken examinator moet worden ondervraagd. De universiteit behoudt zich het recht voor een redelijke vergoeding te vragen voor een kopie van examendocumenten.
De student heeft ook recht van inzage in beraadslagingsverslag als hij kan aantonen dat hij daar belang bij heeft en slechts voor zover het zijn eigen gedeelte betreft.
Aanvraag tot inzage in kopijen of het beraadslagingsverslag kan enkel door de student worden gevraagd. Ook heeft enkel de student zélf recht op schriftelijke informatie over zijn resultaat. Ouders of derden kunnen mededeling vragen van het officiële examenresultaat aan de vicerector studentenbeleid die de vraag onderzoekt, rekening houdend met de wet op de bescherming van privacy. Zij hebben in elk geval geen recht op overlegging van het gedetailleerde examenresultaat.

Behoud van examencijfers

52. Behoud van examencijfer (credits) versus vrijstelling (art. 56-57)

Zie hiervoor de toelichting in de rubriek onderwijsregeling vooraan (rubriek II.11).
Een vrijstelling is klaar en duidelijk alleen iets dat wordt verleend aan een geslaagde student die van opleiding of instelling verandert. Als in de nieuwe opleiding in de nieuwe instelling een opleidingsonderdeel voorkomt dat voldoende equivalent is met wat de student elders volgde, kan hij hiervoor een vrijstelling vragen. Hoewel het aan de student toekomt om in eerste instantie de nodige argumenten aan te brengen om de equivalentie aan te geven, mag de opleiding niet lichtzinnig en zonder motivering een vrijstelling weigeren. Het gevolg is dat de student niet meer verplicht is om dat opleidingsonderdeel opnieuw te volgen. Op het diplomasupplement zal later ook staan dat men een vrijstelling kreeg. Het cijfer dat men meebrengt uit de andere opleiding of instelling wordt echter niet overgenomen, tenzij het zou gaan om identiek hetzelfde opleidingsonderdeel van de K.U.Leuven.
Waar men vroeger “overdracht” gebruikte als term voor een student die zijn cijfer mocht behouden, zolang hij nog niet geslaagd was in een bepaald programmajaar, is die term nu verdwenen. Elk opleidingsonderdeel levert immers een apart aantal credits op en dat weerspiegelt zich in een creditbewijs. Het aantal credits staat aan de K.U.Leuven in elk geval gelijk met het aantal studiepunten dat aan een opleidingsonderdeel is toegekend. Een apart creditbewijs zal een student die een opleiding met succes afrondt niet te zien krijgen. Zolang hij aan de K.U.Leuven blijft studeren in eenzelfde opleiding worden de credits in een databank opgeslagen en op het einde van de opleiding worden de behaalde credits vermeld op het diplomasupplement. Studenten die van opleiding of van instelling veranderen zullen wel op verzoek een apart papieren creditbewijs krijgen. De credits voor een bepaald opleidingsonderdeel zijn verworven van zodra 10 op 20 is behaald of men bij een niet-numerieke beoordeling geslaagd is verklaard. Wie niet voldoet aan de criteria voor het behalen van de credits, maar toch geslaagd wordt verklaard voor een programmajaar zal dus deze credits niet toegekend krijgen binnen de context van zijn diploma en ze dus ook niet vermeld zien staan op het diplomasupplement. Wie absoluut toch die aparte credits – los van het verkregen diploma –wil behalen, kan alsnog via een apart creditcontract (of examencontract met het oog op het verwerven van de credit) deze credits behalen en zal deze weerspiegeld zien in het specifiek creditbewijs dat dan bij het creditcontract hoort.
Voor partiële evaluaties die worden georganiseerd voor verschillende deelactiviteiten van een opleidingsonderdeel, kan de faculteit bepalen dat het resultaat van de deelbeoordeling ook in het eindcijfer van de tweede respectievelijk derde examenperiode van hetzelfde academiejaar wordt opgenomen. In dat geval gaat het niet over overdrachten uit het oude systeem of credits in het nieuwe systeem, maar eerder over het integreren of overzetten van een deelpunt. Vanaf 2005-2006 is het ook mogelijk dat voor opleidingsonderdelen die bestaan uit meerdere onderwijsleeractiviteiten, waaraan telkens aparte studiepunten verbonden zijn, deelcijfers worden overgezet naar een volgende examenperiode in hetzelfde of zelfs een volgend academiejaar om daar geïntegreerd te worden met een ander deelcijfer tot het totale examenresultaat voor een volledig opleidingsonderdeel. Het meest bekende voorbeeld is dit van een opleidingsonderdeel dat bestaat uit een gedeelte theorie en een gedeelte practicum. De faculteit kan oordelen dat het niet meer zinvol is om een zeer goed practicum te herdoen, zelfs als men niet voor het geheel slaagde. De aanvullende facultaire reglementering maakt duidelijk of er bepaalde opleidingsonderdelen in dat geval verkeren.

