Het semesterexamensysteem aan de K.U.Leuven (beslissing Academische Raad van 9 oktober 2000) Beschrijving en richtlijnen voor uitwerking

1. Situering
2. De vernieuwde jaarindeling
3. Toepassingsgebied en timing van invoering
4. Algemene principes voor de samenstelling van de programma’s
5. Examens
6. Bijzondere maatregelen voor laatstejaarsstudenten
7. Begeleiding van eerstejaarsstudenten
8. Tijdschema van de voorbereidingsactiviteiten.

1. Situering

1.1. Mede gebaseerd op een omstandig advies van de Onderwijsraad en na uitvoerige discussie besliste de Academische Raad van 9 oktober tot de algemene en gelijktijdige invoering van een semesterexamensysteem (SES) in alle opleidingen en alle studiejaren (1^ste en 2^de cyclus, VAO's, lerarenopleiding) vanaf 2001-2002. Daartoe wordt ook een vernieuwde jaarindeling gehanteerd.

1.2. De beslissing is gebaseerd op een veelheid van overwegingen. Een semesterexamensysteem, indien adequaat geïmplementeerd, spreidt de studiedruk beter en leidt tot diepere verwerking. Een positief effect op de slaagcijfers is hiervan een verhoopt effect. De Onderwijsraad verwees zowel naar pro's en con’s van het systeem (cf. Advies Onderwijsraad 1997), maar in het kader van Begeleide Zelfstudie als onderwijsconcept van de K.U.Leuven is de optie om "evaluatie" in te bouwen tijdens en/of onmiddellijk aansluitend bij de andere onderwijs- en studieactiviteiten m.b.t. een opleidingsonderdeel vrij dwingend. Ten slotte is er het belangrijke onderwijspolitieke argument van de bewegingen in het Europese onderwijsveld in de richting van een echt semestersysteem (en vervolgens een creditsysteem) en van grotere flexibilisering, en zijn er de te verwachten ontwikkelingen in het kader van de Bologna-verklaring (uitwerking Bachelor-Masterstructuur). Het geheel van deze bewegingen zal ongetwijfeld eveneens de internationale uitwisseling van studenten bevorderen.

1.3. Duidelijk is evenwel dat het welslagen van deze operatie afhankelijk is van de invulling van een aantal randvoorwaarden die duidelijk maken dat een louter administratieve ingreep niet aangewezen is. Meer bepaald moet de operatie zinvol en beheersbaar worden ingepast in het kader van Begeleide Zelfstudie als totaalconcept. De operatie biedt immers nadrukkelijk verdere kansen voor onderwijsinnovatie. Verder moeten de opleidingen bij het uitwerken van het systeem reeds rekening houden met een latere evolutie naar een volwaardig semestersysteem. Een dergelijk systeem gaat onder meer gepaard met de opheffing van het jaarsysteem waardoor studenten in principe hun studie bij het begin van elk semester kunnen aanvatten en met het toekennen na elk semester (definitief verworven) credits voor de met succes afgeronde opleidingsonderdelen.   Ten slotte moet rekening worden gehouden met de specifieke kenmerken van bepaalde doelgroepen van studenten.

1.4. Om de opleidingen te ondersteunen in de hervorming van hun programma's op basis van deze krachtlijnen werd een geheel van richtlijnen en oriëntaties uitgewerkt. Ze worden hierna systematisch uiteengezet. Achtereenvolgens komen aan bod, na (1) de bovenstaande situering: (2) de jaarindeling; (3) toepassingsgebied van het SES en timing van invoering; (4) algemene principes voor de programmahervorming; (5) examens; (6) bijzondere maatregelen voor laatstejaarsstudenten; (7) begeleiding van eerstejaarsstudenten; en (8) tijdsschema van de voorbereidingsactiviteiten.

2. De vernieuwde jaarindeling

Een schematisch overzicht van de vernieuwde jaarindeling vindt u in het bijgevoegde document ‘jaarschema’.

