Interne beroepsprocedure KU Leuven

 

 

 

Tegen welke beslissingen is beroep mogelijk?

Het Onderwijs- en Examenreglement van de KU Leuven voorziet dat beroep mogelijk is tegen volgende beslissingen:

  • een examenbeslissing, namelijk de beslissing van een examencommissie waarbij:
    • een beoordeling voor een afzonderlijk opleidingsonderdeel definitief wordt vastgesteld;
    • een betwisting wordt beslecht;
    • over het globale resultaat en het al dan niet toekennen van een graad van verdienste voor een hele opleiding wordt beslist;
  • een weigering als studievoortgangsmaatregel
    d.i. een beroep tegen de beslissing van de directeur van de dienst Onderwijsprocessen om een afwijking op de weigering niet toe te staan;
  • een beslissing inzake het toestaan van vrijstellingen;
  • een beslissing m.b.t. het opleggen van een voorbereidings- of schakelprogramma of een programma met vermindering van studieomvang. Dat omvat ook een beslissing m.b.t. de omvang of inhoud van een dergelijk programma;
  • een beslissing m.b.t. het verlenen van en de omvang van een bewijs van bekwaamheid in het kader van een EVC-procedure;
  • het ontzeggen van het verder volgen van een opleidingsonderdeel
    d.i. een beroep tegen een beslissing waarbij tijdens het academiejaar beslist wordt dat een student een bepaald opleidingsonderdeel niet meer mag volgen omwille van het feit dat hij door zijn gedragingen blijk gegeven heeft van ongeschiktheid voor de uitoefening van een beroep waartoe de opleiding die hij volgt, hem opleidt en redelijke aanpassingen hieraan niet kunnen verhelpen;
  • de weigering om een bepaald opleidingsonderdeel op te nemen in het contract van een student die een geïndividualiseerd traject volgt en die zich nog niet eerder voor dat opleidingsonderdeel heeft ingeschreven;
  • de weigering om een redelijke aanpassing voor een student met functiebeperking toe te kennen.

 

Hoe teken je beroep aan?

Studenten met een geldig KU Leuven studentenaccount dienen bij voorkeur beroep in via het daartoe voorziene webformulier .
Indien je problemen ervaart bij het invullen of doorsturen van dat webformulier, kan je dat melden via het e-mailadres van Beroepsinstantie. Studenten die niet (meer) over een geldig studentenaccount beschikken of advocaten die namens één van hun cliënten beroep willen indienen, kunnen dat beroep doorsturen via bovenstaand e-mailadres. Het per e-mail doorgestuurde dossier moeten ten minste volgende gegevens bevatten:

  • de naam van de student
  • het studentennummer
  • het e-mailadres dat voor alle verdere communicatie zal gebruikt worden
  • de faculteit
  • de opleiding
  • de campus
  • de omschrijving en de datum van de initiële beslissing waartegen beroep wordt aangetekend
  • de omschrijving van de ingeroepen bezwaren, op basis van de elementen die tijdens het feedbackgesprek werden besproken.

Indien bij een examenbetwisting nog geen motivering kan worden gegeven, omdat het feedbackgesprek met de examinator nog niet is kunnen doorgaan, wordt duidelijk aangegeven dat het beroep als een bewarend beroep wordt ingediend.

 

Wanneer dien je beroep in?

Het beroep moet worden indiend binnen een vervaltermijn van zeven kalenderdagen die ingaat na de mededeling van de oorspronkelijke beslissing (via brief, e-mail, studievoortgangsdossier, …). Bij een beroep tegen een ongunstige examenbeslissing geldt de datum van de bekendmaking van de examenresultaten die vermeld staat in het studievoortgangsdossier als referentiedatum. Bij andere beslissingen geldt de datum die vermeld staat op de oorspronkelijke beslissing.

Bij het indienen van een beroep moet een duidelijke en feitelijke beschrijving van de klacht worden gegeven (i.c. waarom de beoordeling niet correct gebeurd is). Het is dan ook van essentieel belang dat via het feedbackgesprek in eerste instantie verdere verduidelijking over het  bekomen examenresultaat aan de docent gevraagd wordt, vooraleer er beroep wordt aangetekend.

 

Hoe verloopt de beroepsprocedure?