53. Hoe worden examenresultaten verrekend in een volgend academiejaar? (art. 56-58)

Elke 10 (of bij een opleidingsonderdeel met niet-numerieke beoordeling “geslaagd”) levert een creditbewijs op dat ten minste verworven is voor de eerstvolgende vijf academiejaren. Herkansen om een hoger cijfer te behalen is niet toegelaten (tenzij dit later in de context van een apart creditcontract zou worden gedaan – zie rubriek 52). Soms kan ook een deelcijfer – zie ook voorgaande rubriek – meegenomen worden naar een volgend academiejaar.
Voor cijfers die nog zijn behaald in het academiejaar 2004-2005 gelden dezelfde principes. Ook resultaten die uit voorgaande jaren werden overgedragen naar het academiejaar 2004-2005 worden vanaf dan als credits behandeld en vanaf dan loopt een termijn van ten minste 5 jaar vooraleer een faculteit eventueel een actualiseringsprogramma kan opleggen. Voor de cijfers uit jaren voorafgaand aan 2004-2005 betekent dit wel dat zij via de toen geldende bepalingen overgedragen moesten zijn tot in 2004-2005. Een cijfer behaald in het academiejaar 2003-2004 kon slechts worden overgedragen vanaf 12 (practica en gelijkgestelde opleidingsonderdelen uitgezonderd). Voor cijfers verworven in daaraan voorafgaande jaren geldt bovendien dat men nog aan bijkomende voorwoorden moet hebben voldaan. De overdrachten bleven ook maar geldig voor drie jaar. Aldus konden in het academiejaar 2004-2005 slechts overdrachten worden gevaloriseerd voor cijfers behaald in het academiejaar 2001-2002 of later.
Het is dus niet zo dat elk cijfer uit het verleden nu automatisch als een credit kan worden verzilverd en nu opnieuw als een credit kan worden ingezet.
Credits gelden vanaf nu volgens de onderwijsregeling van de K.U.Leuven in principe voor onbepaalde duur. Wel kan de faculteit, als men na vijf jaar nog altijd niet geslaagd is voor de gehele opleiding, eventueel een actualiseringsprogramma opleggen. Die modaliteiten moeten zijn bepaald in de facultaire onderwijsinformatie.
Tolereerbare onvoldoendes kan een student laten staan in een volgende examenperiode of een volgend academiejaar. In het volgende rubrieknummer wordt beschreven in welke gevallen hij zowel niet-tolereerbare als tolereerbare onvoldoendes in elk geval moet herdoen. Een student kan toch beslissen ook tolereerbare onvoldoendes die hij niet verplicht moet herdoen, opnieuw af te leggen. Hij doet dit in de regel door in een volgende toegelaten examenperiode binnen het academiejaar opnieuw in te schrijven voor een examen of door het eerstvolgende academiejaar het opleidingsonderdeel opnieuw in zijn studieprogramma op te nemen. Uitzonderlijk kan hij ook later in de opleiding, voorzover de faculteit hiermee instemt, nog tolereerbare onvoldoendes herdoen, maar dan op basis van de leerstof van dat lopende academiejaar (zie ook rubriek III.21).

