Charter van de doctorandus/a en de promotor

Het charter van de doctorandus/a en de promotor is een bijlage van het reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van doctor aan de KU Leuven. Het werd goedgekeurd door de Academische Raad op en treedt in werking vanaf 15.12.2015. Alle doctorandi/ae gestart vanaf 15.12.2015 zijn verplicht om dit charter binnen de drie maanden na aanvang van hun doctoraat te ondertekenen. Het wordt als een mijlpaal aangeduid in hun doctoraatsopvolging. Om deze mijlpaal te bereiken, ondertekenen ze dit charter en laden het document op in de KULoket toepassing ‘Doctoraatsopvolging’. KU Leuven professoren onderschrijven dit charter vanaf het moment dat zij het (co)promotorschap van doctorandi/ae opnemen.

 

Printversie charter (pdf)

 

Het belang van goede begeleiding voor het succesvolle verloop van het doctoraat kan nauwelijks overschat worden. Het zijn de promotor, eventueel één of meerdere copromotoren , en de begeleidingscommissie die instaan voor de begeleiding en ondersteuning van de doctorandus/a. Het charter van de doctorandus/a en de promotor biedt een beschrijving van de rol van (co)promotor enerzijds en van de doctorandus/a anderzijds in het doctoraatsproces. Het schept een beeld van de wederzijdse verwachtingen en verantwoordelijkheden van (co)promotoren en doctorandi/ae en dient als basis voor een degelijke begeleiding en een vruchtbare weten¬schappelijke samenwerking. De promotor en doctorandus/a overlopen bij aanvang van hun samenwerking het charter van de doctorandus/a en de promotor en maken op basis hiervan de nodige afspraken m.b.t. de wetenschappelijke begeleiding. Voor andere aspecten die eventueel aan hun samenwerking gerelateerd zijn (bv. indien de doctorandus/a een bezoldigd personeelslid is) wordt verwezen naar de betreffende reglementering.

De promotor en de copromotor(en) zijn samen verantwoordelijk voor de correcte omkadering en ondersteuning van de doctorandus/a en onderschrijven het ‘profiel van de goede promotor’. De formele taken en kwalificaties van de promotor en de copromotor zijn vastgelegd in art. 11 van het reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van doctor aan de KU Leuven.

Het profiel van de goede doctorandus/a

Het is in eerste instantie de doctorandus/a zelf die zijn/haar onderzoek uitbouwt en de nodige vaardigheden ontwikkelt om over probleemsituaties oplossingsgericht na te denken en te communiceren. Van de doctorandus/a wordt ook verwacht dat hij/zij verantwoordelijkheid opneemt voor de ontwikkeling van zijn/haar talenten en voor het uitbouwen van zijn/haar verdere loopbaan, binnen of buiten de academische wereld, alsook dat hij/zij instaat voor de verplichtingen verbonden met de financieringsbron van zijn/haar doctoraat.

Een goede doctorandus/a bezit en verwerft de nodige kwaliteiten om tot een zelfstandig onderzoeker uit te groeien:

  • De doctorandus/a gaat proactief te werk en levert voldoende inspanningen om een succesvolle voortgang van het doctoraatsonderzoek te verzekeren. De doctorandus/a:
    • werkt actief mee aan het uitwerken van de onderzoeksvragen die in het doctoraatsproject aan bod komen,
    • is mede verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de onderzoeksmethodologie die zal gebruikt worden om deze onderzoeksvragen te beantwoorden,
    • staat in voor de planning, de uitvoering en waar nodig de bijsturing van het onderzoek,
    • staat in voor de interpretatie en analyse van de bekomen onderzoeksresultaten,
    • plaatst het onderzoek in een bredere context,
    • reflecteert kritisch op het doorlopen onderzoeksproces.

    De doctorandus/a kan hierbij rekenen op een intensieve begeleiding door de (co)promotor en de leden van het begeleidingsteam. De actieve bijdrage van de doctorandus/a bij de onderzoeksplanning en het interpreteren en analyseren van resultaten neemt evenwel toe naarmate het doctoraatsonderzoek vordert en resulteert in de vorming van een zelfstandig onderzoeker die een omvangrijk onderzoeksproces kan ontwerpen, ontwikkelen, uitvoeren en aanpassen.

