Praktische richtlijnen met betrekking tot het behalen van een gezamenlijk diploma of dubbeldiploma van de graad van doctor aan de KU Leuven

English version

Bijlage bij Art. 21 van het Reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van doctor aan de KU Leuven zoals goedgekeurd door de Academische Raad op 25/11/2014.

 

Een gezamenlijk diploma of een dubbeldiploma van de graad van doctor kan door de KU Leuven worden uitgereikt indien de doctorandus/a het onderzoek in het kader van het proefschrift voorbereidt in samenwerking met één of meerdere andere binnenlandse of buitenlandse instellingen.

Minimale bepalingen voor het uitreiken van een gezamenlijk diploma of dubbeldiploma

Een gezamenlijk diploma of dubbeldiploma kan worden uitgereikt indien de samenwerking minimaal voldoet aan volgende voorwaarden:

  1. de doctorandus/a verricht in het kader van het proefschrift ten minste zes maanden onderzoek aan de KU Leuven en ten minste zes maanden onderzoek aan de andere instelling,
  2. er wordt per instelling één persoon als promotor aangeduid,
  3. de openbare verdediging van het proefschrift vindt plaats ten overstaan van een jury waarin, naast de promotoren, ten minste één professor van elk van de betrokken instellingen zetelt.
Hoofdinstelling vs. partnerinstelling

Om te vermijden dat een proefschrift in samenwerking een dubbele werkbelasting inhoudt voor de doctorandus/a, wordt - indien de betrokken instelling hiermee akkoord gaat - één instelling aangeduid als hoofdinstelling. De andere instelling wordt aangeduid als partnerinstelling. De hoofdinstelling fungeert als aanspreekpunt voor de doctorandus/a.

  1. Indien de KU Leuven wordt aangeduid als hoofdinstelling, volgt de doctorandus/a de algemene bepalingen vastgelegd in het Reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van doctor aan de KU Leuven en haar ‘Bijzonderheden’.
  2. Indien de KU Leuven wordt aangeduid als partnerinstelling, volgt de doctorandus/a met betrekking tot de begeleiding, de voortgangsrapportering, de doctoraatsopleiding en het proefschrift en de openbare verdediging de reglementen en richtlijnen van de andere instelling. De doctoraatscommissie gaat vooraf na of de doctoraatsopleiding en de voorbereiding van het doctoraatsproefschrift aan deze instelling aan de nodige kwaliteitsvereisten voldoen. De doctoraatscommissie kan bovendien bijkomende vereisten aan de doctorandus/a opleggen. De andere algemene bepalingen vastgelegd in het Reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van doctor aan de KU Leuven en haar ‘Bijzonderheden’ blijven onverminderd van toepassing.
Bepalen van hoofdinstelling

Welke instelling als hoofdinstelling optreedt, wordt in onderling overleg bepaald bij aanvang van de samenwerking. Volgende criteria kunnen richtinggevend zijn:

  1. Financiering: de instelling die (het grootste deel van) het doctoraatsonderzoek financiert of de instelling waartoe de promotor behoort die de aanvraag voor externe financiering deed.
  2. Plaats van het onderzoek: instelling waar het grootste deel van het onderzoek in het kader van het proefschrift plaatsvindt, waar de doctorandus/a het vaakst aanwezig zal zijn.
  3. Start: instelling waar de doctorandus/a zijn/haar doctoraatsonderzoek gestart is, waar de doctorandus/a het eerste is ingeschreven.
  4. Kwaliteitsgaranties: de samenwerking moet zo zijn opgezet dat de doctoraatsopleiding en de voorbereiding van het doctoraatsproefschrift aan de nodige kwaliteitsvereisten voldoen.