Spreiding van examens voor bijzondere groepen

54. Welke bijzondere categorieën kunnen bijzondere regelingen krijgen? (art. 19)

Het onderwijsreglement bepaalt dat bepaalde categorieën studenten bijzondere geïndividualiseerde programma's kunnen krijgen. Werkstudenten, topsporters enz. kunnen van die bepalingen gebruik maken om een programma dat normaal slechts vol- en halftijds kan gevolgd worden eventueel te spreiden over een langere termijn. Daarnaast bevat ook het examenreglement nog specifieke mogelijkheden om de examens binnen een academiejaar te spreiden. De spreiding kan onder meer voor studenten die:
- een ernstige functiebeperking hebben;
- een ernstige medische reden hebben;
- erkend zijn als topsporter of -kunstenaar;
- ten minste 80u per maand werken en ten minste 27 studiepunten effectief moeten afleggen;
- twee voltijdse opleidingen combineren (waarbij ze voor elk van de opleidingen nog ten minste 54 studiepunten effectief moeten afleggen);
- studentenvertegenwoordigers die zijn afgevaardigd in de bestuursorganen van de universiteit, voor zover hun vertegenwoordigend werk rechtstreeks zou interfereren met deelname aan de normale examenreeks of examenmodaliteiten. Alle aanvragen worden zo spoedig mogelijk gericht aan mevr. Annita Follon, directeur studentenadministratie, uiterlijk een week voor de Kerstvakantie met het oog op de examens van januari en uiterlijk een week voor de aanvang van de Paasvakantie voor alle andere examens.
Studenten met een functiebeperking nemen eerst contact op met de zorgcoördinatoren van de Cel Studeren met een functiebeperking (zie rubriek II.28 hierboven).
Examenspreiding ontslaat de student niet van de verplichting aanwezig te zijn op uitdrukkelijk verplicht gestelde activiteiten en betekent evenmin dat de student een afwijking krijgt op de normaal gebruikte werk- en examenvormen. Waar dit uitzonderlijk toch nodig blijkt, zal de directeur studentenadministratie in overleg met de faculteit een regeling treffen.
Het is dus niet de student die eigenhandig bepaalt welke faciliteiten hij krijgt en hoever die gaan. Als er afspraken zijn gemaakt rond bepaalde vormen van spreiding en evaluatie, dan kan de student niet zelfstandig deze faciliteiten uitbreiden.
Wie de lessen niet effectief kan volgen, kan eventueel ook opteren voor een examencontract (Zie I.3 en 4). Ook studenten met een examencontract komen in aanmerking voor spreiding.

55. Welke vormen van examenspreiding kunnen? (art. 19)

De studenten volgen zoveel als mogelijk de gewone examenregeling; verplaatsingen binnen de examenperiode regelt de ombudsdienst. Wanneer dat nodig is kan men ook examens afleggen tussen de gewone examenperiodes, in samenspraak met de professoren. Men moet ermee rekening houden dat het niet steeds mogelijk is afspraken te maken tijdens de vakantieperiodes. De examenspreiding geldt enkel voor examens die vallen na de datum van toekenning.
De resultaten van de januari-examens verneemt men zoals de andere studenten, de resultaten van examens uit het eerste semester die buiten de eerste examenperiode afgelegd worden verneemt men telkens na afloop; de resultaten van de juni-examens verneemt men ook zoals de andere studenten. Wenst men te herkansen voor een januari-examen, dan kan dit herexamen pas afgelegd worden na de beraadslaging van juni, met het gevolg dat er pas in september over het geheel kan beraadslaagd worden.
Als een student omwille van uitzonderlijke omstandigheden niet deelneemt aan examens van januari en juni, dan voorziet art. 19 dat deze studenten het resultaat van examens die zij voor het eerst afleggen na de beraadslaging van juni zo snel mogelijk vernemen en dat zij nog kunnen herkansen voor de beraadslaging. De bedoeling is inderdaad om ook in die gevallen de student twee kansen te geven voor elk examen.
Wanneer voor de beraadslaging van juni over alle vakken examen afgelegd is, volgt de beraadslaging. Indien men niet slaagt, gelden de gewone regels inzake creditverwerving; men moet dus herkansen voor de vakken waarvoor men geen creditbewijs verworven heeft. Heeft men in juni niet alle vakken afgelegd, dan wordt men afgeroepen als ‘uitgesteld’.