2.1. Eerste semester

Het eerste semester omvat 13 weken onderwijs- en studieactiviteiten die afgerond worden voor de kerstvakantie. De twee weken kerstvakantie worden gevolgd door 2 weken blok en 2 weken examens. Aansluitend volgt een week vakantie.

2.2. Tweede semester

Het tweede semester omvat eveneens 13 weken onderwijs- en studieactiviteiten, onderbroken door 2 weken paasvakantie. Na de 13 weken volgen 2 weken blok, 3 weken examens en 1 week deliberaties.

2.3. Zomeronderbreking, tweede zittijd, en overgangsweek

Na een zomeronderbreking van 6 weken volgt de tweede zittijd, die bestaat uit 3 weken examens en 1 week deliberaties. Voor opleidingen die kunnen motiveren dat 4 weken nodig zijn om alle examens te kunnen programmeren is er een zomeronderbreking van 5 weken, gevolgd door 4 weken examens.
Tussen het einde van de deliberaties en het begin van het nieuwe eerste semester blijft één vrije week over.

2.4. Vakantieperiodes

Over het hele jaar gezien zijn er dus de volgende vakantieperiodes: twee weken rond Kerstmis, één week na de examens van het eerste semester, twee weken rond Pasen, en elf weken in de zomer voor wie in de eerste zittijd slaagt (zes of vijf weken voor wie niet slaagde).

3. Toepassingsgebied en timing van invoering

Als principe wordt gesteld dat het SES wordt ingevoerd, met ingang van het academiejaar 2001-2002, in alle opleidingen en alle studiejaren (1^ste cyclus, 2^de cyclus, VAO's en lerarenopleiding), binnen de vernieuwde jaarindeling.

3.1. In elk geval wordt het SES ingevoerd vanaf 2001-2002 in alle studiejaren van de eerste cyclus.

3.2. Voor de 2^de cyclus (of delen ervan), voor de VAO’s en de lerarenopleiding kan men bij de Academische Raad een gemotiveerde aanvraag indienen tot uitstel van invoering met één jaar (zij moeten het SES in elk geval invoeren vanaf 2002-2003). Men moet dan wel aangeven hoe men in 2001-2002, binnen de nieuwe jaarindeling, een zinvolle invulling zal geven aan de eerste 4 weken na de kerstvakantie.

3.3. Voor bepaalde jaren van de 2^de cyclus en de VAO’s kan als uitzondering een permanente afwijking van het SES aan de Academische Raad gevraagd worden.

4. Algemene principes voor de samenstelling van de programma’s

4.1. Twee volwaardige semesters

a) Principe

De faculteiten moeten de transformatie van hun opleidingen van een jaarexamensysteem naar een semesterexamensysteem uitvoeren in het perspectief van een latere invoering van een semestersysteem en op basis van een gelijkmatige verdeling van de studieomvang tussen de semesters.