Indien de betrokken instelling niet akkoord gaat om één instelling als hoofdinstelling aan te duiden, bepaalt de doctoraatscommissie aan welke instelling de doctorandus/a de reglementen en richtlijnen volgt met betrekking tot de begeleiding (zie art. 12), de voortgangsrapportering (zie art. 13), de doctoraatsopleiding (zie Onderafdeling 5) en het proefschrift en de openbare verdediging (zie Onderafdeling 6). De andere algemene bepalingen vastgelegd in het Reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van doctor aan de KU Leuven en haar ‘Bijzonderheden’ blijven onverminderd van toepassing.

Aanvraag proefschrift in samenwerking

Aanvraagdossier

De doctorandus/a vraagt samen met de (toekomstige) promotor de toelating aan de doctoraatscommissie om een proefschrift in samenwerking voor te bereiden (aanvraagformulier). Dit gebeurt in principe gelijktijdig met de aanvraag tot toelating om zich in te schrijven als doctorandus/a, of anders uiterlijk één jaar na aanvang van de doctorale periode.

De promotor documenteert op welke manier de samenwerking met de andere instelling zal gerealiseerd worden. De promotor doet hierbij een voorstel of de KU Leuven optreedt als hoofd- of partnerinstelling. Indien het voorstel is om de andere instelling als hoofdinstelling te laten optreden, dan voegt de promotor informatie toe over de reglementen en richtlijnen over de begeleiding, de voortgangsrapportering, de doctoraatsopleiding, het proefschrift en de openbare verdediging aan de andere instelling.

Evaluatie aanvraag

De doctoraatscommissie evalueert het aanvraagdossier. Indien de andere instelling optreedt als hoofdinstelling, evalueert de doctoraatscommissie eveneens de kwaliteit van de doctoraatsopvolging aan deze instelling. Hierbij kunnen volgende criteria gehanteerd worden:

  1. de kwaliteit van de opleiding die aan de betreffende instelling toelating geeft tot de doctoraatsopleiding,
  2. de manier waarop de doctoraatsopleiding en de voorbereiding van het proefschrift wordt opgevolgd en geëvalueerd,
  3. de minimale elementen die toelaten tot de openbare verdediging,
  4. de kwaliteit van de onderzoeksgroep en promotor aan de andere instelling.

De doctoraatscommissie kan hierbij het advies inwinnen van de International admissions and mobility unit van de KU Leuven.

Beslissing aanvraag

De doctoraatscommissie kan beslissen om:

  1. De aanvraag goed te keuren met de hoofdinstelling zoals voorgesteld door de promotor: dit impliceert dat de betrokken doctoraatscommissie haar goedkeuring geeft aan de kandidaat om zich in te schrijven als doctorandus/a en het aanduiden van de hoofdinstelling zoals voorgesteld door de promotor.
  2. De aanvraag goed te keuren op voorwaarde dat de KU Leuven optreedt als hoofdinstelling: dit impliceert dat de betrokken doctoraatscommissie haar goedkeuring geeft aan de kandidaat om zich in te schrijven als doctorandus/a en het aanduiden van de KU Leuven als hoofdinstelling.
  3. De aanvraag goed te keuren met de andere instelling als hoofdinstelling mits één of meerdere bijkomende voorwaarden: dit impliceert dat de betrokken doctoraatscommissie haar goedkeuring geeft aan de kandidaat om zich in te schrijven als doctorandus/a en het aanduiden van de andere instelling als hoofdinstelling mits één of meerdere bijkomende voorwaarden die dan worden gestipuleerd in de samenwerkingsovereenkomst.
  4. Het proefschrift in samenwerking niet te ondersteunen: dit impliceert dat de betrokken doctoraatscommissie haar goedkeuring geeft aan de kandidaat om zich in te schrijven als doctorandus/a maar dat het niet wordt toegestaan om een proefschrift in samenwerking voor te bereiden.
  5. De kandidaat geen toelating te geven om zich in te schrijven als doctorandus/a: dit impliceert dat de kandidaat niet wordt toegelaten tot de doctoraatsopleiding. De aanvraag voor samenwerking vervalt hierdoor.