Geschillenregeling

56. Hoe worden materiële vergissingen rechtgezet? (art. 61-62)

Een materiële vergissing is een verkeerd vermelden of overnemen van een inhoudelijk correcte beslissing. Voorbeelden zijn: het vergeten door te geven of het verkeerd noteren van een examenpunt, het afroepen als geslaagd terwijl de examencommissie de student niet geslaagd heeft verklaard. In deze gevallen primeert de inhoudelijke beslissing en niet de verkeerdelijk afgekondigde beslissing.
Materiële vergissingen die worden vastgesteld vooraleer er een volwaardige beraadslaging heeft plaatsgevonden, worden rechtgezet doordat de examinator het correcte cijfer meedeelt aan de administratie en de administratie – voor zover er al mededelingen waren gedaan aan de student – een rechtzetting stuurt aan de student. Materiële vergissingen die worden vastgesteld na de beraadslaging worden gemeld aan de voorzitter van de examencommissie. Als er geen invloed kan zijn op het totale examenresultaat, wordt gewoon een correctie uitgevoerd met mededeling aan de student. Er wordt hierover gerapporteerd op een volgende vergadering van de examencommissie. Als er wel gevolgen kunnen zijn voor het totale resultaat, wordt zo spoedig mogelijk opnieuw een vergadering van de examencommissie samengeroepen (zie ook rubriek 48).

57. Wat met conflicten tijdens examens? (art. 60)

Als er zich een onregelmatigheid aan de zijde van de student voordoet, kan de student het betreffende examen – eventueel na inbeslagname van de belastende stukken – verder zetten en ook de andere examens. De gevolgen staan reeds hoger beschreven in rubriek 46.
Als de student meent dat er tijdens het examen vanwege de examinator een conflict heeft voorgedaan of hij meent dat een correct verloop van het examen onmogelijk is, wordt dit zo spoedig mogelijk door één van de betrokken partijen aan de voorzitter van de examencommissie gemeld eventueel via de ombudspersoon. De voorzitter bemiddelt en neemt zonodig voorlopige maatregelen. De examencommissie beslist achteraf over de rechtsgeldigheid van de examens.
Uiteraard kan de student ook beroep doen op het recht om een waarnemer het examen te laten bijwonen (zie boven, rubriek 24). Daarnaast blijft ook de mogelijkheid om ter controle inzage te vragen in de examenkopijen en het beraadslagingsverslag, zoals ook reeds behandeld in rubriek 51.

58. Hoe verloopt de interne formele klachtenprocedure? (art. 63)

Na de beraadslaging kan een student menen dat hij onrechtmatig is behandeld. Belangrijk hierbij is een juist begrip van de term ‘onregelmatigheid’ die in het examenreglement wordt gehanteerd. Een onregelmatigheid is een objectief feit waaraan een foutief handelen ten grondslag ligt. Het gebeurt wel eens dat een student onaangenaam verrast is door een cijfer voor een afgelegd examen. In dat geval kan toelichting worden gevraagd aan de examinator na de beraadslaging. Belangrijk is dat de beoordeling door de examinator autonoom gebeurt, m.a.w. dat die inhoudelijk niet aan te vechten is, tenzij er een vergissing gebeurd is. Indien een examinator bij zijn beoordeling blijft, en die is genomen volgens de regels van het examenreglement, dan is daartegen amper beroep mogelijk. De rechtspraak gaat er nog altijd van uit dat de examinator zelf de best geplaatste persoon is om te bepalen wat de minimumvereisten zijn waaraan een student moet beantwoorden en hoe je als student in verhouding hiermee gepresteerd hebt.
Toch kan een beroep soms nuttig zijn, omdat :
- ofwel de examinator duidelijk een aantal procedurele aspecten niet heeft nageleefd (waardoor bijv. onduidelijkheden ontstonden over de examenvorm of de mate waarin bepaalde zaken zouden gevaloriseerd worden);
- omdat je meent dat er een “kennelijke onredelijkheid” is. Dat laatste is een geëigende term uit de rechtspraak. Enkel wanneer er flagrante fouten zijn gemaakt (bijv. geen rekening houden met bepaalde antwoorden) zal een rechtbank een beslissing vernietigen.
Men kan zich informeel richten tot de voorzitter van de examencommissie die eventueel op eigen initiatief een beslissing kan nemen om een beslissing te doen herzien. Het formele beroep moet echter verlopen via de vicerector studentenbeleid en moet ingesteld worden binnen de vijf kalenderdagen na :