b) Implicaties

1. Het totale opleidingsprogramma wordt het best zo gestructureerd en gepresenteerd dat (later) flexibiliteit in start- en eindmoment van studeren en afstuderen en flexibiliteit in de samenstelling van een studieprogramma mogelijk is (wordt). Een bezinning over de structuur van het opleidingsprogramma, die verder gaat dan een louter administratieve herschikking, dringt zich dus op. De herprogrammering moet op verstandige wijze gebeuren, d.w.z. dat opleidingsonderdelen coherent geordend moeten zijn. Een aantal alternatieven en kenmerken van coherent geordende curricula zijn beschreven in resp. Kadertje 7 en Kadertje 15 van de brochure ‘Curriculumontwikkeling aan de K.U.Leuven’ (deze brochure kan worden aangevraagd bij DUO of kan via het net worden geconsulteerd op http://www.kuleuven.ac.be/duo/curriculum).
2. Opleidingsonderdelen worden in principe zo geprogrammeerd dat ze integraal afgerond worden binnen één semester. Uitzonderlijk en slechts wanneer dit strikt onderwijskundig verantwoord is, kan een opleidingsonderdeel gespreid worden over meer dan één semester.
3. Elk semester moet volwaardig zijn. Het eerste semester in het bijzonder moet bestaan uit een substantieel aantal opleidingsonderdelen, geoperationaliseerd als ongeveer 1/2 van het jaarpakket. Hierbij wordt best niet uitsluitend gekeken naar het aantal opleidingsonderdelen op zich, maar ook en nadrukkelijk naar de studieomvang (studiepunten). Anders geformuleerd, in het eerste semester worden opleidingsonderdelen geprogrammeerd ter waarde van ongeveer 30 studiepunten.
   Voor enkele basisbegrippen en uitgangspunten t.a.v. het toekennen van studiepunten en het inschatten van de studieomvang zie Bijlage 1 van de brochure ‘Handleiding Studietijdmetingen’ (deze brochure kan worden aangevraagd bij DUO of kan via het net worden geconsulteerd op http://www.kuleuven.ac.be/duo/studietijdmeting).
4. Het totaal aantal opleidingsonderdelen per studiejaar is als streefdoel niet hoger dan 10. Onder ‘opleidingsonderdeel’ wordt hierbij verstaan het geheel van onderwijsactiviteiten, soms bestaande uit meerdere componenten (bv. hoorcolleges en practicum), die op de deliberatie aanleiding geven tot één eindquotering.

4.2. Begeleide Zelfstudie en studieomvang

a) Principe

De transformatie naar een SES moet aangegrepen worden als een unieke gelegenheid om zich te bezinnen over en vorm te geven aan de (verdere) implementatie van Begeleide Zelfstudie als globaal onderwijsconcept van de K.U.Leuven, binnen de grenzen van de decretaal vastgelegde maximale studieomvang van een jaarprogramma tussen 1500 en 1800 uren.

b) Implicaties

1. Een goed begrip van het concept Begeleide Zelfstudie vormt het vertrekpunt voor de analyse van vragen rond aantal contacturen, onderwijs- en evaluatievormen. In dat perspectief moet een verantwoorde keuze worden gemaakt met betrekking tot: (1) de dosering van contacturen en uren zelfstandig werken, (2) de vormen van begeleiding (voor eerstejaars, zie in het bijzonder punt 7 infra), (3) in de tijd geconcentreerde versus gespreide onderwijsactiviteiten (in modules van een aantal weken of gespreid over een heel semester), (4) permanente versus eindevaluatie, enz.
   Een aantal richtlijnen en suggesties voor de implementatie van begeleide zelfstudie binnen vernieuwde curricula kunnen gevonden worden in Kadertje 6 (Begeleide Zelfstudie en de doelstellingen van het universitair onderwijs), Kadertje 8 (Begeleide Zelfstudie en onderwijsmethoden), en Kadertje 13 (Bouwstenen voor een leerscenario) van de brochure ‘Curriculumontwikkeling aan de K.U.Leuven’ (deze brochure kan worden aangevraagd bij DUO of kan via het net worden geconsulteerd op http://www.kuleuven.ac.be/duo/curriculum).
2. De conceptualisering en implementatie van "13 weken onderwijs, gevolgd door blok en examens" mag dus niet beperkt blijven tot het administratief comprimeren van het nu "geprogrammeerde" aantal contacturen (in een 14-15 weken systeem) binnen een semester van 13 weken (dus niet: "ik gaf x uren in 14 weken, ik zal nu ook x uren geven in 13 weken").
3. In het perspectief van bovenstaande moet het begrip "studiepunten" als uitdrukking van de normatieve studieomvang een centraal aandachtspunt zijn. Zowel voor een semester als geheel als voor elk opleidingsonderdeel daarbinnen is het aantal studiepunten die ervoor in het curriculum worden aangemeten het richtsnoer voor beslissingen i.v.m. gevraagde onderwijs- en studie-inspanningen. De decretale limiet van 750 uren tot maximaal 900 uren per semester (13 weken + blok + examens) moet gerespecteerd worden.    Net zo min als het totaal aantal contacturen per opleidingsonderdelen mag stijgen, mag ook het totaal aantal contacturen per week niet hoger liggen dan het huidig aantal per week. 
   Verdere informatie kan worden aangetroffen in de brochure ‘Handleiding Studietijdmetingen’ (deze brochure kan worden aangevraagd bij DUO of kan via het net worden geconsulteerd op http://www.kuleuven.ac.be/duo/studietijdmeting).

