Richtlijnen voor bepaalde categorieën

• Doctorandi
• Permanente Vorming en Postgraduaat
• Interuniversitair student
• Gaststudent
• Studiegelden

Doctorandi

Types inschrijving

• Doctoraatsopleiding

   Wanneer je start met je doctoraat schrijf je in voor de doctoraatsopleiding. Aangezien je op elk moment van het jaar een doctoraat kan aanvatten, kan je ook op elk moment van het jaar inschrijven voor het starten van je opleiding. Je schrijft je in voor het lopende academiejaar. Voor deze eerste inschrijving betaal je het voorop gestelde bedrag.
   De daarop volgende academiejaren kan je kosteloos herinschrijven. Je krijgt hiertoe een uitnodiging via je studentenmail. Jaarlijks inschrijven is verplicht! Indien je niet inschrijft ben je niet verzekerd, heb je geen zicht op de informatie die aangeboden wordt via Toledo, vervalt de KULoket toepassing ‘Mijn doctoraat’, geniet je niet van de bijkomende studentenvoordelen en maak je in vele gevallen geen aanspraak op een doctoraatsbeurs.
Praktische richtlijnen voor de eerste inschrijving en de herinschrijving vind je hieronder.

• Doctoraat

Wanneer je doctoraatsopleiding afgerond is, kent de administratief verantwoordelijke doctoreren van je faculteit of doctoral school status 5 (‘doctoraatsopleiding voltooid’) toe aan je elektronische dossier. Je krijgt dan ook een bericht om je in te schrijven voor het doctoraat (zonder verdediging). Gebeurt dit tijdens de inschrijvingsperiode dan kan je dit meteen bij je online herinschrijving aanduiden, in de loop van het academiejaar kan je de dienst studentenadministratie telefonisch of via mail contacteren om je inschrijving aan te passen.
In sommige gevallen is deze inschrijving overbodig en wordt status 5 onmiddellijk gevolgd door status 7.Je kan dan al meteen inschrijven voor het doctoraat met verdediging (zie hieronder)

• Doctoraat met verdediging

   Zodra je de toelating tot openbare verdediging gekregen hebt van de examencommissie, schrijf je in voor het doctoraat met verdediging. De  administratief verantwoordelijke doctoreren van je faculteit of doctoral school dient hiertoe eerst status 7 (‘toelating tot verdediging’) toe te kennen aan je elektronische dossier. Zodra dat gebeurd is, kan je inschrijven voor het doctoraat met verdediging. Doe dit ten laatste drie weken voor je publieke verdediging. Je kan hiervoor telefonisch of via mail contact opnemen met de dienst studentenadministratie, je hoeft er dus niet persoonlijk voor langs te komen. Je moet dan wel ingeschreven zijn voor het lopende academiejaar. Vergeet dus zeker niet je online herinschrijving te doen als je verdediging nadert. Je krijgt vervolgens een uitnodiging tot de betaling van de tweede schijf voor je doctoraat, eenzelfde bedrag als bij de eerste inschrijving.

Eerste inschrijving

• Toelating: Voor de eerste inschrijving voor de doctoraatsopleiding heb je toelating nodig van de administratief verantwoordelijke doctoreren van je faculteit of doctoral school, dit kan elektronisch in je dossier aangevuld worden als je reeds aan KU Leuven studeerde, zoniet heb je een toelatingsbrief nodig.
• Online inschrijven: Was je het afgelopen academiejaar reeds ingeschreven aan de KU Leuven? Dan kan je tussen half juli en begin oktober gebruik maken van de online herinschrijving. Zal je het komende academiejaar een doctoraat aanvatten maar heb je nog geen toelating, vul dan alvast de online inschrijving in, uiterlijk de derde woensdag van het academiejaar. Nadien wordt de inschrijvingsmodule immers afgesloten. Dit bespaart je een bezoekje aan de studentenadministratie. Je inschrijving kan immers automatisch verder verwerkt worden zodra de adminstratief verantwoordelijke doctoreren van je faculteit of doctoral school een elektronische toelating voor je aanmaakte.
• Persoonlijk aanbieden: Zit er een onderbreking van enkele maanden of jaren tussen je inschrijving of was je nooit eerder als student ingeschreven aan KU Leuven? Dan moet je wel langskomen.
  • Heb je je masterdiploma aan de KU Leuven behaald? Kom dan gewoon langs tijdens onze openingsuren, je diploma hoef je niet mee te brengen, eventueel wel je toelating als die nog niet elektronisch aan je dossier werd toegevoegd, vraag dit dus even na bij de verantwoordelijke.
  • Was je nooit eerder ingeschreven aan KU Leuven? Breng dan je toelatingsbrief mee en (een kopie van) al je reeds behaalde diploma's (secundair, bachelor, master), ook al heb je die reeds ingeleverd voor je aanvraag. Het is immers van belang dat je centrale studentendossier volledig is.