Indien je beroepsaanvraag ontvankelijk wordt verklaard (d.i. tijdig ingediend en gericht tegen een beslissing waarvoor het Onderwijs- en Examenreglement een beroepsmogelijkheid voorziet) word je uitgenodigd voor een gesprek met de vicerector Studentenbeleid, dan wel de academisch beheerder van jouw campus. Tijdens dat gesprek kan je de argumenten op grond waarvan je de oorspronkelijke beslissing wil betwisten, toelichten. Op basis van het gesprek zal de beroepsinstantie ook de andere betrokken partijen (faculteiten en/of andere KU Leuven-diensten) contacteren om motivering over deze beslissing op te vragen. Via het indienen van het beroep geef je hiervoor ook toestemming.

 

Wanneer kan je een antwoord verwachten?

Binnen een periode van twintig kalenderdagen na het indienen van de beroepsaanvraag ontvang je de beslissing van de vicerector of een datum waarop je deze beslissing kunt verwachten. Indien je binnen die periode geen mededeling over een concrete beslissing of een datum hebt ontvangen, kan je vanaf de dag die volgt op die twintig dagen extern beroep instellen bij de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen. Dat moet binnen de zeven kalenderdagen gebeuren.

Die periode geldt niet automatisch voor een beroep dat werd ingediend tegen de weigering om een redelijke aanpassing voor een student met functiebeperking toe te kennen. Afhankelijk van de aard van de beoordeling leidt die laatste beroepsprocedure binnen een redelijke termijn tot een gemotiveerde beslissing.

 

Wat bij een (negatieve) beslissing?

In het kader van deze beroepsprocedure wordt de oorspronkelijke beslissing opnieuw geëvalueerd. Een interne beroepsbeslissing vormt dan ook het best in eerste instantie aanleiding om na te gaan wat de consequenties zijn voor het verdere studietraject. Voor meer advies daarover kunnen studenten contact opnemen met de studieloopbaanbegeleider. De contactgegevens van deze studieloopbaanbegeleiders zijn raadpleegbaar in het tabblad “situering” van het studievoortgangsdossier of via https://www.kuleuven.be/studentenvoorzieningen/studieadvies/studiebegeleiding/Studietrajectbegeleiding/studenten/studietrajectbegeleider.html Conform de bepalingen van het Decreet van 19 maart 2004 betreffende de rechtspositieregeling van de student kan tegen een beslissing van de interne beroepsprocedure verder beroep worden ingesteld bij de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen. Elk beroep bij de Raad moet steeds binnen de zeven kalenderdagen na de elektronische mededeling van de beslissing worden ingesteld, moet gehandtekend zijn en moet een voldoende motivering bevatten. Die externe beroepsmogelijkheid bij de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen geldt niet voor een beroep tegen het weigeren van een redelijke aanpassing voor een student met een functiebeperking.

 

Examenbetwisting

  • Onafhankelijk van een eventuele beroepsprocedure, is het krijgen van feedback over het afgelegde examen een belangrijk aspect in het leerproces. Het Onderwijs- en Examenreglement bepaalt dat je als student binnen de zeven kalenderdagen na de bekendmaking van de examenresultaten terechtkunt bij de examinatoren voor inzage in en feedback over de resultaten. Die informatie geeft je inzicht in eventuele tekorten en biedt je tegelijkertijd een goede basis voor remediëring van opleidingsonderdelen waarvoor je niet bent geslaagd. Bij het indienen van een beroep wordt van je verwacht dat je, op basis van de elementen die tijdens het feedbackgesprek werden besproken, een overzicht geeft van de argumenten op grond waarvan je het examenresultaat wilt betwisten.  Het is dan ook noodzakelijk om eerst feedback te vragen bij de examinator vooraleer je beroep aantekent. Indien je overweegt om een beroep in te stellen tegen een bepaald examenresultaat, maar de beslissing daarover nog wilt uitstellen tot na een gesprek met de examinator, kan je een bewarend beroep instellen binnen een periode van zeven kalenderdagen na de bekendmaking van de examenresultaten. Binnen de vijf kalenderdagen na het indienen van het bewarend beroep moet je dan een uitgebreidere motivering doorsturen met de argumenten op grond waarvan je het examenresultaat wilt betwisten. Indien je die bijkomende argumenten niet binnen die termijn doorstuurt, wordt het beroep automatisch als niet-gegrond beoordeeld.
    Meer informatie en een overzicht van de feedbackmomenten per faculteit is beschikbaar op de volgende webpagina.
  • Indien er zich voor of tijdens het examen onregelmatigheden voordoen die het correcte verloop van de evaluatie in het gedrang brengen, wordt dat zo spoedig mogelijk gemeld aan de voorzitter van de examencommissie, eventueel via de examenombuds.
  • Indien er na de beraadslaging materiële vergissingen worden vastgesteld, wordt dat eveneens zo spoedig mogelijk gemeld aan de voorzitter van de examencommissie. Een rechtzetting in het nadeel van de student kan tot maximaal tien kalenderdagen na de bekendmaking van de resultaten gebeuren. Rechtzettingen van dergelijke materiële vergissingen in het voordeel van de student kunnen onbeperkt in de tijd gebeuren.
  • In haar beslissingen kan de examencommissie rekening houden met bijzondere individuele niet-studiegerelateerde omstandigheden. Indien je als student meent dat er in jouw situatie omstandigheden zijn waarmee de examencommissie in haar beslissing rekening moet houden, is het belangrijk om dit vóór de beraadslaging te melden aan de examenombuds.
  • In het kader van een beroep tegen een examenbeslissing zal worden nagegaan in welke mate de beoordeling gebeurd is op basis van een duidelijk beoordelingsschema, dat consequent werd toegepast en waarbij je als student vooraf ook duidelijk geïnformeerd werd over de examenverwachtingen. De inhoudelijke appreciatie van het examenantwoord en de beoordeling op welke punten het door jou gegeven antwoord verschilde van het verwachte modelantwoord behoort in eerste instantie tot de verantwoordelijkheid van de examinator. Een beroep tegen een examenbeslissing betekent dus niet dat de door jou ingeleverde examenkopij opnieuw geëvalueerd wordt door een nieuwe examinator.

