U bent hier: Home / Studietraject / Procedure voor de aanvraag voor de teruggave van leerkrediet bij overmacht

Procedure voor de aanvraag voor de teruggave van leerkrediet bij overmacht

teruggave leerkrediet

Als je niet deelneemt aan één of meer examens vermindert je leerkrediet. Dit kan op termijn je kansen om nog in te schrijven en examens af te leggen aanzienlijk in het gedrang brengen. Er bestaat een procedure om je leerkrediet te recupereren. Voorwaarde is wel dat je niet-deelname te wijten is aan een vorm van overmacht en dat de universiteit geen nieuw examenmoment meer voor je heeft kunnen regelen. Je kan dan een dossier tot recuperatie indienen bij de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen.

Hoe dien je een aanvraag in?

  • Dien het verzoekschrift in via een aangetekende brief bij de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen.
  • Een model verzoekschrift vind je terug op de website van deze Raad. Dit modelverzoekschrift vraagt om een kopie toe te voegen van het antwoord van de onderwijsinstelling op je vraag tot aangepaste examenregeling. Als je geen aangepaste examenregeling hebt gevraagd, dan vermeld je dat zo in je verzoekschrift. Wanneer de Raad van mening is dat de feiten die je inroept tot staving van de overmacht hoe dan ook elke aanpassing van de examenregeling uitsloten, is dit geen probleem.
  • Vermeld duidelijk voor welk academiejaren en voor welke opleidingsonderdelen je leerkrediet wenst terug te vragen. Voeg de nodige studieattesten toe waaruit blijkt dat je niet aan de examens hebt kunnen deelnemen.
  • Voeg de nodige attesten toe (b.v. medische attesten met vermelding van datum en periode van ziekte) waaruit duidelijk blijkt dat je omwille van overmacht niet kon deelnemen aan bepaalde examens. De Raad definieert “overmacht” hierbij als “een gebeurtenis die niets van doen heeft met de verzoeker, en die niet voorzien, verhinderd of overwonnen kon worden.”
  • Je moet je aanvraag persoonlijk ondertekenen. Dat is een absolute vormvereiste. Zonder jouw handtekening zal de Raad jouw aanvraag als onontvankelijk beoordelen. Enkel indien je je laat vertegenwoordigen door een advocaat, kan de advocaat in jouw plaats het verzoekschrift ondertekenen. Je laten vertegenwoordigen door een advocaat is voor dit type dossiers echter doorgaans niet nodig.
  •  Stuur, eveneens via een aangetekende brief, een kopie van jouw verzoekschrift door naar de KU Leuven:

KU Leuven
t.a.v. de vicerector Studentenbeleid
Naamsestraat 22
3000 Leuven

  • Vermeld ook het e-mailadres dat je wenst te gebruiken voor de verdere communicatie.

Voor welke opleidingsonderdelen kan je leerkrediet terugvragen?

  • Teruggave van leerkrediet wegens overmacht is enkel mogelijk ingeval examens effectief niet werden afgelegd. Heb je voor een bepaald vak aan beide examens deelgenomen, maar was je niet geslaagd, dan kan je achteraf voor dat vak geen teruggave van leerkrediet wegens overmacht vragen. De Raad is van oordeel dat een student die beslist een examen af te leggen daarmee zelf aangeeft zich niet in een overmachtsituatie te bevinden.
  • Uit de attesten waarmee je overmacht wenst aan te tonen, moet duidelijk blijken dat je niet in staat was om deel te nemen aan de examenkansen in de door het attest gedekte periode.

Wanneer dien je een aanvraag in?

  • Wacht tot na de 3de examenperiode. Zolang er nog een tweede examenkans is, heb je in principe nog de mogelijkheid om te slagen voor de betrokken opleidingsonderdelen. De Raad kan zich niet uitspreken over toekomstige afwezigheden op de examens. Indien je je echter hebt uitgeschreven voor de opleiding, en je dus jouw tweede examenkans niet meer kunt benutten, kan je wel vóór de 3de examenperiode een aanvraag indienen.
  • Er bestaat geen deadline voor je aanvraag voor teruggave van leerkrediet. Voor zover je je  overmachtssituatie voldoende kan aantonen, kan je dus ook leerkrediet voor de voorgaande jaren (vanaf de start van het leerkrediet in 2008-2009) terugvragen.

Hoe verloopt de verdere procedure?

  • De Raad bepaalt een procedurekalender (i.c. wanneer de zaak voorkomt). Deze procedurekalender wordt zowel naar de student als naar de KU Leuven verstuurd.
  • De Raad vraagt de KU Leuven om de studiegegevens te bevestigen. De KU Leuven verstuurt deze antwoordnota naar de Raad (met de betrokken student in cc.). De beslissing over de eventuele overmacht, en dus over de vraag of een teruggave van leerkrediet gerechtvaardigd is, blijft echter de verantwoordelijkheid van de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen.
  • Via de procedurekalender vraagt de Raad ook aan jou als student om een aantal bijkomende gegevens door te sturen
  • Op de voorziene datum oordeelt de Raad over de gegrondheid van jouw aanvraag. Je kan persoonlijk aanwezig zijn op deze zitting van de Raad. Dit laatste is doorgaans echter niet vereist, maar het kan nuttig zijn om toelichting te verstrekken als je meent dat de documenten niet voor zichzelf spreken. De universiteit zelf is in de regel niet aanwezig ter zitting omdat die alle relevante informatie reeds heeft verstrekt.
  • In de dagen die volgen op de zitting van de Raad ontvang je via e-mail het verslag van de Raad. Nadien volgt ook de officiële bevestiging via een aangetekende brief. Indien de Raad beslist tot teruggave leerkrediet worden de betrokken studiepunten leerkrediet ingeschreven in de Databank Hoger Onderwijs. Je kan de stand van jouw leerkrediet in deze databank nagaan via www.studentenportaal.be (inloggen via e-ID).

Verdere informatie

Voor verdere vragen hieromtrent kan je contact opnemen met jouw studietrajectbegeleider.