5. Examens

5.1. Aantal examens na het eerste semester

a) Principe

Onder 4.1 werd uitgegaan van het principe van twee volwaardige semesters en van de gedachte dat opleidingsonderdelen (tenzij onderwijskundig verantwoord) integraal worden afgerond binnen één semester. Hieruit werden naar examens toe de onderstaande implicaties afgeleid.

b) Implicaties

1. De examenprogrammatie moet toelaten dat examen wordt afgelegd over 1/3 tot 1/2 van het totaal aantal opleidingsonderdelen van het studiejaar (maar zie verder met betrekking tot de eerste kandidatuur). Gelieve in dit verband ook rekening te houden (cf. supra) met studiepunten als criterium.
2. In principe worden er examens ingericht over alle afgewerkte opleidingsonderdelen.
3. Voor een opleidingsonderdeel dat over meer dan één semester loopt kan uitzonderlijk een examen worden georganiseerd over een deel van het opleidingsonderdeel.
4. Het totaal aantal examens, over de twee semesters samengenomen, mag in principe niet hoger liggen dan het huidige aantal.
5. Essentieel dient gewaakt te worden over normconstantie. Normen in januari mogen niet hoger of lager zijn dan de normen nu gehanteerd (in juni) in een jaarexamensysteem.
6. De beslissing over welke opleidingsonderdelen examen worden georganiseerd is niet afhankelijk van de individuele keuze van de titularis. Beslissingen ter zake worden door de POC genomen bij de programmatie van het gehele opleidingspakket.

5.2. Modaliteiten van deelname, mededeling van resultaten en herkansingen

a) Principes

1. De deelname aan de examens na het eerste semester is verplicht. Zij maken integraal deel uit van de eerste zittijd. Wie niet deelneemt in januari kan het examen niet meer afleggen tijdens de examenperiode van juni, behoudens in gevallen van erkende overmacht.
2. De resultaten behaald op de januari-examens worden aan de studenten individueel meegedeeld.
3. Examens, afgelegd in januari, kunnen, in geval van een onvoldoende, niet worden overgedaan tijdens de examenreeks na het tweede semester. Gelegenheid tot herkansen krijgt men slechts in de augustus-september zittijd.

b) Implicaties

1. Bovenstaande principes zijn aanleiding tot een grondige herwerking van het examenreglement. Deze taak wordt centraal ter harte genomen. Het nieuwe examenreglement wordt later meegedeeld, na onderzoek en advies door de bevoegde diensten en raden.
2. Principe 2 impliceert dat de studenten duidelijk geïnformeerd worden over de deliberatieprincipes. (cf. advies van de Onderwijsraad in verband met de transparantie van de deliberaties, 1998) en het genuanceerd gebruik ervan. Concreet betekent dit dat de studenten (en de docenten) voor aanvang van de examenperiodes de kwantitatieve principes kennen, die als uitgangsbasis dienen voor de voorstellen van beslissing op de deliberaties. Deze principes moeten dus worden meegedeeld via een bericht ad valvas of via een facultaire studiegids.
3. De 3 principes impliceren dat studenten (in het bijzonder eerstejaars, cf. infra) goed gecoached worden inzake de voorbereiding van de examens en inzake hun perceptie van examenuitslagen. Ten slotte, feedback en duiding van de behaalde resultaten na het eerste semester is een must.