 

Is een uitzondering mogelijk op een weigering die vermeld wordt in mijn studievoortgangsdossier?

Het Onderwijs- en Examenreglement voorziet in eerste instantie dat er omwille van bijzondere individuele omstandigheden een uitzondering op een oplegde studievoortgangsmaatregel mogelijk is via de directeur van de dienst Onderwijsprocessen. Tegen een eventuele negatieve beslissing van de directeur van de dienst Onderwijsprocessen kan vervolgens beroep worden aangetekend bij de vicerector Studentenbeleid. Zowel in de initiële aanvraag als in de beroepsaanvraag wordt dan ook een duidelijke beschrijving verwacht van de bijzondere individuele omstandigheden op grond waarvan je een uitzondering aanvraagt.

 

Weigering van een vrijstellingsaanvraag

Een vrijstellingsaanvraag wordt in eerste instantie beoordeeld door de faculteit volgens de in de faculteit geldende administratieve procedure. Daarbij wordt nagegaan in welke mate de competenties, de kennis, het inzicht, de vaardigheden en de attitudes die deel uitmaken van het eerder gevolgde opleidingsonderdeel overeenkomen met die van het te volgen opleidingsonderdeel. Bij de beslissing over een eventuele weigering wordt ook de reden voor die beslissing vermeld. Bij twijfel over het feit of er in voldoende mate werd rekening gehouden met alle elementen uit jouw aanvraagdossier, moet je in eerste instantie de vrijstellingsverantwoordelijke binnen de faculteit contacteren. Bij verdere betwisting kan je beroep aantekenen bij de vicerector Studentenbeleid.

Beroep tegen een voortgangsbeslissing i.v.m. een doctoraat

Overeenkomstig art. 23 van het doctoraatsreglement van de KU Leuven is beroep mogelijk tegen een beslissing i.v.m.

  1. het stopzetten van de doctoraatsopleiding,
  2. het stopzetten van de voorbereiding van het proefschrift,
  3. het eindresultaat van de publieke verdediging.

Vooraleer beroep kan worden aangetekend, moet je in eerste instantie feedback vragen bij de voorzitter van de examencommissie en/of de doctoraatsombuds. Bij het indienen van een beroep wordt een concrete argumentatie, op basis van de elementen die tijdens het feedbackgesprek werden besproken, verwacht op grond waarvan je deze beslissing wilt betwisten.

Een dergelijk beroep kan worden ingediend via het e-mailadres van Beroepsinstantie. Het ingediende dossier moet ten minste volgende elementen bevatten:

  • de naam doctorandus en het studentennummer
  • het e-mailadres dat voor alle verdere communicatie zal gebruikt worden
  • de faculteit en de doctoraatsopleiding
  • de campus
  • de omschrijving en datum van de initiële beslissing waartegen beroep wordt aangetekend
  • de omschrijving van de ingeroepen bezwaren, op basis van de elementen die tijdens het feedbackgesprek werden besproken.