de schriftelijke mededeling van het resultaat na een examenperiode;
de schriftelijke mededeling van beslissingen genomen buiten de examenperiode;
de schriftelijke mededeling van resultaten over een gehele opleiding.

Kalenderdagen zijn wel degelijk kalender- en geen werkdagen. De termijn begint te lopen de dag na de mededeling zoals boven beschreven. Zaterdag en zondag tellen mee om de termijn te bepalen waarbinnen een formeel beroep moet worden ingesteld. Als de laatste dag een zondag of feestdag is, wordt de termijn verlengd tot de eerstvolgende werkdag.
Het beroep moet gebeuren via een e-mail waarin een feitelijke omschrijving wordt gegeven van de bezwaren. Het beroep kan daarnaast ook worden ingediend via de post maar het respecteren van de beroepstermijnen wordt bekeken in functie van het mailbericht.
Tenzij een beroep onontvankelijk is, omdat het bijv. buiten de beroepstermijn is ingesteld of omdat geen enkele argumentatie is opgegeven, zal de vicerector studentenbeleid in elk geval een grondig onderzoek instellen waarbij de student moet gehoord worden. Op dit onderzoek moet een beslissing volgen die binnen de vijftien dagen na ontvangst van het bezwaarschrift, moet zijn meegedeeld.
De vicerector kan beslissen de examencommissie al dan niet opnieuw bijeen te roepen. Als hij beslist dit niet te doen, moet de student hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte worden gesteld met opgave van de motieven.
Bij positieve beslissing, zal de vicerector studentenbeleid opdracht geven aan de voorzitter de examencommissie in buitengewone vergadering bijeen te roepen. Deze commissie beslist autonoom en het betekent dus niet noodzakelijk dat de examencommissie tot een ander resultaat zal komen. Het kan zijn dat de beslissing gehandhaafd blijft, maar dat de motieven meer worden verduidelijkt. De beslissing van de examencommissie moet worden gemotiveerd en moet schriftelijk aan de student worden meegedeeld, nog altijd binnen de vijftien dagen na het instellen van het beroep.
Een beroep moet onmiddellijk aansluitend bij de betrokken examenperiode worden ingesteld. Een beroep tegen een beslissing van vorige examenperiodes of zelfs vorige academiejaren instellen, leidt tot klassering van het verzoek.