6. Bijzondere maatregelen voor laatstejaarsstudenten

6.1 Bijzondere en aangepaste maatregelen en modaliteiten voor de opleidingen waar in het laatste jaar (of desgevallend het voorlaatste jaar) een belangrijke plaats weggelegd is voor de verhandeling en/of stage dienen te worden uitgewerkt. Hierbij kan gedacht worden aan de uitwerking van een gestructureerd plan van begeleiding met een duidelijke tijdsstructuur die aangepast kan worden in functie van de indeling van het academiejaar, duidelijke afspraken over de omvang van de verhandeling,... Ook door opleidingen met stages zullen eigen modaliteiten moeten worden uitgewerkt.

6.2 Binnen een faculteit wordt inzake deze modaliteiten best uniformiteit nagestreefd tussen de verschillende opleidingen.

7. Begeleiding van eerstejaarsstudenten

De specifieke situatie van de eerstejaarsstudenten verdient bijzondere aandacht, omwille van het feit dat het gaat om een niet-geselecteerde groep van studenten met een heterogene achtergrond die in een nieuwe studie- en leefomgeving terecht komen en die geconfronteerd worden met andere verwachtingen onder andere inzake zelfstandig studeren.

Gegeven deze specifieke situatie zijn de volgende begeleidingsmodaliteiten voor deze groep aangewezen:

1. Bijzondere inspanningen zijn nodig om de overgang naar het universitair onderwijs en het universitair leven te vergemakkelijken. Er worden daartoe introductiedagen georganiseerd. Deze introductiedagen bestaan uit een geheel van initiatieven uitgaande van zowel de faculteiten als de studentenkringen. Deze activiteiten moeten uitdrukkelijk en op een duidelijk herkenbare, onderling afgestemde manier georganiseerd worden. Op korte termijn is overleg gepland om de organisatie van deze dagen verder geïntegreerd vorm te geven.
2. Deze studenten moeten kunnen rekenen op een degelijk onderbouwde begeleiding. Deze begeleiding kan het best opgenomen worden door "een didactisch team". In de maand november wordt hierover een voorstel dat door de Onderwijsraad werd uitgewerkt, ter goedkeuring voorgelegd aan de Academische Raad. Aansluitend zullen de faculteiten zo snel mogelijk geïnformeerd worden, zodat zij de erin vervatte ideeën mee kunnen opnemen in hun begeleidingsontwerp.
3. Studenten moeten de mogelijkheid krijgen zich adequaat voor te bereiden op de examens (zowel die van januari als die van juni). Omdat het - gezien de beperkte periode van 13 weken - niet aangewezen noch mogelijk is om gedurende één week (klassieke) proefexamens te organiseren, wordt een systeem van tussentijdse toetsen opgestart. Voor het academiejaar 2001-2002 wordt voor elk vak uit de eerste kandidaturen verwacht dat de titularissen in overleg met de POC-voorzitter tussentijdse toetsen opstellen en de concrete modaliteiten bepalen voor de afname / het invullen van deze toetsen. Belangrijk hierbij is dat deze studietoetsen representatief zijn voor de definitieve examens en dat studenten feedback krijgen op de door hen geleverde antwoorden. Voordeel van een systeem van tussentijdse toetsen is dat er desgevallend meerdere studietoetsen voor een opleidingsonderdeel kunnen worden aangeboden en dat ook voor de opleidingsonderdelen uit het tweede semester toetsing en feedback wordt mogelijk gemaakt. De organisatie van de studietoetsen wordt door de POC gecoördineerd. Ook de controle op de feedback die achteraf wordt gegeven, is een belangrijke taak voor de POC. Voor het ontwikkelen en aanbieden van deze tussentijdse toetsen kan beroep worden gedaan op de onderwijsondersteunende diensten. In samenwerking met de centrale diensten kunnen deze toetsen via het web worden aangeboden. Vanaf 2002-2003 geldt de verplichting dat tussentijdse toetsen (incl. de bijhorende feedback) voor elk vak uit de eerste kandidatuur worden aangeboden. Er wordt momenteel in opdracht van het Gebu een algemeen systeem ontworpen om de ontwikkeling en het uitwerken van deze tussentijdse toetsen te faciliteren en op te volgen.
4. Wat de omvang van het aantal examens betreft, lijkt het aangewezen dat in januari voor studenten eerste kandidatuur examens worden georganiseerd over 1/3 van het aantal opleidingsonderdelen. Ook hier geldt dat moet rekening worden gehouden met het aantal studiepunten waarvoor de opleidingsonderdelen staan. Het 1/3 is ingegeven door de zorg om de kansen te verkleinen dat een student reeds na het eerste semester tot de conclusie komt dat zijn/haar kansen om in juni te slagen verloren zijn.
5. Feedback na de examens van het eerste semester moet zeer zorgvuldig gebeuren, zowel op het niveau van de afzonderlijke opleidingsonderdelen als op het niveau van het globale resultaat over alle examens heen. De ‘didactische teams’ (cf. supra) zullen in dit verband een centrale rol spelen. De feedback waarover sprake moet zowel informatieve als motiverings- en remediëringscomponenten bevatten. Onder meer moet men de studenten met mindere resultaten wijzen op de versoepelde voorwaarden met betrekking tot overdracht van punten naar de tweede zittijd (automatisch recht op overdracht van elk examenpunt vanaf 12; bovendien ook overdracht vanaf 10, indien men in het totaal 50% haalde of op minstens de helft van de examens een 10 of meer haalde).
   Bijzondere aandacht moet in dit verband gaan naar studenten uit sociaal-zwakkere milieus die misschien voortijdig zouden afhaken. Verwijzing naar tweede lijnszorg (dienst voor Studieadvies) kan hier aangewezen zijn.
6. BELANGRIJKE EINDNOOT: het Gebu besliste om centraal voor initiatieven in het kader van begeleiding van eerstejaars recurrent 20 miljoen op de begroting in te schrijven, vermeerderd met 20 miljoen als matching in te brengen door de faculteiten. Deze 20 miljoen zijn supplementair aan eventueel toegekende middelen in het kader van de gewone OOI-projecten (waarin eerstejaarsbegeleiding eveneens een prioritair thema is). Momenteel wordt de procedure uitgewerkt waarbinnen deze middelen kunnen worden aangevraagd. Zodra de procedure vastligt worden de faculteiten hierover geïnformeerd.