Samenwerkingsovereenkomst

De voorwaarden waaronder de samenwerking plaatsvindt worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst tussen de KU Leuven, de andere instelling en de doctorandus/a.

Deze samenwerkingsovereenkomst omvat volgende informatie:

  1. verwijzingen naar het doctoraatsreglement dat van toepassing is
  2. personalia van de doctorandus/a
  3. promotoren
  4. hoofdinstelling
  5. minimale bepalingen voor toelating tot verdediging vanuit de hoofdinstelling
  6. eventuele extra bepalingen opgelegd door de partnerinstelling
  7. hoe zal worden vormgegeven aan de samenwerking
  8. hoe beide instellingen plannen bij te dragen aan de onderzoeksoutput: de KU Leuven verwacht dat beide instellingen worden erkend in publicaties die voortvloeien uit de samenwerking, door de betrokken onderzoekers te vermelden als (co)auteur en hun affiliatie duidelijk te vermelden.
  9. onderwerp van het doctoraatsonderzoek
  10. inschrijving en studiegelden van de doctorandus/a: de doctorandus/a is verplicht zich tijdig en jaarlijks in te schrijven als doctorandus/a aan de KU Leuven. De doctorandus/a is echter vrijgesteld van het betalen van studiegeld aan de KU Leuven indien de andere instelling optreedt als hoofdinstelling. De KU Leuven gaat ervan uit dat de andere instelling eenzelfde flexibiliteit met betrekking tot het studiegeld aan de dag legt.
  11. startdatum en duur van het doctoraatsonderzoek
  12. verblijf aan elk van de instellingen
  13. financiële bepalingen (i.e. vergoeding doctorandus/a, reisonkosten, kosten voor uitrusting en werking)
  14. verzekering van de doctorandus/a
  15. samenstelling van de examencommissie: naast de promotor zetelt minstens nog één ander lid van beide instellingen in de examencommissie
  16. taal van het proefschrift
  17. plaats, taal en verloop van verdediging: het doctoraat wordt openbaar verdedigd aan de hoofdinstelling. Deze verdediging wordt erkend door beide instellingen.
  18. diploma (i.e. vormgeving en wie drukt af): bij succesvolle verdediging verlenen beide instellingen hun graad van doctor en wordt er één gezamenlijk diploma uitgereikt namens de beide instellingen. Het diploma dient te voldoen aan de wettelijke bepalingen van beide instellingen. Indien de andere instelling het gezamenlijke diploma uitreikt, drukt de KU Leuven enkel nog haar diplomasupplement af. Indien het juridisch niet mogelijk is één gezamenlijk diploma uit te reiken, dan reikt iedere instelling haar eigen diploma uit. Het diploma(supplement) vermeldt in dat geval duidelijk dat de graad van doctor bekomen werd vanuit een samenwerking tussen beide instellingen.
  19. intellectuele rechten inclusief eigendomsrechten
  20. rapportering, communicatie en contactpersoon: de doctorandus/a informeert de partnerinstelling van zodra de hoofdinstelling toelating heeft gegeven tot verdediging. De doctorandus/a bezorgt de partnerinstelling eveneens de nodige gegevens zodat blijkt dat hij/zij aan alle elementen van de samenwerkingsovereenkomst heeft voldaan.
  21. geschillenregeling
  22. duur van de overeenkomst

De overeenkomst wordt opgesteld volgens de KU Leuven modelovereenkomst of bevat minimaal bovenstaande elementen voor een samenwerkingsovereenkomst. Op advies van de doctoraatsschool legt de Dienst Onderzoekscoördinatie de overeenkomst ter ondertekening voor aan de rector.

Contactpersonen

De onderhandelingen over de samenwerkingsovereenkomst worden gecoördineerd door de betrokken doctoraatsschool in overleg met de betrokken promotoren.

Aanvullende informatie bij de Bijlage bij het Reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van doctor aan de KU Leuven zoals goedgekeurd door de Academische Raad op 25/11/2014.