     

    

Herinschrijven

• opgelet!: dit doe je per academiejaar. Dus ook als je eerste inschrijving in april gebeurde, moet je toch al in augustus/september je inschrijving vernieuwen. Doe dit wel binnen de vooropgestelde deadlines (uiterlijk de derde woensdag van het academiejaar), zoniet moet je toch weer persoonlijk langskomen. Online inschrijven doe je via je studentenaccount in K.U.Loket, check dus zeker geregeld je studentenmail, ook al heb je een personeelsmailadres.
• Voor EER-studenten is het aantal inschrijvingen beperkt tot 7, vanaf de 8e inschrijving is voor Belgische studenten toelating vereist van de administratief verantwoordelijke doctoreren. Voor niet-EER studenten is vanaf de 5e inschrijving telkens toelating vereist van de International Admissions and Mobility Unit. Na het doorsturen van de online inschrijving krijg je bericht dat er toelating vereist is. Zodra de toelating elektronisch aan je dossier werd toegevoegd wordt de inschrijving automatisch verder verwerkt.

   

  

Permanente vorming en postgraduaat

• Inschrijven voor een postgraduaat of permanente vorming doe je bij de organisator van de opleiding. Je hoeft je niet aan te bieden op de dienst studentenadministratie tenzij de organisator daartoe specifieke instructies geeft.
• Schrijf je in voor een permanente vorming of postgraduaat en was je het afgelopen academiejaar ook ingeschreven als student aan KU Leuven? Dan kan je gebruik maken van de online herinschrijving.

   

  

Interuniversitair student

• Een keuzevak volgen aan de KU Leuven kan voor studenten van andere universiteiten of hogescholen uit de associatie KU Leuven. Je krijgt een studentenkaart en toegang tot de faciliteiten van KU Leuven. Je moet je daarvoor persoonlijk aanbieden op de dienst studentenadministratie met de toelating van je eigen instelling en van de Leuvense faculteit waar je de lessen wenst te volgen. Verder volg je de instructies voor inschrijvingen voor de nieuwe studenten.
• Studenten in een interuniversitaire opleiding, dit is een opleiding georganiseerd in samenwerking tussen twee of meer universiteiten, schrijven ook in aan KU Leuven. Is de betalende hoofdinschrijving al gebeurd aan een andere universiteit dan is deze inschrijving kosteloos. Bij aanmelding op onze dienst dien je een inschrijvingsbewijs of studentenkaart voor te leggen met vermelding van de opleiding en het academiejaar waarvoor je bent ingeschreven.

   

  

Gaststudent

• Studenten ingeschreven aan de Vlerick Management School, campus Leuven kunnen inschrijven als gaststudent met toelating van de Vlerick Management School en krijgen een studentenkaart en bijhorende faciliteiten.
• Studenten ingeschreven aan de Open Universiteit kunnen inschrijven als gaststudent en krijgen een studentenkaart en bijhorende faciliteiten. Gezien de modules niet samenvallen met ons academiejaar gelden de deadlines voor inschrijving niet voor deze studenten. Let op: was je het vorige academiejaar ingeschreven en wens je de online herinschrijving te gebruiken neem dan voor eind september contact op met de studentenadministratie. Voor elke inschrijving dient een bewijs van inschrijving bij de Open Universiteit voorgelegd te worden.
• Studenten van hogescholen of andere universiteiten die aan de KU Leuven stage lopen kunnen een studentenkaart en bijhorende faciliteiten als gaststudent krijgen mits voorlegging van hun contract dat geviseerd is door de Personeelsdienst KU Leuven. Voor internationale studenten bepaalt het International office, International Admissions and Mobility Unit welke studentenstatuut wordt toegekend.
• Studenten van hogescholen of andere universiteiten die in het kader van hun thesis of masterproef onderzoek verrichten aan de KU Leuven kunnen met toelating van de faculteit zich inschrijven als gaststudent en krijgen een studentenkaart en bijhorende faciliteiten.

   

  

Studiegelden

• Wat je moet betalen voor bovenstaande categoriëen van inschrijving vind je op de website studiegelden.