8. Tijdschema van de voorbereidingsactiviteiten.

8.1. De faculteiten organiseren intern de voorbereiding van de invoering van het SES via hun POC’s en desgevallend via ad hoc werkgroepen.

8.2. De gedetailleerde en gemotiveerde voorstellen van de faculteiten, conform alle hierboven omschreven richtlijnen (punten 3 tot en met 7), worden zo snel mogelijk maar ten laatste tegen 1 maart 2001 overgemaakt aan de Dienst Onderwijscoördinatie op het rectoraat (electronisch en als hard copy).

8.3. Gemotiveerde aanvragen tot één jaar uitstel van invoering (zie punt 3.2) of tot "permanent" uitstel (zie punt 3.3) moeten vroeger, nl. ten laatste tegen 1 februari 2001 worden overgemaakt. Immers, indien wordt geoordeeld dat het uitstel niet kan worden toegestaan, moet de faculteit in kwestie nog de tijd hebben om alsnog een voorstel tot invoering in te dienen tegen dezelfde limietdatum als de gewone invoeringsvoorstellen (nl. 1 maart 2001).

8.4. Aanvragen tot uitstel moeten aangeven welke invulling in 2001-2002 zal worden gegeven aan de vier weken na de kerstvakantie.

8.5. De voorstellen zullen eerst worden onderzocht (tegenover de richtlijnen vervat in dit document). Vervolgens worden zij besproken op 2 bijzondere vergaderingen van de Academische Raad in april 2001.

8.6. Indien nodig, zullen de faculteiten verzocht worden hun plannen bij te sturen (of verder te expliciteren).

8.7. Finale beslissingen worden genomen op de Academische Raad van mei 2001. {text}