  • De doctorandus/a gaat in op de kansen die door de (co)promotor en anderen geboden worden om deel uit te maken van geschikte nationale en internationale onderzoeksnetwerken en bouwt die waar mogelijk en aangewezen zelf mee op (bijv. door actieve congresdeelnames, door een verblijf aan een andere onderzoeksinstelling, …).
  • De doctorandus/a draagt er samen met de (co)promotor zorg voor dat er publicaties en/of realisaties uit het doctoraatsonderzoek voortvloeien, en heeft daarbij recht op de erkenning als voornaamste (co)auteur volgens de gebruiken binnen het vakgebied. De doctorandus/a bereidt de publicaties voor en kan hierbij rekenen op de ondersteuning van de (co)promotor en het begeleidingsteam.
  • De doctorandus/a maakt zich de algemeen aanvaarde normen van het integer wetenschappelijk gedrag eigen en leeft deze normen na (zie checklist).
  • De doctorandus/a zorgt ervoor dat data die gegenereerd werden tijdens het onderzoek steeds opvraagbaar zijn. De doctorandus/a volgt daarbij de principes van het correct beheer van data volgens de gangbare modaliteiten in de onderzoekseenheid en van het KU Leuven beleid met betrekking tot het beheren van onderzoeksdata. De doctorandus/a respecteert de intellectuele eigendom van concepten en vindingen van de KU Leuven en gaat zorgzaam om met materialen en instrumenten.
  • De doctorandus/a stelt samen met de (co)promotor een planning op voor de doctoraatsopleiding. Er wordt hierbij aandacht besteed aan activiteiten en vorming in functie van enerzijds het doctoraatsonderzoek en anderzijds het verwerven van uiteenlopende competenties die de kwaliteit en de efficiëntie van het doctoraatsonderzoek bevorderen en voorbereiden op het professioneel functioneren binnen of buiten de universiteit na het doctoraat. De doctorandus/a zorgt ervoor dat de activiteiten in het kader van de doctoraatsopleiding binnen de vooropgestelde termijnen worden afgerond.
  • De doctorandus/a is medeverantwoordelijk voor het efficiënte verloop van het doctoraatsproces en streeft ernaar om zijn/haar doctoraat te finaliseren binnen een redelijke termijn. Voor doctoraten met financiering wordt de voorziene financieringstermijn van 4 tot 6 jaar best niet overschreden.
  • De doctorandus/a draagt naar best vermogen bij aan zijn/haar integratie in de onderzoeksgroep en respecteert de samenwerkingsafspraken die in dit verband gemaakt worden.
  • De doctorandus/a maakt problemen en uitdagingen zo snel mogelijk kenbaar, in eerste instantie aan de (co)promotor en het begeleidingsteam, zodat een passende oplossing kan gezocht worden.

Het profiel van de goede (co)promotor

De (co)promotor is verantwoordelijk voor het materieel en het intellectueel klimaat waarin de doctorandus/a zijn/haar onderzoeksproject ontwikkelt en uitvoert. Hij/zij heeft een stimulerende, coördinerende en evaluerende rol en dit tijdens de volledige duur van het doctoraatsproces. Daarnaast dient de (co)promotor ervoor te zorgen dat de doctorandus/a in het kader van zijn/haar opleiding ook andere vaardigheden kan verwerven die vanuit loopbaanperspectief essentieel zijn om na de doctoraatsopleiding vlot naar een andere functie te kunnen overstappen, binnen of buiten de academische wereld.

Een goede (co)promotor heeft de nodige kwaliteiten om een correcte omkadering en ondersteuning van elk van zijn doctorandi/ae te verzekeren:

  • De (co)promotor is een actief onderzoeker en heeft een degelijke reputatie verworven. Dit kan, afhankelijk van de academische anciënniteit en het onderzoeksdomein, onder andere afgeleid worden uit wetenschappelijke publicaties, citaties, uitnodigingen voor bijdragen aan congressen en het verwerven van onderzoeksfinanciering.
  • De (co)promotor heeft zijn/haar reputatie opgebouwd in een onderzoeksdomein dat voldoende verwant is met het domein waarin de doctorandus/a zijn/haar onderzoek uitvoert om zodoende de vereiste begeleiding te kunnen geven.
  • De (co)promotor is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het onderzoeksplan van de doctorandus/a.
  • De (co)promotor zorgt voor een intensieve begeleiding. De begeleiding houdt in dat er voldoende mogelijkheid is voor de doctorandus/a om met gekwalificeerde onderzoekers te overleggen over de planning, de uitvoering en de resultaten van het onderzoek. Onderzoekseenheden en promotoren beraden zich erover hoe de doctorandus/a efficiënt en kwaliteitsvol begeleid kan worden. Regelmatige formele en informele contactmomenten tussen de doctorandus/a, de (co)promotor en/of het begeleidingsteam vormen de basis van een goede begeleiding. De contactmomenten tussen de doctorandus/a en de (co)promotor worden vastgelegd in de werkafspraken die gemaakt worden naar aanleiding van de jaarlijkse functioneringsgesprekken. De concrete taken van de (co)promotor en/of het begeleidingsteam zijn:
    • de doctorandus/a helpen bij de planning, de uitvoering en indien nodig de bijsturing van het onderzoek,
    • de doctorandus/a helpen om het onderzoek in een bredere context te plaatsen,
    • de doctorandus/a bijstaan in de interpretatie en analyse van de bekomen onderzoeksresultaten,
    • de doctorandus/a stimuleren om zijn/haar werk te presenteren, hierbij geregeld aanwezig zijn en de doctorandus/a hierover feedback geven,
    • de doctorandus/a uitdagen om kritisch over het eigen onderzoekswerk te reflecteren,
    • de doctorandus/a in de onderzoekswereld introduceren door (1) hem/haar te betrekken bij het onderzoek van de onderzoeksgroep en (2) hem/haar in contact te brengen met andere onderzoekers binnen het onderzoeksdomein en internationaal netwerk o.a. door het stimuleren van actieve congresdeelnames of door een verblijf aan een andere onderzoeksinstelling.
    • de doctorandus/a stimuleren om zijn/haar werk te publiceren, wijzen op publicatiemogelijkheden en helpen bij het voorbereiden van publicaties. De (co)promotor en het begeleidingsteam dragen een belangrijke medeverantwoordelijkheid voor het doctoraatsproces en ook voor de publicaties die uit het doctoraatsonderzoek voortvloeien. Zij geven de doctorandus/a maximale kansen om als voornaamste (co)auteur op publicaties het geleverde werk te valoriseren.
  • Als leidinggevende zorgt de promotor voor de opvolging en coaching van de doctorandus/a als medewerker. Dit houdt onder meer in het houden van regelmatige functionerings- en loopbaangesprekken.
  • De (co)promotor creëert een onderzoeksomgeving waarbij integer gedrag (bijv. goed datamanagement, verantwoord auteurschap, vermijden van belangenconflict (zie o.m. artikel 15 van het Reglement van het Academisch Personeel),…) als norm wordt gehanteerd (zie checklist). Daarnaast geeft de (co)promotor duiding betreffende de omschrijving van niet-integer gedrag binnen de context van het wetenschapsdomein. Bij problemen neemt de (co)promotor desgevallend het gepaste initiatief, in overleg met de doctorandus/a.
  • De (co)promotor stelt samen met de doctorandus/a een planning op voor de doctoraatsopleiding. De (co)promotor informeert de doctorandus/a over het vormingsaanbod aan de KU Leuven (in het kader van YouReCa en de Doctoral Schools) en bespreekt met de doctorandus/a de invulling van de doctoraatsopleiding. Verder maakt de (co)promotor de doctorandus/a attent op interessante mogelijkheden om bijkomende training of scholing te volgen zowel binnen als buiten de KU Leuven. De (co)promotor waakt erover (samen met de decaan of departementsvoorzitter) dat de onderwijsopdracht en andere taken van de doctorandus/a dusdanig georganiseerd zijn dat de afwerking van het doctoraat binnen de voorziene termijn niet in gedrang komt en dat deze taken desgevallend binnen de grenzen blijven van het personeelsstatuut van de doctorandus/a.
  • De (co)promotor is medeverantwoordelijk voor het efficiënte verloop van het doctoraatsproces. De (co)promotor stimuleert de doctorandus/a om zijn/haar doctoraat te finaliseren binnen een redelijke termijn. Voor doctoraten met financiering wordt de voorziene financieringstermijn van 4 tot 6 jaar best niet overschreden.
  • De promotor informeert de doctorandus/a tijdig over eventuele loopbaanmogelijkheden na het behalen van het doctoraat of verwijst hem/haar hiervoor door naar de diensten die hiervoor ingericht zijn.
  • De (co)promotor is medeverantwoordelijk voor het creëren van een aangename professionele werkomgeving en de integratie van de doctorandus/a in de onderzoeksgroep. Dit houdt onder meer in dat er rekening gehouden wordt met persoonlijke aspecten die een impact kunnen hebben op het onderzoek.

De KU Leuven

De KU Leuven is verantwoordelijk voor het creëren van een gepast kader waarbinnen het doctoraatsproces in optimale omstandigheden kan plaatsvinden. De universiteit heeft diverse entiteiten bevoegd gemaakt voor de organisatie en opvolging van het doctoraatsproces. Onder meer volgende entiteiten zien toe op de kwaliteiten en het goed functioneren van (co)promotoren en doctorandi/ae:

  • De doctoraatsscholen organiseren de doctoraatsopleiding, bewaken de doctoraatsefficiëntie en volgen de werkzaamheden van de doctoraatsombudsen op.
  • De doctoraatscommissies staan, in samenwerking met de (co)promotor en de begeleidingscommissie, in voor de opvolging van de voortgang van het doctoraatsonderzoek en de doctoraatsopleiding. Zij waken erover dat het doctoraatsproces correct verloopt en dat de begeleidings- en examencommissies inhoudelijk goed zijn samengesteld. De doctoraatscommissies volgen eveneens de werkzaamheden van de doctoraatsombudsen op.
  • De doctoraatsombudsen zijn voor alle betrokkenen een aanspreekpunt om problemen in het doctoraatsproces bespreekbaar te maken. De doctoraatsombudsen zullen tussen de betrokken partijen bemiddelen en samen met hen naar een voor iedereen aanvaardbare oplossing zoeken. De doctoraatsombudsen bezorgen jaarlijks een algemeen en volledig anoniem verslag aan de bevoegde doctoraatscommissie, die dit bespreekt en voorlegt aan de doctoraatsschool, het groepsbestuur en de vicerector Onderzoeksbeleid.
  • De Commissie Wetenschappelijk Integriteit behandelt meldingen met betrekking tot mogelijke inbreuken vanuit het oogpunt van wetenschappelijke integriteit.