 

Teruggave van leerkrediet bij overmacht

Studenten die menen dat een definitieve vermindering van hun leerkrediet wegens de niet-deelname aan één of meer examens in een examenperiode te wijten is aan een overmachtssituatie én die geen aangepaste examenregeling meer konden krijgen, kunnen bij de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen een aanvraag indienen om de betrokken studiepunten leerkrediet terug te krijgen. Meer informatie daarover vind je hier.

 

Beroepsprocedure voor (inkomende) uitwisselingsstudenten

  • Internationale studenten die in het kader van een uitwisselingsprogramma opleidingsonderdelen volgen aan de KU Leuven kunnen bij een examenbetwisting beroep aantekenen aan de KU Leuven, voor zover de betwisting betrekking heeft op het verloop van het examen aan de KU Leuven. Alle beslissingen in verband met de samenstelling van het programma, de valorisatie van het examenpunt en de studievoortgang blijven finaal de verantwoordelijkheid van de thuisuniversiteit. Studenten die één van die laatste aspecten willen betwisten, moeten zich wenden tot de uitwisselingscoördinator van hun thuisuniversiteit.  Via de Erasmusverantwoordelijke kan deze uitwisselingscoördinator vervolgens informatie opvragen omtrent het examenverloop of andere beslissingen die aan de KU Leuven werden genomen.
  • De doelstelling van een beroepsprocedure kan verschillend zijn van de doelstelling in het eigen land. Via de beroepsprocedure garandeert de KU Leuven de objectiviteit van de beoordelingsprocedure. Dat betekent dat er in het kader van een beroep tegen een examenbeslissing zal worden nagegaan in welke mate de beoordeling gebeurd is op basis van een duidelijk beoordelingsschema, dat consequent werd toegepast en waarbij je als student vooraf ook duidelijk werd geïnformeerd over de examenverwachtingen. De inhoudelijke appreciatie van het examenantwoord en de beoordeling op welke punten het door jou gegeven antwoord verschilde van het verwachte modelantwoord behoort echter in eerste instantie tot de verantwoordelijkheid van de examinator. Een beroep tegen een examenbeslissing betekent dus niet dat de ingeleverde examenkopij opnieuw wordt geëvalueerd door een nieuwe examinator. Bij het indienen van het beroep wordt dan ook een duidelijk overzicht  verwacht, met de argumenten waarom je meent dat dit examen niet correct verlopen is.
  • Het Onderwijs- en Examenreglement bepaalt dat alle KU Leuven studenten, waaronder ook de inkomende uitwisselingsstudenten, recht hebben op feedback over de examenresultaten binnen een periode van zeven kalenderdagen na de publicatie van de resultaten. De beroepsprocedure kan deze feedbackprocedure niet vervangen. Het is dan ook van essentieel belang dat van die feedbackmogelijkheid wordt gebruikgemaakt vooraleer er beroep wordt aangetekend. Bij het uitwerken van praktische regelingen omtrent jouw verblijf in België hou je dan ook best rekening met deze feedbacksessies. Indien je omwille van verblijf in het buitenland uitzonderlijk toch deze feedbacksessie gemist hebt, kan je contact opnemen met de betrokken docent om na te gaan of de feedback op een andere manier en vanop afstand kan worden gegeven. Indien deze bijkomende feedback enkel buiten de voorziene feedbackperiode mogelijk is en je de beslissing over het indienen van een beroep wenst uit te stellen tot na deze bijkomende feedback, kan je een zg. "bewarend beroep" indienen. Een dergelijk bewarend beroep moet eveneens binnen de 7 dagen na de bekendmaking van de examenresultaten worden ingediend. De concrete argumenten op grond waarvan je het resultaat wenst te betwisten, kunnen dan echter nog tot maximaal 5 kalenderdagen na het indienen van het bewarende beroep worden doorgestuurd. Indien je binnen deze termijn geen dergelijke bijkomende argumenten doorstuurt, wordt het  beroep automatisch als ongegrond beoordeeld.

 

Beroepsprocedure voor (uitgaande) uitwisselingsstudenten

KU Leuven studenten die in het kader van een uitwisselingsprogramma aan een andere universiteit opleidingsonderdelen volgen en die een beslissing van die andere universiteit willen betwisten, moeten feedback ten aanzien van die beslissing vragen bij de universiteit waar zij die opleidingsonderdelen hebben gevolgd. Voor eventuele verdere betwistingen over de samenstelling van het programma, de valorisatie van het examenpunt en de studievoortgang kunnen zij vervolgens volgens de hierboven voorziene procedure beroep aantekenen bij de beroepsinstantie van de KU Leuven.

 

Klik hier indien je een beroep wenst in te dienen