59. Hoe kan een extern beroep worden ingesteld?

Het participatiedecreet van 19 maart 2004 heeft met ingang van 2004-2005 een Raad voor Examenbetwistingen opgericht. Met ingang van het academiejaar 2005-2006 wordt de Raad omgevormd tot Raad voor Studievoortgangsbeslissingen met ruimere bevoegdheid.
Studenten die de interne procedure aan de K.U.Leuven hebben gevolgd, kunnen binnen de vijf kalenderdagen na de mededeling van de definitieve interne beslissing in beroep gaan bij de Raad voor Studievoortgangsbeslissingen. Een essentiële voorwaarde is de interne procedure te hebben doorlopen, anders is het beroep bij de Raad niet ontvankelijk.
De Raad voor Studievoortgangsbeslissingen kan de beslissingen van de universiteit beoordelen en nagaan of zij genomen zijn volgens de door de universiteit zelf uitgevaardigde spelregels enerzijds maar anderzijds ook nagaan of de beslissing redelijk is en voldoende gemotiveerd. Indien dat niet het geval is, kan het rechtscollege de beslissing van de universiteit vernietigen en vragen dat er een nieuwe beslissing genomen wordt. Dat betekent niet dat een niet-geslaagd verklaarde student bij vernietiging onmiddellijk geslaagd zal verklaard worden. Het oordeel van de examencommissie kan hetzelfde blijven maar bijvoorbeeld beter gemotiveerd worden.
Nadat deze procedure is doorlopen, kan men nog hoger beroep instellen bij de Raad van State. Dit rechtscollege zal voortaan echter enkel nog maar nagaan of de Raad voor Studievoortgangsbeslissingen zijn beslissing juridisch behoorlijk heeft gemotiveerd. De Raad van State oordeelt dus niet meer over de examenbeslissing zelf.
Daarnaast heeft een student ook steeds de mogelijkheid om naar de burgerlijke rechtbank te stappen. De student moet er echter rekening mee houden dat dit geen evidentie is. Daar moet worden bewezen dat de K.U.Leuven bij zijn beoordeling een fout heeft gemaakt, dat men hierdoor een concrete (geen potentiële) schade oploopt en dat er een duidelijk verband is tussen beide. De procedure ten gronde is gericht op een schadevergoeding en kan lang aanslepen, maar men kan de procedure ook vergezeld laten gaan van een procedure in kortgeding. Wanneer er ogenschijnlijk redenen zijn om te discussiëren over de rechtmatigheid van de beslissing van de universiteit, kan de rechter (eventueel begeleid door een dwangsom) vragen dat de universiteit bewarende maatregelen neemt. Dat kan gaan van het hernieuwd samenroepen van de examencommissie tot een voorlopige inschrijving in een hoger jaar, dat allemaal in afwachting van de uitspraak over de zaak ten gronde.
Welke externe weg men ook wil bewandelen, elke student heeft er voordeel bij van zo spoedig mogelijk en zo volledig mogelijk de interne beroepsprocedures te doorlopen. De universiteit heeft er van haar kant ook alle belang bij om correcte beslissingen te nemen en juridische procedures te vermijden.

IV. Bijzondere reglementen – Interuniversitair examenreglement – Examencontracten –
Bijzondere (overgangs)vragen

Bijzondere examenreglementen

60. Is er een reglement dat de toelatingsexamens regelt?

Het algemeen examenreglement is niet op deze examens van toepassing. De faculteit moet hierover specifieke regels uitwerken. Wel kan bij onregelmatigheden beroep worden aangetekend bij de vicerector studentenbeleid uiterlijk binnen de vijf kalenderdagen na de mededeling van het resultaat (zie boven, rubriek III.58).

61. Welke regels gelden voor de verhandeling of de masterproef? (art. 64-66)

Het is belangrijk de facultaire regelgeving hierover te consulteren. Het examenreglement bepaalt slechts een minimaal kader dat door de faculteit verder wordt opgevuld. De praktijk kan van faculteit tot faculteit nogal eens verschillen. In elk geval moet het voor de student bij de aanvang duidelijk zijn welke formele of inhoudelijke vereisten aan de verhandeling of de masterproef worden gesteld en welk gewicht het toegekende cijfer krijgt bij de totale beoordeling.
De verhandeling- of masterproefcommissie moet ten minste uit drie personen bestaan.
Het facultair reglement bepaalt ook of de student de verhandeling of masterproef moet verdedigen. Indien dat niet het geval is, moet de student wel de mogelijkheid krijgen om de opmerkingen van de evaluatiecommissie te kennen en hierover eventueel nog een wederwoord in te dienen.
Wat het behalen van eventuele credits betreft, gelden de regels van het gewone reglement. Elke 10 of meer verleent recht op credit. Alle faculteiten bepalen dat een onvoldoende op een masterproef leidt tot een onmogelijkheid om te slagen.

62. Welke organisatorische regels gelden voor de lerarenopleiding (art. 67-70)

De systematiek voor de lerarenopleidingen is vanaf 2009-2010 bijna volledig gelijkgetrokken met die van de bachelor- en masteropleidingen. De belangrijkste randbemerkingen zijn nog:
- tolereerbare resultaten die zijn ingezet in een masteropleiding, kunnen ook worden ingezet in de lerarenopleiding met een maximum van 6 studiepunten;
- men kan nooit geslaagd zijn voor een lerarenopleiding vooraleer men voor de bijhorende masteropleiding is geslaagd.