Terminologie en types doctoraten

Gezamenlijk doctoraat
Wanneer er in de voorbereiding van een doctoraatsproefschrift wordt samengewerkt tussen twee instellingen, kan men in principe spreken over een gezamenlijk doctoraat. De term ‘gezamenlijk doctoraat’ zegt iets over de samenwerking die er is, maar laat onduidelijkheid over de manier waarop de diplomering zal gebeuren (één of twee diploma’s). Idealiter spreekt men dan ook steeds over het type diplomering, eerder dan over een gezamenlijk doctoraat. Strikt gezien zou onder ‘gezamenlijk doctoraat’ zowel een 'joint doctoral diploma als een 'double doctoral diploma' verstaan kunnen worden.

Joint doctoral diploma
Bij een gezamenlijk doctoraatsdiploma (‘joint doctoral diploma’) gebeuren de voorbereidingen van het doctoraat aan twee instellingen maar wordt er uiteindelijk één doctoraatsdiploma uitgereikt door twee universiteiten samen. Eén universiteit drukt het diploma: het logo van de beide instellingen wordt opgenomen op het diploma, alsook de doctorstitel die door elke universiteit wordt uitgereikt.
Zie ook: Structuurdecreet, artikel 94, §4 en Diplomabesluit, Bijlage 6.

Double doctoral diploma
Een dubbeldoctoraat/bidiplomering (‘double/dual doctoral diploma’) is een doctoraat dat wordt voorbereid aan twee universiteiten en waarbij uiteindelijk iedere instelling haar eigen diploma drukt: er worden aldus twee diploma’s uitgereikt voor eenzelfde doctoraat. De partnerinstellingen vermelden in het diplomasupplement dat het gaat over een bidiplomering. Deze vorm van gezamenlijk diplomeren wordt enkel benut in gevallen waar het juridisch niet mogelijk is één gezamenlijk doctoraatsdiploma uit te reiken.
Zie ook: Structuurdecreet, artikel 94, §4 en Diplomabesluit, Bijlage 5.

European doctorate
Soms komt men in internationale samenwerking ook de benaming 'European doctorate' tegen. Het is een toevoeging die in Vlaanderen op zich niet bestaat, maar die sommige buitenlandse instellingen volgens de regelgeving in hun land mogen toevoegen van zodra een doctorandus een doctoraatsproject afwerkt in ten minste twee universiteiten in de Europese Unie. De term 'European doctorate' heeft op zich geen specifieke kwaliteitsmeerwaarde.

Erasmus mundus joint doctorate
Vanaf het academiejaar 2009-2010 is ook de benaming 'Erasmus Mundus joint doctorate' in voege. Deze doctorstitel kan enkel uitgereikt worden indien de samenwerking tussen de partners erkend en gefinancierd wordt vanuit de Europese Unie binnen haar Erasmus Mundus Action 1B programma (2009-2013). Meer info

De KU Leuven is partner in twee Erasmus Mundus Joint Doctorate programma's:

Top

Een double diploma of een joint diploma?

In principe wordt er bij het succesvol verdedigen van een gezamenlijk doctoraat een joint doctoral diploma uitgereikt: de doctorandus/a krijgt één diploma voor één prestatie. Vanuit de KU Leuven geniet het uitreiken van slechts één diploma de voorkeur omwille van de transparantie naar potentiële werkgevers en de faire behandeling ten aanzien van andere doctorandi. Daarnaast vermindert het de mogelijkheid om diploma's te vervalsen.
Soms is het juridisch echter niet mogelijk om slechts één diploma te drukken: sommige landen staan niet toe dat een buitenlandse diplomabenaming op hun diploma komt. In dat geval moet noodzakelijkerwijs een double doctoral diploma uitgereikt worden. Bij een samenwerking tussen twee Vlaamse universiteiten wordt er nooit een double doctoral diploma uitgereikt. Een joint doctoral diploma is wel mogelijk.

Top