Leidraad archiveren proefschrift

Wanneer archiveren?

De doctorandus/a kan pas archiveren nadat hij/zij toelating tot verdediging heeft gekregen en de administratief verantwoordelijke doctoreren van de faculteit deze toelating tot verdediging heeft geregistreerd (= je doctoraatsdossier in status 7 plaatsen). Zodra dit is gebeurd, krijgt de doctorandus/a hiervan een bevestiging via e-mail.

Waar archiveren?

De archivering van het proefschrift dient te gebeuren via het mijlpalenoverzicht in de KU Loket-toepassing ‘Doctoraatsopvolging’. Indien de doctorandus/a rechtstreeks archiveert in Lirias, is er immers geen link met de gegevens in ‘Doctoraatsopvolging’. Dit leidt tot meerdere problemen:

  • De mijlpaal komt niet op ‘behaald’. Hierdoor krijgt de doctorandus/a (onterecht) een herinneringsmail dat de archivering nog niet is voltooid.
  • De URL naar het gearchiveerde proefschrift verschijnt niet op de verdedigingsfiche van het doctoraat.

Enkel de doctorandus/a kan archiveren via KU Loket ‘Doctoraatsopvolging’ (want rechtstreekse link naar eigen Lirias-records). De (co)promotor(en) zien in ‘Doctoraatsopvolging’ de mijlpaal maar niet de ‘Archive’ knop. Van zodra het proefschrift werd geüpload, zien de (co)promotor(en) wel de hernoemde knop ‘Lirias’ verschijnen.

Hoe archiveren?

  • De doctorandus/a logt in op KU Loket met zijn/haar studenten- of personeelsnummer (u-nummer).
  • Open de toepassing ‘Doctoraatsopvolging’ (KULoket > Onderzoek > Doctoraten > Doctoraatsopvolging)


Enkel en alleen indien de doctorandus/a niet meer kan inloggen op KU Loket ‘Doctoraatsopvolging’ dient de upload van het proefschrift rechtstreeks in Lirias te gebeuren, nl. in het reeds bestaande TH(esis)-record (met unieke sleutel). Dit record kan opgezocht worden in Lirias Lirias met de volgende (hoofdlettergevoelige) zoekterm: "achternaam, voornaam" AND publicationtype: TH. Het proefschrift is beschikbaar via de knop ‘view online’..

  • Blijf op het eerste tabblad ‘Progress of the PhD’

  • Scrol tot aan het luik ‘Milestones’.
    Dit zijn de mijlpalen die tijdens de doctoraatsopleiding moeten worden behaald. Het proefschrift archiveren via Lirias is een van die mijlpalen.

  • In de kolom van deze mijlpaal druk je op de knop ‘Archive’ (voor ‘submission date’) om het proefschrift te kunnen archiveren. Deze knop verschijnt van zodra de doctorandus/a toelating tot verdediging heeft gekregen (= doctoraat in status 7 staat).

 

  • De ‘Archive’ knop linkt rechtstreeks naar het (automatisch) aangemaakte record in Lirias. Gebruik de ‘Edit’ knop om het record te bewerken of het proefschrift op te laden (zie verder).

 

  • Via de knop ‘Edit’ krijg je alle gegevens te zien die voor het doctoraat zijn opgenomen in Lirias.

  • Je kunt indien gewenst de nodige informatie aanvullen of corrigeren.
    De velden Authors, Title, Other titles, Date of defence, Publication status kunnen enkel gewijzigd worden door de administratief verantwoordelijke doctoreren van je faculteit.
  • Bewaar je wijzigingen via de knop ‘Update’ onder aan de pagina.

  • Gebruik de knop ‘Add file’ > ‘update’ om een pdf-versie van het proefschrift op te laden.
    Gebruik de knop ‘Update’ om wijzigingen aan andere metadata te bewaren. Heb je dat niet gedaan, dan dien je de wijzigingen opnieuw in te voeren.

Het proefschrift wordt onmiddellijk opgeladen in Lirias en is bijgevolg dezelfde dag al beschikbaar. Het record kan makkelijk in de repository worden teruggevonden met de volgende (hoofdlettergevoelige) zoekterm: "achternaam, voornaam" AND publicationtype: TH. Via de knop 'view online' kun je het manuscript inkijken.

'Item Status' (vermeld in Lirias-record)

Op de ‘Edit’ pagina van het record in Lirias wordt onderaan het veld ‘item status’ vermeld. Dit veld geeft de status van het doctoraat weer in KU Loket ‘Doctoraatsopvolging’.