63. Zijn er bijzondere regels voor de voortgezette academische opleidingen (VAO) en master-na-masteropleidingen (ManaMa) (art. 71-72)

De regels zijn ook hier gelijklopend wanneer het om een opleiding van uitsluitend de K.U.Leuven handelt. Alleen de examenmomenten kunnen iets vrijer gepland worden.

64. Wat met postgraduaten en andere vormen van permanente vorming? (art. 73)

Voor de postgraduaten evenals voor andere vormen van permanente vorming waarbij het behalen van een getuigschrift afhankelijk is van een evaluatie moet de faculteit een specifiek reglement opstellen. Hierin moeten ten minste volgende elementen worden opgenomen: de wijze en momenten van evalueren, wie kan beoordelen, de resultaatberekening en de wijze van meedelen en bespreken van de resultaten.
Bij onregelmatigheid kan beroep worden aangetekend bij de vicerector studentenbeleid tot uiterlijk vijf kalenderdagen na de mededeling van het totale examenresultaat.

65. Welk reglement is van toepassing voor interuniversitaire opleidingen?

Voor de meeste interuniversitaire opleidingen zijn er weinig problemen in verband met de toepasselijke reglementering. In de meeste gevallen kan men, ondanks de interuniversitaire samenwerking, slechts op één universiteit inschrijven en is bijgevolg het reglement van die universiteit van toepassing. In andere opleidingen kan men wel op meerdere plaatsen inschrijven, maar bepaalt de interuniversitaire overeenkomst duidelijk welke reglementering van toepassing is. In de regel is dat het reglement van de coördinerende universiteit. Sommige opleidingen kennen toch een eigen afwijkende reglementering. De meeste reglementen verwijzen tevens naar een interuniversitair reglement. Dat reglement biedt echter slechts een algemeen raamwerk waarbinnen de universiteiten nog verdere afspraken moeten maken, opleiding per opleiding. Voor de specifieke informatie zal men in dit geval dus bij de opleiding zelf terecht moeten. Soms is er – zeker voor samenwerkingen in internationaal verband – een heel specifiek beoordelingskader afgesproken. Om dit te kennen, moet je zeker terecht bij de faculteit.

66. Hoe verloopt de overgangsregeling naar de diplomaruimte? (art. 80)

Artikels 78 en 79 van het examenreglement bevatten overgangsregelen voor studenten die nog zijn gestart in oude types opleidingen of voor de flexibiliseringsbepalingen van toepassing waren. Deze bepalingen hebben weinig relevantie meer voor studenten die reguliere studenten bleven tot en met het academiejaar 2008-2009. In alle gevallen zijn zij immers overgezet naar de nieuwe systematieken waar dit maar enigszins kon. De bepalingen blijven in het reglement om duidelijk te maken wat er moet gebeuren met studenten die ooit hun studies stopzetten en zouden heraanknopen in de nieuwe context.
Veel relevanter dit academiejaar is artikel 80 dat de overgang beschrijft voor alle studenten die hun opleiding nog niet afwerkten en moeten overstappen naar de nieuwe systematiek. Hun situatie wordt eigenlijk bevroren op het moment waarop zij in voorgaande jaren voor het laatste geslaagd waren voor een programmajaar. De jaren waarvoor men geslaagd is, zelfs als daar meer onvoldoendes in zaten dan in de nieuwe systematiek op een hele opleiding zouden kunnen gehaald worden, zijn definitief verworven. De nieuwe systematiek wordt slechts toegepast op het restant van de opleiding. Uiteraard worden ook verworven creditbewijzen nooit meer in vraag gesteld.
Een zeer gedetailleerde beschrijving van alle overgangssituaties vind je op https://www.kuleuven.be/onderwijs/diplomaruimte/overgangsmaatregelen_schema's.html.

Taakbalk

Navigatie

Onderwijs