  • Accepted: het proefschrift is nog niet verdedigd (vanaf status 7 ‘toelating tot verdediging’)
  • Published: het proefschrift is verdedigd (vanaf status 8 ‘doctoraat verdedigd’)

Het veld wijzigt zodra de administratief verantwoordelijke doctoreren van de faculteit de verdediging heeft geregistreerd (= status 8 plaatsen in SAP).

Toegankelijkheid van het proefschrift (‘availability’)

Bij het opladen van het proefschrift bepaalt de doctorandus/a in overleg met de promotor de toegankelijkheid van het document. Men heeft hierbij de keuze uit:

  • private: het proefschrift is enkel beschikbaar voor de doctorandus/a en de (co)promotoren.
  • intranet: het proefschrift is enkel zichtbaar voor personen die inloggen met hun KU Leuven-personeelsnummer (u-nummer).
  • embargo: tot de gekozen embargodatum is het proefschrift enkel zichtbaar voor KU Leuven-personeelsleden via intranet, daarna publiek toegankelijk voor iedereen via internet.
  • public: het proefschrift is publiek toegankelijk via internet.

Als je delen van het proefschrift reeds gepubliceerd hebt, of je bent van plan dit nog te doen, raadpleeg je best het Open Access-steunpunt vooraleer je voor een publieke toegankelijkheid kiest. Standaard wordt de keuze ‘intranet’ aangeboden, aangezien je hierop steeds alles beschikbaar mag stellen.

Ongeacht de gekozen toegankelijkheid is het proefschrift na upload 7 dagen lang enkel beschikbaar via intranet. Dit geeft de (co)promotor de kans de gekozen toegankelijkheid aan te passen. Hij/zij kan daartoe inloggen op My Lirias via zijn/haar personeelsnummer. Na 7 dagen wordt het document volgens de gekozen toegankelijkheid beschikbaar gesteld. Het veld 'Publication status' in Lirias wijzigt dan van 'accepted' naar 'published'.

De doctorandus/a dient daarnaast extra aan te geven dat hij/zij een proefschrift oplaadt door in het ‘select a type’-keuzevenster ‘thesis’ te selecteren.

Het proefschrift wordt onmiddellijk opgeladen in Lirias en is bijgevolg dezelfde dag al beschikbaar voor de doctoraatsstudent en de promotor.Of het proefschrift beschikbaar is voor anderen hangt af van de gekozen toegankelijkheid (zie hierboven).

De url naar het gearchiveerde document op de verdedigingsfiche van de doctorandus/a verschijnt pas de dag na archivering.

Wie moet het proefschrift archiveren?

De doctorandus/a is verantwoordelijk voor het archiveren van het proefschrift via KU Loket Doctoraatsopvolging (de gedoctoreerde kan na het aflopen van het laatste academiejaar waarin er een registratie was als doctorandus/a nog ongeveer twee weken inloggen met zijn studentennummer).

Wie moet het proefschrift dan uploaden in Lirias (in volgorde van actieverantwoordelijke)?

  1. De doctorandus/a zolang hij/zij een actief personeelsnummer heeft aan de universiteit.
  2. De (co)promotor of zijn/haar Lirias-gedelegeerde wanneer de doctorandus/a niet meer werkzaam is aan de KUL.

Deze personen dienen daartoe te beschikken over:

  1. De PDF-versie van het proefschrift.
  2. De gekozen toegankelijkheid voor het proefschrift (en ev. embargodatum).
  3. (in principe ook de goedkeuring van de promotor)

Vragen of problemen?

Bij vragen of problemen kunnen zij zich richten tot de Lirias Helpdesk.

Ter info: de (co)promotor heeft dezelfde schrijfrechten als de doctorandus/a omdat zijn/haar u-nummer ook gelinkt is aan het desbetreffende record in Lirias.

FAQ

FAQ - Mijlpaal ‘archivering proefschrift’

  • Geen mijlpaal ‘archivering proefschrift’ in KULoket ‘Doctoraatsopvolging’ ?
    Neem contact op met de administratief verantwoordelijke doctoreren van je faculteit om dit te corrigeren.
    De mijlpaal ‘Archivering proefschrift’ verschijnt in het mijlpalenoverzicht in de KU Loket-toepassing ‘Doctoraatsopvolging’ op voorwaarde dat deze mijlpaal in SAP is ingevoerd (in het doctoraatsdossier). Dat is het geval wanneer de mijlpaal was opgenomen in de template bij aanmaak van het doctoraat óf indien de mijlpaal nadien manueel werd toegevoegd aan het doctoraatsdossier.
  • Geen knop ‘archive’ bij de mijlpaal ‘archivering proefschrift’?
    De knop ‘archive’, waarmee het proefschrift wordt gearchiveerd, verschijnt pas zodra de administratief verantwoordelijke doctoreren van de faculteit de toelating tot verdediging heeft geregistreerd (= doctoraatsdossier in status 7 heeft geplaatst). Zodra dit is gebeurd, ontvangt de doctorandus/a hiervan een bevestiging via e-mail.
  • Geen knop ‘Lirias’ bij de mijlpaal ‘archivering proefschrift’?
    De knop ‘Lirias’ verschijnt pas nadat het proefschrift werd gearchiveerd. De originele ‘archive’ knop wordt bij archivering hernoemd naar de knop ‘Lirias’.
  • Foutmelding na aanklikken van ‘archive’ knop in het mijlpalenoverzicht
    Indien je na het aanklikken van de ‘archive’ knop niet op je record in Lirias uitkomt, neem dan contact op met de Lirias-helpdesk met als onderwerp ‘PhD: geen handle ondanks archive knop’. Vermeld duidelijk je naam, studentennummer en verdedigingsdatum.
  • Mijlpaal ‘archivering proefschrift’ staat niet op behaald?
    De mijlpaal ‘archivering proefschrift’ komt op ‘behaald’ te staan de dag nadat het proefschrift werd gearchiveerd in Lirias. Indien het proefschrift langer dan één dag geleden werd gearchiveerd en er toch geen URL beschikbaar is, gebeurde de archivering foutief, namelijk rechtstreeks in Lirias in plaats van via de KU Loket-toepassing ‘Doctoraatsopvolging’. Signaleer dit aan de Lirias-helpdesk met als onderwerp ‘PhD: archivering via Lirias i.p.v. KU Loket’. Vermeld duidelijk je naam, studentennummer en verdedigingsdatum.
  • Herinneringsmail ondanks archivering?
    Indien er automatische herinneringsmails worden verstuurd ondanks het feit dat het proefschrift werd gearchiveerd, zijn er twee mogelijke verklaringen:
    • De doctorandus/a archiveerde de dag voordien en het systeem beschikte nog niet over die informatie
      -> Je mag de herinneringsmail negeren.
    • De doctorandus/a archiveerde verkeerdelijk rechtstreeks in Lirias i.p.v. via de KU Loket-toepassing ‘Doctoraatsopvolging’.
      -> Signaleer dit aan de Lirias-helpdesk met als onderwerp ‘PhD: archivering via Lirias i.p.v. KU Loket’. Vermeld duidelijk je naam, studentennummer en verdedigingsdatum.

FAQ - Verdedigingsfiche

  • Geen verdedigingsfiche te zien?
    De verdedigingsfiche wordt aangemaakt indien werd voldaan aan elk van onderstaande voorwaarden:
    • De doctorandus/a kreeg toelating tot verdediging.
    • De doctorandus/a kreeg hiervan een bevestiging via e-mail (= faculteit registreerde de toelating als status 7) en wachtte een nacht (nachtjob nodig om webpagina aan te maken) alvorens te controleren of de fiche beschikbaar is.
    • De verdedigingsdetails zijn ingevuld in SAP (te controleren via KU Loket ‘Doctoraatsopvolging’).
  • Geen verdedigingsfiche meer te zien?
    Indien een doctoraatsproject langer dan één maand geleden werd verdedigd maar de administratief verantwoordelijke doctoreren van de faculteit de verdediging nog niet heeft geregistreerd in KU Loket ‘Doctoraatsopvolging’ (= status 8), dan verdwijnt de verdedigingsfiche van het internet. Het doctoraat hoort immers niet thuis in het overzicht van de actuele verdedigingen (= doctoraten verdedigd minder dan een maand geleden of nog te verdedigen doctoraten), noch in het archief van de verdedigingen (= doctoraten langer dan een maand geleden verdedigd).
  • Geen URL te zien op de verdedigingsfiche?
    Op de verdedigingsfiche verschijnt de URL naar het gearchiveerde proefschrift de dag na archivering (load via nachtjob).
    Indien het proefschrift langer dan één dag geleden werd gearchiveerd en er toch geen URL te zien is, dan gebeurde de archivering foutief, nl. rechtstreeks in Lirias i.p.v. via de KU Loket-toepassing ‘Doctoraatsopvolging’. Signaleer dit aan de Lirias-helpdesk met als onderwerp ‘PhD: archivering via Lirias i.p.v. KU Loket’. Vermeld duidelijk je naam, studentennummer en verdedigingsdatum.